【企業管理】WFH成為新常態？打造遠距協作、照顧員工身心的要訣
2021/07/15閱讀時間約 10 分鐘
當台灣疫情出現變化時，許多企業啟動居家上班WFH（Work From Home）政策；同時間，疫情放緩的歐美國家，已經逐步回到正常生活，有企業著手調查員工想要回到辦公室上班的意願，並開始研擬靈活WFH天數政策；位於矽谷的Twitter更是直接宣布員工得以維持遠距方式在家上班，顯示出WFH或許會成為疫情生活的新常態。
對於企業來說，做好「遠距協作」的縝密部署，相信是放眼未來，只會有利無害的管理課題。不過，要如何思考遠距協作的管理及應用工具，同時又讓團隊成員不會感到疏離，繼續維持凝聚力呢？
新加坡商鈦坦科技台灣分公司，在2020年就著手執行WFH政策，期間隨著台灣疫情趨緩，依然採取每月固定WFH一週的演練，目的正是訓練組織內部的「肌肉」運行。因此，當2021年五月份，台灣宣布升上三級後，鈦坦內部並未感到兵荒馬亂，反而是提前在五月三日就已經發信件公告全員WFH，藉此保障員工通勤安全。以下就從工作端與人資端兩個部分，來跟大家分享鈦坦的經驗，以及如何面對疫情生活的WFH新常態！
• 要訣一：提前準備、持續迭代
鈦坦科技身為軟體開發商，相較於其他產業，具備軟體公司的基本優勢，七年前已全員配備筆記型電腦，每位員工都可以「單兵作戰」，進行獨立作業。最初當疫情在2020年爆發時，新加坡總部受到當地疫情衝擊，率先實行了WFH，因此台灣分公司便從總部參考借鏡。第一步是先規劃A、B組別，讓員工分流進辦公室，互相職代的人要分開進不同組，避免交叉感染，待員工熟悉如何在無法見面的情況下，互相支援協作後，才進入到全員遠端上班的模式。這段包含肌肉演練與實際抗疫的居家辦公期間，恰巧提供了組織內部運作調整，例如IT部門得以增強VPN連線穩定性等軟硬體設備；員工也可測試家裡環境與網路如何改善。
這段演練過程，最重要的關鍵即是「蒐集回饋」，鈦坦團隊會不斷詢問員工的回饋，期待員工以第一線的角度，談談公司政策還有哪些可以改進的地方，鈦坦團隊會不斷蒐集蒐集這些回饋，並持續迭代公司政策。
• 要訣二：從工作端著手！使用數位工具，優化線上工作流程
鈦坦雖然為軟體公司，卻非常強調「Low tech High touch低科技高感知」，敏捷團隊往往通過大量的討論，來激發出工作上的創意。鈦坦員工多年來早已習慣拿著紙筆，把工作項目寫在便利貼，並貼到在多功能牆壁上，進行會議與討論。所以當遇到WFH期間，要使用什麼樣的線上協作工具，來取代這些東西呢？這就仰賴員工發揮如變色龍般的適應力。
一、線上也能「零」距離！鈦坦把會議室、多功能白板變成了……
Zoom：相信大家對於這個多人視訊會議平台已經相當熟悉了。鈦坦平時就使用Zoom進行各種大大小小的會議，同時也鼓勵上線的同事們打開鏡頭，透過視訊畫面中眼神的交流、肢體的狀態，能察覺到當下彼此的感受，使大家彷彿回到辦公室般，營造有溫度的討論氛圍，公關部門為此甚至做了一系列辦公室環境的虛擬背景。Zoom內建的功能也相當符合鈦坦工作情境：分組會議功能，可把同事們分配至許多個別小組討論，還有主持人可控場；搭配上分享電腦螢幕的功能，也可幫助軟體工程師共同分享畫面，進行結對編程（Pair programming）。
