武漢肺炎爆發時在家工作？31個讓你遠 端工作更有效率的工具

近日疫症來襲，不少即使有辦公室的團隊也採取遙距工作方式，變成Remote團隊。筆者團隊（PeraPera）由成立第一天開始以全Remote運作，成員來自星港台，加上世界各地的翻譯協助者絕大部分工作以為線上協助。以下以30人內的團隊經驗為準分享，希望有助更多團隊適應Remote。各工具詳細的教學在網上不難找到，所以寫了更多篇幅於每個工具的定位和一些可能的流程，讓大家自行嘗試。

Zoom應沒有疑問是當下新創和科技公司間最主流的視訊通話工具。李嘉誠也投資、上年成為少數上市時已賺錢的科技新創。創辦人出身Cisco，除了相對易用外，獨有技術讓他們在連線困難時會議也保持暢順。連線品質在遠端會議實在太重要，在星港台的實戰經驗，也是用了Zoom就不太想用回Slack Video 和Google Hangout了。

如果是和團隊以外的人溝通，如面試、Coffee Meeting那一類，則可用不需安裝的WhereBy (從前叫appearin)，一打開便馬上能對話，十分方便。
把Zoom和Slack整合，除了可以更方便在Slack叫大家開會外，更可以看見誰已經在會議室（而你還沒進去），會後更自動發送會議錄影。除了例會，筆者的團隊設有定期的Office Hour，會開放線上會議室讓成員能加入、更有機會互動。(要打開不需主持人加入參加者也可對話的選項)。
覺得不夠，很想念你的同事的話，從前加入過的團隊用的虛擬辦公室工具Sqwiggle每1分鐘會為你拍1張照……（今天Sqwiggle已下線）
而有時如產品開發的討論，拍個影片勝過千言萬言。有需要更可加速播放或跳過避免冗長的會議。這種情況我有時會開個Zoom的會議室錄影，同事們則愛用剛募資的Loom，更方便捕捉人像進行解說，再自動上傳發分享到Slack。 另一個選擇是Tandem，能邊視訊邊看到同事們在使用的App軟體，配上簡潔的設計營造在同一張桌子上工作的感覺。

另外很多人忽略的，是麥克風。電腦的收音本來不會太差，但在有雜音的環境，例如外出，或是家中小孩在哭、老婆在邊看Netflix邊作菜時，加一支指向性外置麥克風（如Røde VideoMicro），或能放在嘴邊的耳機去收音會有頗明顯的分別。假若是藍芽真無線耳機的話，實測過在街道上要開會、AirPod的收音實在比其他品牌（Sony，我在說你）好太多。 耳機要超級專業的可找Sennheiser那一類，不然打電動的其實也很適合開會。

然後若是半Remote半實體的多人會議，Owl Labs這種會追蹤發言者的鏡頭也蠻有趣，不過價值不非。Zoom Rooms 那一類也適合企業應用，這理就不介紹了。

Slack 就像是將辦公室、會議室、茶水間合而為一的強大虛擬工作空間，能夠做為遠端工作時與來自世界各地同事溝通協作的主要平台。不論是每日工作分配與進度討論、新聞資訊分享、甚至閒聊，都能透過不同頻道的切換進行，當然，一對一的私訊功能也包含其中。Slack並能夠設定機器人進行工作內容推播發送提醒，能夠有效避免因溝通不良導致的工作延宕狀況。而Slack的一個缺點是他為團隊而設計，管制成員加人要一定時間設定。若是黑客松、會議或開源項目等即時組隊的情況，可能用Gitter會更快。

團隊經驗是越來越多原本在電郵的訊息被Slack取代，加上跨時區的工作夥伴（例如深宵工作的工程師 ），Slack會是24小時運作。所以其中一個遠端工作的關鍵就是好好管理通知，（如6時後自動關掉），保證休息時間不會被打擾。

在家工作過的都知道的難處：沒有環境轉換有時會難點分開工作和休息，要不然無法專心工作，要不然深夜無法抽身好睡眠。到咖啡店工作本來很適合，疫症爆發或家中有事處理時卻無法避免待在家。筆者的經驗是好好投資家中的人動工學器材如Standing Desk（IKEA 那張手動的Skarsta CP值算高，但人太懶了還是電動的好）。而且盡量每天外出運動。要挑戰點的，可以學已經遠端工作20年的Wolfram老闆，在跑步機上工作和爬山時帶個可以一邊打字一邊走的背包。

