職場新鮮人必備，當個稱職的會議召集人

職場新鮮人必備，當個稱職的會議召集人

在職場上，每個人或多或少都有機會擔任會議召集人的角色，可能你上司是專案負責人，他將邀請的會議事務指派給你，或是你本身就是會議召集人。對於工作經驗不多的菜鳥而言，當必須聯繫、召集一群職位比自己高，或是比自己資深的前輩參與會議，或多或少會有點壓力，光是寄封Email可能就要猶豫再三。這篇文章就是要針對這種狀況，告訴你身為一個合格的會議召集人，有什麼需要注意的地方與地雷，盡量減少被同事翻白眼的機會。套一句我老闆說的話，約會議是小事，但當你把細節都照顧到的時候，同事對你的專業度與信任度會上升，你也才有機會執行更重要的任務。

這篇文章討論的範圍在於中型以上的跨部門會議，人數至少約在五人以上。強調是跨部門會議，因為不同部門之間的日常互動頻率可能偏低，因此該有的禮儀與型式還是要注意。比起草率無禮的評價，太過拘謹、多禮的風評還是相對正面得多。至於少數情況雖屬跨部門會議，但由於雙方平時往來密切，有一定熟悉程度，你臨時走過去說要開個會可能也稀鬆平常，這種情況則不在這篇文章的討論範圍內。

我任職於一間大型外商的台灣總部，公司在台灣有數十間分店，因業務需求，需要召集和分店的店長的會議，也會和總公司同仁及外國團隊進行線上會議。

在溝通工具方面，我們公司內部以Google的系統作為主要的行政平台，約會議一律透過Google日曆進行。因此，以下說明也會以Google日曆作為主要載體，但我相信多數邏輯在其他工具上是通用的。

約會議最怕挑不到適合的時間，尤其當人數一多，與會者的層級一高，大家的行程總是滿滿滿，一改再改也是見怪不怪。以下列出幾個常見的情境和解法。

先列出時段讓大家挑，這樣可以將回答方式限縮成是非題或選擇題，而不是最麻煩的問答題，不只自己方便，回答的人也方便。如果你列出的時間全部被打槍，那就請對方提出更適合的時段。

事先列出時間有另一個重要目的，你要先預約會議室。在許多公司中，會議室預約都有一套明確規範，你可以提前將所有可能的時段都約下來，避免排除萬難敲好時間後，才發現沒有會議室可用，你絕對會尷尬得想撞牆。更慘的情況是根本忘記要借會議室，等時間一到所有人不論大眼小眼，全部都瞪著你。

擒賊先擒王，要安排一個好的時間當然要先搞定最忙的人，通常誰最忙？官越大越忙。假設與會者中包含A以及他的上司B，你可以先詢問A，看他有沒有B的行事曆觀看權限，如果有，代表你已經順利踏出第一步；如果沒有，你也可以將事先列好的時段交給A，請他和上司確認過後再回覆你。

有一次，我必須和十幾、二十間分店的店長約線上會議。由於店長們的職位相同，因此也有共同的行程，像是星期一早上進行店長會議，星期三下午進行年度計畫會議等。你可以先挑一個較熟，或是看起來較和藹可親的店長，私下詢問他們共通的行程，這樣就可以排除許多不適合的可能性。

如果這場會議包含了多個國家的與會者，記得事先詢問對方所在的時區，在Email中討論會議時間時，請貼心的附上各時區的時間。提供足夠的資訊讓對方可以快速做決策，也是專業的表現之一。

大家都怕開冗長而沒有重點的會，為了避免這個狀況，事先列出議程是必要的準備工作。除了明確告知會議目的，方便主持人控制時間外，議程也可以告知與會者需要準備什麼資料或內容。議程範例如下：

10:00 - 10:20 APP開發進度 (by Alex)
10:20 - 10:40 行銷活動規劃 (by Tina)
10:40 - 11:00 相關部門協調 (by Leo)

當然，議程必須要先當事人確認，才不會在發出通知後讓當事人一頭霧水，覺得這東西干我屁事。另外，如果你上司才是會議召集人，你只是執行者的話，建議先和上司確認議程無誤後，再跟其他人作確認。

雖然Google日曆中本身就有會議室的欄位，但你要想想，大家都很忙，行事曆點開都會引發密集恐懼症，還要再讓與會者點選會議詳情未免也太不貼心，解決方式之一是在會議主旨後面直接加上會議室名稱，如果會議不是在公司內部進行，也記得附上會議地址。會議名稱範例如下：

年度計畫會議@會議室A
產品開發會議@台北市信義區xxx

在Google日曆中，預設的顏色是灰藍色，但如果這場會議超級重要，重要到必須提高它的存在感，那你可以更改它在日曆上顯示的顏色。相信我，大部份人都不會修改這鬼東西，你的會議通知馬上會鶴立雞群。

不要以為送出會議通知後就沒事了，在Google日曆中，每個人都可以回覆是否參加會議。如果這場會議的Key Person遲遲沒有回覆，記得直接向他確認是否方便參加。

由於每個人的工作習慣不同，有些人可能知道自己有會要開，時間上也不衝突，但老是不按參加，或單純沒注意到而忽略。我以前也當過那個老是不按參加的人，結果被老闆提點了一下，「你要盡快讓會議召集人知道你的意向」。

不論是以上哪一種情況，會議通知是你發的，代表你有義務要確認Key Person是否能參與會議。

許多人一定都遇過這種情況：會議上大家和樂融融，什麼方案都說好，誰來執行也都說可以，結果開完會後翻臉不認臉，所有人各說各話。許多職場的恩怨情仇都是從這裡開始。

為了避免決議在會後被翻盤，或是大家完全忘記討論過程，強烈建議在會議結束之後，將會議中所做的決策寄給所有的與會者，並視情況補上討論細節。雖然有心人士還是可以裝死說沒看到信，但這個方式能夠最大程度保護的保護自己，這也是許多職場前輩告訴我的超重要經驗談。