Zoom：相信大家對於這個多人視訊會議平台已經相當熟悉了。鈦坦平時就使用Zoom進行各種大大小小的會議，同時也鼓勵上線的同事們打開鏡頭，透過視訊畫面中眼神的交流、肢體的狀態，能察覺到當下彼此的感受，使大家彷彿回到辦公室般，營造有溫度的討論氛圍，公關部門為此甚至做了一系列辦公室環境的虛擬背景。Zoom內建的功能也相當符合鈦坦工作情境：分組會議功能，可把同事們分配至許多個別小組討論，還有主持人可控場；搭配上分享電腦螢幕的功能，也可幫助軟體工程師共同分享畫面，進行結對編程（Pair programming）。
Metro Retro、FunRetro、Miro：這幾種強大的視覺化畫布，都可以替代「便利貼、紙膠帶、多功能牆壁…」等，是作為開會時的線上畫板功能。由於鈦坦執行敏捷開發，在每個迭代後會舉行自省會議（Retrospective），作用是讓團隊成員回顧過去這段期間團隊的工作，有哪些做得好的地方、哪些是未來可以改進的環節。在居家工作無法看到彼此的狀況下，鈦坦採用這些線上工具來輔助會議進行討論。
「Metro Retro」與「FunRetro」可以在線上各自開啟便利貼、圖卡撰寫等功能；「Miro」的核心則是協同合作，與會者共享或獨用一塊線上化的巨大白板中，利用其功能邊討論工作邊繪製出精美圖表。
Discord：2020年，疫情開始的時候，鈦坦就有使用Discord，那時Zoom還沒支援任意移動到分組小房間的功能，而Discord好處就是一目了然，可以知道每個人在哪個房間，彷彿在實體辦公室，因此從去年建立Discord習慣後，就有團隊已經習慣在Discord上見到大家。現在Zoom也支援隨時換房間，所以目前鈦坦團隊兩者都有搭配使用。
二、「零時差」協作！公告、文件線上「專案管理」
如果是需要留存的紀錄該如何處理呢？鈦坦選擇使用Atlassian旗下的Jira商業應用軟體，這是一種專案管理工具，讓文件線上化、數位化，並且可針對企業的需求由淺而深進行配套，可適用瀑布式專案管理和敏捷專案管理。
如果是需要留存的紀錄該如何處理呢？鈦坦選擇使用Atlassian旗下的Jira商業應用軟體，這是一種專案管理工具，讓文件線上化、數位化，並且可針對企業的需求由淺而深進行配套，可適用瀑布式專案管理和敏捷專案管理。
以鈦坦為例，會使用Confluence進行企業內部文件協作、會議記錄、知識管理、資訊發布。例如當2021年五月份本土確診數變多後，人資團隊立刻利用Confluence建立線上協作表單，整理出政府公布確診者足跡的資料，整理給夥伴們可以快速掌握。
鈦坦採取敏捷開發，所以同時也使用了Jira軟體的配套工具：Jira Software、Jira Service Management。Jira Software以敏捷式進行軟體開發專案管理與追蹤，舉凡Scrum中的產品待辦清單（Product Backlog）、衝刺（Sprint）、使用者故事（user story）......等等，都能逐一規劃追蹤。Jira Service Management則會依據員工申請的表單，依序通知各級審批人員，能夠確保簽核流程的安全性，藉此增加效率。
透過Jira提供的專案管理工具，員工可以在線上共享專案的進度與其歷史記錄、哪一個同事負責哪一個項目，甚至是有誰修改過內容，都可以清楚得知。
三、「即時訊息不漏接」，想怎麼聊就怎麼聊
鈦坦平時都使用Slack進行即時訊息溝通，相較於其他即時通訊軟體，Slack的介面更有助於把文字訊息分類與管理，而且也可以尋找歷史紀錄、上傳圖片檔案、打電話等，更像一個彼此間快速溝通的「平台」。至於Skype也會被拿來通話使用，裡面內建群組通話功能，若是需要找到團隊討論，Skype通話更快速有效解決事情。