有時無法外出或到健身房，筆者工作時會戴上Google Watch，用時計功能及應用Pomodoro技巧，時間到時會換一下Standing Desk 的模式、做一點掌上壓或深蹲（雖然身型看不出來），剛好用手錶上的Google Fit自動偵測計算，積少成多。當然能計時的工具插件很多，用Fitbit的也可使用Workflow，方便自已的就可以。 想運動更多的，可以買種能放椅下的小型腳踏車機或踏步機(Stepper)，一邊站著工作一邊踏步或邊坐邊踩都可以。
最後，好好運用Dark Mode，設個鬧鈴提醒自已下線吧！

要特別介紹，因為下述很多流程都應用了它。Airtable 可以說很簡單，就是SpreadSheet（試算表）；也可以說很複雜，因為他做的是「人用的數據庫」。創辦人Howie Liu的願景是「大家不用再寫程式也能可發出好用的軟體」。除了可填表單、按數值填色、生成簡單圖表，更把一些難懂的數據庫功能變得易用。例如View、Filter、Pivot Table 和Type。

這些其實Google Sheets 都有，懂用的人卻沒多少。不懂的話找個工程師朋友請教，大概都會說「哦這個就是CREATE MATERIALIZED VIEW AS SELECT」等火星文，其實對他們寫程式整合更方便。這文章就有不少例子是整合Airtable 和Slack 解決一些遠端工作的流程問題。
當然對Power User，Airtable有些情況還是不夠的。例如要做財務的運算，就沒有方便的滙率和股價程式。又或無法按上一列運算 ，這些都是功能和複雜度的平衡。當工具太靈活時，更重要的是使用者的運用方式，Airtable 就有一堆示範，而更多時新創嗎……就是把貴的軟體功能和概念抄過來放上Airtable。
年紀大一點的朋友可能會記得Microsoft Access，有點侊如隔世。Salesforce、Hubspot等圍繞工作職能所需發展出高度整合的軟體和生態圈。而軟體層面最基本的組件其實都是那些，數據庫、圖表、權限管理和API整合等等。

遠端工作沒有人走進辦公室說「是時候開會了」、「記得三時走到工程師那邊叫他們按一下發佈」這種事情。 怎樣提醒隊友？最基本是，在Slack可使用/remind指令加入各種提醒。而不能隨時讓人找到你的話…..最好就是不需要找你，把工作自動化。網絡上還有大量Bot 可加入，寫一個也不難，例如提醒同事生日的......

IFTTT可能大家都有聽過，就是能自動化不同軟硬體間的連接。例如不少人便設定了「偵測到我回家，便讓Philips Hue開燈，播放音樂」等智能家居應用。
Zapier在台灣不太流行，其實概念和IFTTT很類似，而更適合連接商業應用。例如把檔案上載到Google Drive便自動到Slack發訊息和自動重新上載到數據庫、在部落格發表文章後生產連結提醒大家閱讀分享等等。流程太多時，沒有辦公室這種互相提醒的環境，變成自動化的程式能有效協調團隊。

較少人留意的是Zapier還有個Chrome 插件，工作過的團隊很多時一些半自動的流程都大費周章找工程師開發內部使用的UI，其實運用這插件便可做到「填寫資料再按一下，自動跑工程師程式更新一下資料」這種效果。

最重要的，是Zapier也是支全Remote的團隊！可是最有說服力的証據。 如需要更專業的企業級連接器，來自新加坡的Workato也十分強大，更支持各種複雜的深度整合，然而費用是幾千美元起跳。

大家可能聽過Slack就是從遊戲進化過來的，其實遠端工作每天「登入」時也很像電動：最新戰況如何、有甚麼任務可以做、誰發了信號燈在呼救。畢竟沒有人會過來關心你的報告進度如何。
那像魔獸世界般一覽無遺、又每個人都看得懂的任務表，就變得份外重要。
Trello 就不用多介紹了，跑Scrum入門最好的工具。若不熟悉「Kanban」流程，可參考The Kanban Way這篇文章。簡單易用又不少插件擴展，而且無論速度、快速鍵等UX都做得很好。最大缺點是可以篩選卡片，但無法做到Airtable 一類的排序。

