國際簡報|簡報說好開場白,不再只懂說Today I’m Excited To

2023/07/17閱讀時間約 5 分鐘

少人留意不代表不重要。簡報的內容、設計、Call to Action等部分都受到注目,但是如何做一個好的開場,就比較少人留意。開場不單只是引人入勝,也是闡述簡報的結構、目的以及與觀眾的關聯性重要的一環。否則,當你精心設計的投影片還沒有上場之際,觀眾可能已經放棄了要留心聽你說,轉投到手機或是電郵的懷抱去了。透過再次回顧Tesla投資者日,我們嘗試從CFO Zach Kirkhorn身上學習商業簡報開場的技巧。

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簡報的開場有三個重要的作用:

  • 為這次簡報作定調:目的、角度、深度、與觀眾的關聯性、期望觀眾過後的得著或行動
  • 鋪陳簡報內容結構:組成的部分、重點的環節、成員的分工、與Big Picture之間的關係
  • 建立你的第一印象:你在展現的信心、熱情、流暢度、準備是否充足,觀眾都看得出來
對觀眾來說,也就是決定性的問題:
「我是否要繼續聽下去?」


少人留意不代表不重要。

Tesla的焦點固然在Elon Musk身上,各種文章、分析、書籍也俯拾皆是。然而在Elon Musk的宏大理想、社交媒體筆戰,與及同時帶領多間公司的情況下,Tesla是如何轉虧為盈,不斷擴張產品線、生產量以及市場佔有率呢?不少分析都歸功於背後的推手Zach Kirkhorn。

Zach Kirkhorn作為Tesla的CFO/ Master of Coin,在公司發展初期已經加入,四年前成為CFO,期間令公司連續十五季有盈利,總市值增張成十倍,流動資金亦足以協助推動Elon Musk可持續能源的計劃。

宏大理想與實際行動之間,可以有很大的距離。根據一些員工訪談指出,Zach Kirkhorn甘於留在鎂光燈以外,擅於理解老闆Elon Musk的抽象目標,並將其轉化成不同階段、可切實執行的行動,令他成為了公司這幾年成功發展的幕後推手。

你或許會以為,作為幕後的財務官,Zach Kirkhorn大概說話會沉悶沒趣、只懂引述大量數字吧?在投資者日的簡報中,他不單是帶領了開場,也展現出有條不紊的口才,以及自信穩重的肢體語言。沒有慷慨激昂的陳詞,他沉實的帶領著簡報,反而更切合投資者日的需要。

我們不是每個人都要在台上展示產品或是激勵士氣,如果你的職場崗位是較實際走向或是公司內的專家系,那麼Zach Kirkhorn的開場技巧就值得學習與偷師。

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在投資日的開場,Zach Kirkhorn甚至沒有用上投影片:

  1. 為這次簡報作定調

    利用簡短的語句及首尾相應的結構,快速說明以下內容會朝哪一個方向出發。

    A. 說明簡報方向:(簡要點出公司歷史上幾個里程碑後)「今天我們想談一下未來。」
    B. 消除期待差異:(點出與季度財報會議有別)「我們不是要談這季度,或是下一季。」
    C. 反覆強調作結:(再次強調並非短期目標或計劃)「我們想望向更遠,展望未來。 」
  2. 鋪陳簡報內容結構

    內容組成的部分,各自的深度、角度、人選,也為觀眾一一道來,亦在這步先行回應了觀眾心目中對簡報的期望,讓觀眾有理由繼續留意。

    A. 介紹簡報框架:「我們將今天的簡報分為三個部分。」

    B. 第一節
     B1. 先點出第一節的深度:「第一部分,是宏觀的角度。」
     B2. 然後才談這節的內容:「要怎樣做才可將地球的能源產生與消耗轉化成可持續性。」

    C. 第二節
     C1. 先點出第二節與上一節的關聯性:「第二部分,我們想談Tesla對於這個環球需求(即B2)的貢獻。」
     C2. 然後再談這一節內容的寬度:「我們會從橫跨公司的各個職能部門出發,」
     C3. 滿足觀眾(投資者)的期望:「你們會見到整個領導團隊,」
     C4. 實際內容並且再次緊扣主題:「我們會深入介紹各個團隊為了這個廣泛目標(即B2)的分工。」

    D. 第三節
     D1. 先點出第三節會帶來的深度變化:「然後在第三部分,我們會把深度拉回來,」
     D2. 再次滿足觀眾(投資者)的期望:「我們會談一下這樣做對公司整體來說代表著些甚麼。」

    E. 完成框架介紹:(闡述免責條款後)「就讓我們開始吧,第一部分,有請Elon MuskDrew Baglino。」


  3. 其他簡報口條技巧

    除了開場以外,Zach Kirkhorn在自己負責的財務部分,也展示出有條不紊的鋪排,足以收進口袋備用:

    A. 以進度作開始:「⋯⋯這是我們預備好的言辭的最後一部分⋯⋯」

    B. 控制簡報推進:「⋯⋯在我們進入詳細內容之前⋯⋯」

    C. 從別人的部分承載到自己的主題:「⋯⋯他們幾乎每一位,都在今天簡報自己的工作的時候提及到,他們正在為了減少成本而做的事,因為這個行業的生死存亡就看你控制成本的能力,所以我也想來談一下成本。」

    D. 用新角度表達驚人的數量:「⋯⋯這張投影片沒有足夠像素去列出所有(運作效率)的進展,所以只舉出幾個例子而已⋯⋯」

    E. 串連前後兩頁的投影片:「⋯⋯我在前一頁投影片已經稍微提及過⋯⋯但是,更明確地說⋯⋯」

    F. 為自己的部分做好總結:「⋯⋯為今天簡報的財務部分來做總結,有幾個關鍵訊息我想留給各位⋯⋯」


在闡述簡報的架構時,即使沒有用上投影片,在清晰明確的邏輯下,觀眾在腦海中也能夠視覺化成為下圖的結構:

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結語

商業簡報不單只是投影片的視覺化設計、專業低噪的數據圖表、有層次又富相關性的內容,如何運用語言去為簡報來做開場、推進、總結,也需要兼顧學習。 



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喜歡社交媒體的朋友,歡迎追蹤我的專頁(https://www.facebook.com/salaryman.presentations/),一口式內容,適合通勤時學習之用。

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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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