讓員工專注於工作
而不是如何報帳或是賺外快
出差旅費報支指南
閱讀時間約 6 分鐘
因公出差產生的交通費、住宿費、膳雜費，從稅法上的規定來檢視一下自家公司規定是否提供好福利，鼓勵員工出差；還是是在揩油、佔員工便宜。😏
稅法怎麼規範
《營利事業所得稅查核準則 §74 旅費》旅費支出，應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件，足資證明與營業有關者，憑以認定；其未能提出者，應不予認定。
白話文👉旅費報支應證明與營業有關，應備有「出差報告」與「相關憑證」。
👉若無，稅務上不予認定會剔除費用。
👉若無，稅務上不予認定會剔除費用。
雖稅務剔除，但實際上若員工有出差事實與花費，還是要給人家錢，記錄在財務帳上。因此在稅上被剔除費用時，對公司來說是一種“財稅差”。
📍管理面為了【盡量減少財稅差異】
會參考稅法規範，來制定公司差旅報支的規定。
旅費三大類別
- 交通費
- 住宿費
- 膳雜費
接著依序來說明
⒈交通費
📍核實認定：搭乘證明
➊飛機：電子機票、登機證與購票證明。【缺一不可】
重點在於搭機旅客為實際出差者，憑證應載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點。
🍀購票證明通常是旅行業開立的代收轉付收據，或是航空公司開立的購票證明。
👉登機證弄丟了😞提供足以證明搭乘之事實
如護照影本、或是請航空公司開立搭機證明(需付費給航空公司)。
如護照影本、或是請航空公司開立搭機證明(需付費給航空公司)。
➋輪船：船票或輪船公司出具之證明
➌高鐵、火車、汽車、大眾運輸：以車票與購票證明為主。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
👉自駕車出差，採公里數乘以一定比例報支，就是一種經手人證明。
➍ 計程車、租賃包車：統一發票、收據、車行證明。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
➎駕駛自用汽車：經手人證明。包含：過路費、停車費、油資補助等。
🚗駕駛自用汽車
📂駕駛自用汽車的報支規範，可以判斷公司是鼓勵還是揩油
自駕通常是規範依公里數計算油資，公家單位多數以出差地的大眾運輸票價對照之公里價格來計算(大眾運輸資費通常非常低)，當大眾運輸調漲票價才有機會增加費用。
民間單位通常以每公里6至10元來計算
有精算養車成本的朋友應該都知道每公里6元是有點虧錢的，也沒有考慮到自駕所多耗費的精神。
簡便的油資報支方式
👉加油打公司統編，帳務行政成本較低、員工可以省點油錢的兩全辦法。
👉加油打公司統編，帳務行政成本較低、員工可以省點油錢的兩全辦法。
有些公司會規範只能以公里數報支，精算員工的最短車距等等，公司對於幾百元油資也要錙銖必較的話，建議就快逃吧。
經常性差旅的外勤業務單位
👉以一定額的交通津貼給付，像是月薪一樣的給付給外勤員工，帳務成本可以降低，但缺點是這會成為員工的薪資所得，帳務處理上是員工薪資而非交通費。
👉以一定額的交通津貼給付，像是月薪一樣的給付給外勤員工，帳務成本可以降低，但缺點是這會成為員工的薪資所得，帳務處理上是員工薪資而非交通費。
帳務成本舉例：員工蒐集車票、發票與花時間報支與撰寫出差報告的心力，會計人員花時間與紙張處理僅幾百元的憑證。
⒉ 住宿費
📍核實認定：
旅館業者開立之〔統一發票或普通收據〕
旅行業者開立之〔代收轉付收據〕
旅館業者開立之〔統一發票或普通收據〕
旅行業者開立之〔代收轉付收據〕
- 國內：跟住宿點確認是否有開統一發票或收據
❗無法提供憑證的住宿，可能違法經營
- 國外：國內旅行社代訂，應有提供代收轉付收據
📂一秒判斷誰該開發票或收據？
📍誰收錢就誰開
📍誰收錢就誰開
📂訂房網上訂房？
因公出差在訂房網上訂房，公司不讓我報帳 🥺
因公出差在訂房網上訂房，公司不讓我報帳 🥺
📂難以取得收據( ´•︵•` )租房或親友家之類的
📍落入膳雜費範圍
📍落入膳雜費範圍
⒊膳雜費
📍核實認定及日支標準限額：用餐、雜支、電話費等，都屬於膳雜費範圍
📍無憑證部分，超過限額屬員工薪資所得
- 國內：每人每日定額
董事長、總經理、廠長：700元
其他職員：600元
📂業界習慣各種雜支拿收據，如：吃多少報多少，如果經常性地出差，可以給予一定額，免得員工「出差已經夠忙了，還要煩惱生出單據來」。
- 國外：比照《國外出差旅費報支要點》所定
依供餐宿與否，分為三種計算方式
📂《赴外各地區出差人員生活費日支數額表》依不同地點而有所不同
每個城市的物價不同，制定不同的日支數額
- 用美國鳳凰城來舉例
美金240/日
折合台幣約7,400
日支標準限額
是一種稅務上的限額
超過，稅上會剔除➡️費用增加➡️課稅所得增加多繳稅
一趟旅程佔最大佔比是交通與住宿費，以核實認定為主，依憑證上的金額報支，當難以取得憑證的部分就落入膳雜費範圍。
排除掉核實認定的部分，許多公司會提供一定額的方式，讓員工用在吃飯、雜費等等，當公司給予的定額膳雜費“高於”日支標準限額，多的部分則屬於員工薪資。
可以看到規範中的日支生活費限額其實蠻高的，所以老闆給超過限額，可以算是佛心公司了。
✈️國外膳雜費
在國外交通、用餐、住宿等，取得憑證的方式不像國內這麼容易，國外膳雜費的日支限額訂這麼高，其實就是考量了餐費、宿費等無法取得憑證的情況。
依供餐宿與否，分為三種計算方式
①供膳宿：生活費日支數額的10%
②供膳不供宿：生活費日支數額的70%
③供宿不供膳：生活費日支數額的20%
②供膳不供宿：生活費日支數額的70%
③供宿不供膳：生活費日支數額的20%
返國日依生活費日支數額30%為限
- 用美國鳳凰城來舉例：美金240/日
出差日7天
機票、住宿實支實付
餐食自行處理給予定額
➡️限額計算 USD 240✖️20%✖️7日🟰USD 336元
稅上解讀：未具憑證的部分不要超過限額即可
關於報帳
管理面
公司管理可以依預算來制定，每趟出差給予的經費。
- 實支實付，可以訂個內規，比如只能搭經濟艙
- 員工自己想升等，則自補差額
- 給予定額，讓員工自行處理用餐、小額雜支
- 成本效益取捨
🚏大眾運輸便宜，但可能要花上比較多工時
🚗自駕出差有效率，但油資補貼太低，沒人想開自己的車
關於報帳文章的共同的結論都是
有些慣老闆勤儉持家習慣了，覺得「員工出差喝水就好啦」、「住公司宿舍就好啊」，卻自己住總統套房、買高貴旅行箱報公司帳。
把員工當賊防，老闆自己當大爺
這種不平衡感，才是員工在意的。
出差已經很辛苦了，餐費幾百塊也要買張拿到收據，回來填寫出差報支，還要被東挑西扣。
如果員工出外一趟可以談到大生意，這些小小費用真的是非常值得的投資；太過苛刻，小心員工自己想辦法趁出差賺外快，做非公務的事、私收佣金等等，搞不好因小失大。
本文由優雅阿姨自行撰寫，轉載請說明出處！感謝。
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