ProductBoard是筆者用過最好的產品管理工具，做好了產品管理和項目管理最重要的事情：讓產品開發呼應願景和使用者需求、為產品功能排優先次序、確保關鍵路徑(Critical Path)間工作不會被擋住。
最有意思的功能，是輸入產品功能和工作後，能按不同的方式呈現和排序，方便討論和決定優先，有需要的話還能科學化打分。「以Mobile的角度，我們3月的Release能用上Backend Team 2月開發的新數據庫…剛好配合蘋果的那個Campaign」「以日本市場的角度，我們希望6月能推出我們的MVP包括ABC功能…...來換成每個團隊的View......等一下，Frontend的工作可能太重太多」這類因應團隊生產力、使用者分眾等的討論會容易得多。

可能不是遠端工作限定，但很多時使用者群不會上來辦公室讓你訪問和觀察，除了數據分析、好好整理網絡上的使用者反饋和線上面談的洞察也是很重要的工作。ProductBoard有讓人對功能需求投票、公司的產品路線圖，讓產品設計師把相關洞察連到產品設計文件的工具等等，可惜是沒有中文版所以在台灣較難用。
Airtable也可把資料像Trello一樣用Kaban方式排列，而且自從Airtable 推出Gantt Chart後，就不回頭了。基本上，我們就是把以上Product Board 的功能用Airtable複製出來。好處是Scrum例會時能用Kanban簡易地看每個人的工作和進度，用「Blocks」圖表也可看到簡易的Metrics、流線圖，（增加大家使用度時大家也對Airtable熟悉了。）在產品會議中又能篩選不同的Release 討論，檢查工作間的依賴，讓Release能預期推出。

Airtable 支援Gantt Chart (Blocks的一種)，協助確保Release在期限前能完成Airtable更可以靈活配上Zapier，例如在Slack每天自動提醒員工進度和期限（老闆親自提醒有時會太親切）。
寫了個Slackbot按照Airtable上的工作提醒進度至於Jira嗎，比較適合大型和有大量專職PM的團隊。無論如何，大家都明白任務不是就放上去就會做完消失，重點還是定期溝通和整理。

最基本方便，當然是要Google Calendar在團隊間分享行程和會議時間。配上Zapier，便可預早在Slack提醒大家開會、編寫議程、會議紀錄和發送錄影等。
這裡的Checkin和一般公司的打卡有點不一樣，是指Scrum的Checkin：我做了甚麼，有沒有甚麼Blockers、需要甚麼幫忙。全Remote 團隊本來就自由度蠻高、成果導向，不太在意你的工時。Github 的著名工程師 Zach Holman，便著有《工時？屁啦 (Hours are Bullshit)》一文。所以Checkin 意義在於提醒大家溝通（然後不要擋住別人） 。
Status Hero便是相當好用的工具，能每天會自動在Slack發提醒叫每位成員Checkin，再發送報告。更可以進一步整合放假行事曆、設定時區。筆者團隊本來在用Status Hero，而工具太多用Airtable 自幹了一個Checkin Bot、提醒大家填寫Airtable的表單Checkin再自動發到Slack。好處是我們的工作清單，Checkin時可以更好的整合。

而要告訴團隊我甚麼時候放假和上線，特別是像客服一樣需要24x7運作的團隊 、除了Google Calendar還可以用Timetastic，一眼看到團隊日程；讓別人找你開會可以用Calendly，自動讓人提交、整合你的日曆。
運用Airtable 做Scrum Checkin表單

重要的要說三遍，眾多遠端團隊強調的都是要寫好文檔。6成以上員工遠端的Github，一名產品設計師便說「Everything in Github is on Github」，「我們幾乎不開會」。的確，平常「走到對方辦公位置請教的事情」， 你的同事可能是跨時區明天才有機會連上。其實即使在同一個辦公室，本來你的同事也可能在忙別的，文檔本來也就能增加效率。
要把公司的流程、重要資訊寫得清楚，格式簡潔、容易搜索分享、支援多人同時編輯的文檔工具因此變得重要。Dropbox Paper 的前身是Hackpad，G0V.TW的Hackfoldr之前便常常用到它。一個重要的功能是你可以用螢光筆指出重要部分和同事討論，也可嵌入如Adobe XD或Airtable的連結，在文件中便能直接使用試算表等。

