【簡報不再囉唆：從聽眾角度思考原因，用表達技巧傳遞重點】
本文撰寫日期：2022.06.09 作者：FAHAHA｜翁順法
善於表達的人，都會給人較聰明的印象；相反的，不會表達的人總讓人覺得頭腦不夠清楚，無法好好傳遞自己的想法。
我們都會希望自己成為一個好的表達者。至少說話時，聽眾願意聽你說，不會露出一臉不耐煩，或是嘴巴失守、哈欠連連。
想要成為這樣的表達者，可以試著先換個角度，從聽眾的角度思考看看。
身為聽眾時，我們最討厭的講者有什麼特質呢？我想，「說話囉唆」一定名列前茅。
「說話囉唆」的表達者會讓你對主題失去興趣和耐心，只想趕快結束簡報或對話，趕快離開做自己的事。
那你有想過，「說話很囉唆」這種感覺是怎麼來的嗎？
其實會讓聽眾感覺說話囉唆，不外乎三個原因導致：
- 講者說的話，不是對方想聽的
- 講者說的話，都是對方知道的
- 講者說話缺乏邏輯、沒有重點
接下來，我們就針對這三個原因進行討論與解決。
一、講者說的話，不是對方想聽的
會出現「講者說的話，不是對方想聽的」有兩種可能。
先談第一種情況：聽眾本身對於主題毫無興趣
比如，每個當過兵的男生都經歷過的「國軍招募」。
對於完全沒有考慮志願役的役男來說，徵召單位講的工作條件、從軍福利、工作內容、工作難題……他都不想聽，講的太長太多，只會讓人覺得講者非常囉唆，希望他越快結束越好。
再舉個例子。
比如，一些社區會舉辦衛生教育的講座，希望讓里民了解一些生活的醫學小知識。
但是據我所知，很多里民會參加，只是為了領取里長或講者準備的小禮物，或是單純想要和其他老朋友聚聚，對於講者的衛教，不是很有興趣學習。
講者講的太長、太難、太慢、太快都不行，聽眾會瞬間離你而去。
第二種情況，是講者準備的內容和聽眾的期待有落差
比如說我們報名一堂三小時的《簡報課》，期待學習職場的簡報製作技巧，結果講師開場「侃侃而談」自己過往的豐功偉業半個多小時，我們會很生氣，也會覺得他很囉唆。
再舉個例子。
比如主管希望你針對某個主題進行簡報，但你搞錯主管找你報告的目的。即便你的內容準備的在充分有料，報告內容都不是主管想看的，自然也會覺得你很「囉唆」。
怎麼表達更精準
針對「你講的話，不是聽眾想聽的」這個情況，我想分享三個方法。
首先，準備報告的過程，要盡可能尋找主題和聽眾的關聯性，並當作切入點。
有時候聽眾不想聽，是因為他不清楚這個主題到底和他有什麼關聯，或是他覺得不知道也不會怎樣。
因此，講者可以思考聽眾在意的事情是什麼，透過故事、問答、數據等技巧讓表達的主題與聽眾建立關聯，並了解其重要性。
比如說，過去在一堂給護理人員的簡報課中，我們演練一個題目：《預防病人管路自拔》，有一位主管透過「病人自拔管路」護理師要「賠多少錢」來設計提問開場，來吸引聽眾注意，並建立關聯性和重要性。
第二，根據表達目的和聽眾組成，調整內容的比例配置
如果像是招募這種情境，內容時間比例的分配要控制好。
每個單位招募時間有限，加上多數人並不想聽，與其鉅細靡遺的把薪水、工作項目、福利全部講完，不如多分享幾個精彩的故事，吸引聽眾的興趣和好感，最後再告訴役男，如果有興趣，結束之後可以向前詢問更多細節。
招募是為了讓原本就有意願從軍的人了解概況，並讓有意願的人動心。引起興趣的目的勝過毫無遺漏的陳述細節。
第三，報告前要先進行調查，了解主要聽眾的目的和需求，正確的規劃內容。
比如可以在報告前，直接詢問主管請你報告的目的為何；或是透過簡易的問卷，了解聽眾面臨的主要問題和聽講需求。
二、講者說的話，都是對方知道的
再來，我們來看看說話囉唆的第二個原因：「你講的話，都是對方知道的。」
會出現這種情況，很有可能是低估聽眾的理解能力，或是基於不放心不斷重複說，導致對方感覺「很煩」，進而失去耐心。
最常見的例子就是父母對小孩的「關心」。畢竟不管小孩多大，在媽媽心中永遠是小孩。
很多青少年面對父母「不厭其煩的叮囑」，都會覺得他們很囉唆。比如每次出門都說：記得穿外套、喝酒不可以騎車、到別人家要有禮貌一點、不可以穿短褲……
青少年會覺得自己已經長大了，這些事情都知道，都可以自己判斷，不需要父母「囉唆」。
再舉一個例子，是很多職場工作者會遇到的情況。
在職場中，常常會被主管指派一些例行性的報告，可能是簡報公司部門、單位常常會用到的知識或技巧給同事聽。這些知識或技巧通常是每天工作的項目，因此聽眾對於內容也略知一二。
