提升職場溝通能力的關鍵技能

職場最重要的技能：溝通

在我多年的職場經歷中，無論是在台商還是外商，從基層員工到高層管理者，我逐漸認識到一項至關重要的技能：溝通。

在這段職涯旅程中，我接觸了來自各行各業的人們，並且了解到，不管是哪一種技能，任何人都能學會，只是時間長短的問題。

而職場的發展最終都指向管理，而管理的核心其實就是溝通。

然而，溝通常常成為事情無法推進或效率低下的關鍵。

這是因為彼此之間缺乏理解，從而導致結果不符合預期。

如何做好溝通？

我將溝通拆分為兩種能力：

√表達能力

√理解能力

以下是關鍵問題

你是否能在短時間內讓他人理解你的語言？

你是否能掌握短期、中期和長期計劃？

你是否能迅速理解他人在說什麼？

你是否能快速整理並內化資訊？

你是否能理解他人的想法？

你是否能自省？

▶表達能力的重要性

表達能力的核心在於，是否能將大量資訊內化，並在短時間內讓別人迅速掌握重點。人類的注意力最集中的時間約為15分鐘，但在職場上，一次溝通或會議往往會超過這個時間，導致大家最後不清楚所討論的重點。

那麼如何提升表達能力？

《內化資訊》

首先，將大量的資訊閱讀並內化，用自己的話重新表達一次。

建議錄音並播放給自己聽，你會發現許多可以改進的地方。

《刪除贅詞》

注意語句中的贅詞，簡潔明了是高效溝通的關鍵。

《保持邏輯連貫》

確保前後邏輯一致，不產生矛盾，這樣才能使你的表達更具說服力。

▶理解能力的重要性

你是否真的聽得懂別人在說什麼？這是許多人在職場中遇到的問題。

經常聽到有人抱怨說：“明明當初同事講的就不是這樣，做出來之後又一直抱怨。”

其實，問題往往在於雙方缺乏共識。一方講得很起勁，另一方則用自己的方式接收訊息，結果導致誤解。

如何增強理解能力？

《適時擷取重點》

當對方說完一個段落時，試著幫他做一個摘要，用自己的話重新表達一次，並請對方確認。這樣可以確保雙方對信息的理解一致。

《察言觀色》

理解能力不僅僅是聽懂表面意思，更需要判斷對方的真實想法。

這與讀心術有些相關：

觀察對方的肢體語言，例如摸頭髮、摸鼻子、撫胸等撫慰動作，通常代表對方有隱情或壓力。

▶怎麼強化溝通效率

現在要做的事情就是先檢視自己這兩種能力有沒有明顯的問題

若有就按照前兩小節的內容先行調整

若沒有那就要思考如何幫助別人強化

職場上很容易遇到無法溝通的人

所以當我們發現對方有這樣的狀況

一樣在心裡幫他分類到底是哪個能力需要調整

如果是表達能力

那就要用引導式的方式協助對方下結論

比如:

你的意思是這樣嗎?

跟你確認一下是不是要這樣做?

如果是理解能力

那就要頻繁確認對方是否與你有共識

比如

你可以重複一下我剛剛說的嗎?

你能理解重點是什麼嗎?

當然因為對方的職位可能比你大或小

所以語句的使用就要更謹慎

避免溝通不成反而造成誤會

一言以蔽之

溝通代表雙方都能彼此理解

千萬不可自我感覺良好

多次確認才能長久合作