如果希望使用開源程式，另一個推介的是台灣工程師開發的Hackmd.io。不使用Google Docs或放棄Evernote另一原因，除了搜索較易，是Markdown格式簡單，方便在不同軟體如Slack間轉移。至於針對工程師流程要運用Github做Knowledge Base，可參考拙作。
這也許是同事們轉型為遠端一個最感到「不自然」的地方。而且文件若沒有融入日常工作流程中、適時閱讀和更新，便會失去意義。軟體帶來的開源文化其實是好例子，設計流程、理念等等寫得有條理和清楚，大家才能更容易認清目標協作。工程師可能已經有意識要寫好各種文檔：Github issue、使用手冊、API文件等等，但是要把它變成整個團隊每人認真願意投資的事情，還是很花時間。然而不把會議紀錄寫好、想好的方法預先寫出來，再每星期對著同一張「Paper」繼續討論，大家通常都不願意面對事情還沒有搞定的現實，最後往往花費更多開會的時間。
線上的白板：繪圖、流程圖、心智圖工具
遙距會議沒有可以使用的白板？假若用Zoom的線上會議，其實可以打開有白板的功能。
如果有平版電腦的話，加入會議再分享螢幕，配上iPad Pencil其實相當流暢。而要多人繪圖、或專業一點的圖表，推介Whimsical這頗易用的繪圖工具。針對數種主流需要：心智圖、流程圖、簡易的UI Wireframe和便利貼等，都備有圖庫，而且能自動管理圖案間的連線。從前我是Lucidchart 的用戶，非常專業可惜始終有點太複雜最後不常打開。假若是要傳真度高的UI模型，Adobe XD或Invision的線上協作其實不錯，相信設計師都早在用了。

「工具太多了！」我知道你在抱怨。解決方法是更多工具。這些工具以整合工具或一站式平台為目標。
去年中Dropbox 轉型加入戰場，希望成為一站公司協作平台，著名商業評論人Ben Thomspon指Dropbox 可有望成為串連各種應用的Cloud OS(雲端作業系統)。打開Portal 便可見到公司最新動態，在雲端搜索檔案、文件，重點是和多項軟體如Zoom、Slack、Adobe XD等深度整合，方便用最合適的工具處理工作，又容易和同事協作，感覺像手機的Home Screen。大部份附費功能針對企業如權限設定等，而一些重要功能還在Beta、新創暫時可能未有太大動力升級。

出發點有點不一樣，但和Airtable 有點類似的是Notion。有成員表示他身兼前端工程師與文字編輯工作，需要常常切換不同設備工作，一直希望找到一個能夠兼具保存程式碼片段、排版容易、支援跨平台自動同步且介面簡潔的筆記工具，嘗試了多個筆記軟體卻都找不到兼備以上功能的軟體。終於有一天發現Notion這個大受矽谷歡迎的筆記軟體能達到所有需求，甚至包含資料庫，方便整理大量資訊如看過的電影、閱讀清單等，並能加入索引進行排列方便查找。另外官方也提供學生、工程師、設計師、專案管理與新創協作等筆記模板，也能直接套用，節省從頭排版的時間成本。
要更多選擇的話，Basecamp算是最早的平台，經歷多次改版，整合行事曆、討論區、工作清單等，筆者團隊沒用過就不介紹了。

不少人到公司是因為要連上內聯網，一些Remote 團隊會應用到VPN軟體，讓員工在家中通過安全核實登入網絡。當然要做好資安，還是需要專業人才設定。主流現成的VPN服務和軟體： OpenVPN BusinessVPN 另外的不是遠端限定-- 但不要告訴我你們公司的密碼寫上白板和便利貼，用1Password吧。

結語：遠端工作，團隊文化和流程比工具重要
工具還是其次，最重要的是團隊文化、流程和習慣，下篇文章再寫。正如敏捷宣言(Agile Maniefesto) 就有一句： 「『個人與互動』 重於『流程與工具』」(Individuals and interactions over processes and tools)。其實太久沒進辦公室了，寫這篇時刻意才想出從前到底有甚麼非到公司不可的理由。大家可能發現──「不少工具我已經在用了」，遠端工作只是稍走得比較前，對跨國團隊和新創，雲端、流程助理化等依賴只會有增無減。 P.s. 感謝鍾承諭提供意見、Tom及Miranda協助校對。