這讓很多職人在準備簡報時感到困擾。因為簡報的內容同事似乎都大致了解，因此只要聽眾聽個前一兩張發現他都懂，很快就失去耐性，不願意聽你說了。
這時候，他們心中期待的都是：趕快說完。這樣他們才能去工作或午休。
你紮實的準備和辛苦的練習，在他們心中只是很大的負擔。
怎麼表達更精準
聽眾會不想聽簡報，可能是認為無法從中獲得成長、或是簡報過於平淡，無法專注在上面。
先說，如果只是大家「應付應付、有講就好」的情況，從簡、快速確實是一個好選擇。
但通常遇到這類困擾、不敢隨便做的簡報者，除了自我要求高外，更多是擔心主管的評價和檢討，怕會被主管怪罪不認真。
面對這個問題，我想分享兩個解決方向。
第一，同一主題面對不同聽眾，記得適時調整內容。
一樣是在介紹部門任務的簡報主題，面對新人可能要談較多的基本概念，建立工作認知；面對有經驗的工作者，則可多一些實例的分享，讓他們了解不同人的應用場景，並從中學習。
第二，如果面對聽眾很熟悉的主題，可試著讓聽眾主動分享。
講者透過簡報的引導，讓聽眾從被動的聽講，變成主動的參與。
比如說透過選擇題、連連看、簡答題等，讓聽眾「直接作答」。
這樣做不僅可以確保聽眾的理解狀態，還不會讓聽眾覺得無聊，一直聽自己明明早就知道的事。
除此之外，這樣做也能提升簡報的溝通效率和品質。
三、講者說話缺乏邏輯、沒有重點
前兩個讓聽眾覺得囉唆的原因和「題目」關係較大，而第三個原因則和講者的「表達能力」較有關。
表達能力並不是指那種讓聽眾聽到著迷的表達境界，而是指是否能夠清楚、有邏輯的傳達重點。
多數人比較常見的表達問題是「說話跳躍，缺乏條理」以及「缺乏結論、沒有說明」。
針對這兩個表達問題，有兩個方法分享。
怎麼表達更精準
第一，事前演練，想清楚再說。
這不是廢話，是實話。
一個人表達不清楚，有很大的可能，是他想得不夠透徹。表達前要明確知道簡報的目的、投影片的結論、講解的重點到底是什麼，並進行小演練。
演練非常重要。在上台報告前先講一遍看看，你可能就會在練習的過程，發現有很多思考上的遺漏，並重新增添或刪減內容，讓表達更加流暢合理。
如果你時間真的有限，與其花時間美化投影片，我會更建議你把時間花在演練上。
第二，習慣先講結論、中心句。
許多人表達的問題就是喜歡繞一大圈，說很多，但聽的人根本不知道他到底想表達什麼。舉一個《說理 I 》書中的案例。
主持人：市長，我有一個問題……要是有一天晚上當你站在門口，發現自己的家人全部都被綁起來，嘴裡還塞著襪子？大家瘋狂尖叫。你試著衝進去，但門把上都是鮮血……市長：你到底想問什麼？主持人：呃，是關於預算，長官。
職場上多數的簡報場合，通常以效率為考量，因此不需要過多的鋪陳和敘述，請直接切入重點。
這時候，只要記得在開頭先講結論，就可以讓對方對於接下來你要說的內容有個明確的預期。
總結
這篇文章分享了「說話囉唆的三個原因」及「各自應對的解決方法」，希望能夠幫助你更精準表達自己的想法，不再成為別人心中說話囉唆的人。
只要說話有趣、有料、有重點，聽眾自然就不會覺得囉唆。
下面，整理一下本篇文章的重點，幫助大家利於複習。
原因一：你講的話，不是對方想聽的
解決辦法：
- 尋找主題和聽眾的關聯性，並當作簡報時切入點
- 根據表達目的和聽眾組成，調整內容的比例配置
- 事前進行調查，了解簡報目的和聽眾的聽講需求
原因二：你講的話，都是對方知道的
解決辦法：
- 同一主題面對不同聽眾，應適當調整內容
- 如果聽眾對內容很熟悉，可引導聽眾回答
原因三：說話缺乏邏輯性、沒有重點
解決辦法：
- 事先演練，想清楚再說
- 習慣先講結論、中心句
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嗨，我是順法，是一名簡報培訓講師，主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作，推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求，歡迎與我聯繫。信箱：[email protected]
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