鈦坦平時都使用Slack進行即時訊息溝通，相較於其他即時通訊軟體，Slack的介面更有助於把文字訊息分類與管理，而且也可以尋找歷史紀錄、上傳圖片檔案、打電話等，更像一個彼此間快速溝通的「平台」。至於Skype也會被拿來通話使用，裡面內建群組通話功能，若是需要找到團隊討論，Skype通話更快速有效解決事情。
• 要訣三：從人資端著手！照顧員工身心的因應之道
在WFH期間，該如何照顧員工身心安全，是非常重要的一件事。鈦坦從五月份疫情變化開始，人資部門就即時建立健康追蹤回報的系統，請夥伴每日填寫身體是否有不舒服、是否有到過相關足跡地點等等，希望若遇到有相關疑慮的夥伴，公司這邊可以進行連絡並提供協助，也為員工購買防疫保險，希望達到「安全第一」的企業宗旨。當然，除了員工的身體安全外，WFH把大家相隔在不同地點，此時也需要考量到員工們的「心」！
一、早晨「正念練習」，也歡迎帶家人來參加！
遠距辦公雖然大幅降低疫情帶來的威脅，不過員工獨自在家中奮戰，看著疫情起伏變化容易產生不安感，因此，鈦坦在今年五月份開始，邀請專業心理師，在早晨時間跟員工遠端連線，進行30分鐘的「正念練習」，鈦坦希望員工經由心理師引導，可以專注於呼吸，舒緩緊繃的壓力，找到專屬於自己的心靈時間，而且不只是員工專屬，鈦坦歡迎員工帶著家人、孩子們一起參與，甚至撥出時段舉辦親子正念練習，目的都是希望幫助員工在疫情時間調節壓力。
遠距辦公雖然大幅降低疫情帶來的威脅，不過員工獨自在家中奮戰，看著疫情起伏變化容易產生不安感，因此，鈦坦在今年五月份開始，邀請專業心理師，在早晨時間跟員工遠端連線，進行30分鐘的「正念練習」，鈦坦希望員工經由心理師引導，可以專注於呼吸，舒緩緊繃的壓力，找到專屬於自己的心靈時間，而且不只是員工專屬，鈦坦歡迎員工帶著家人、孩子們一起參與，甚至撥出時段舉辦親子正念練習，目的都是希望幫助員工在疫情時間調節壓力。
二、把辦公室好物通通搬回家！打造舒適居家辦公空間
工欲善其事必先利其器，長期居家工作，舒適的硬體設備能增進工作效率與舒適度。所以若是遇到長時間WFH的日子，鈦坦都開放讓員工把硬體設備借用回到家使用，包含辦公室的人體工學椅，電腦雙螢幕等等，讓員工打造最舒適的居家辦公環境。
工欲善其事必先利其器，長期居家工作，舒適的硬體設備能增進工作效率與舒適度。所以若是遇到長時間WFH的日子，鈦坦都開放讓員工把硬體設備借用回到家使用，包含辦公室的人體工學椅，電腦雙螢幕等等，讓員工打造最舒適的居家辦公環境。
三、維持線上社交，活動不缺席
公司無法再舉辦實體活動、員工也無法在辦公室空間閒話家常，這些過往凝聚組織向心力的的社交行為逐漸式微了，該怎麼辦？就搬到線上吧！鈦坦在WFH期間維持線上社交活動，舉辦過《第一屆在家工作攝影比賽》、《動物森友會之我愛鈦坦愛現系列》、線上一起吃午餐、線上慶生會、線上健身時間…等等，各部門也有自行舉辦活動，如分享運動訊息、串串值日生、1on1同仁關懷等等，都是希望維持員工的線上社交。
公司無法再舉辦實體活動、員工也無法在辦公室空間閒話家常，這些過往凝聚組織向心力的的社交行為逐漸式微了，該怎麼辦？就搬到線上吧！鈦坦在WFH期間維持線上社交活動，舉辦過《第一屆在家工作攝影比賽》、《動物森友會之我愛鈦坦愛現系列》、線上一起吃午餐、線上慶生會、線上健身時間…等等，各部門也有自行舉辦活動，如分享運動訊息、串串值日生、1on1同仁關懷等等，都是希望維持員工的線上社交。
近來因遠端辦公流行起來的「Gather Town」，鈦坦也有參與打造了一個虛擬辦公室！自從五月份開啟長時間WFH後，就有同事自動自發分享「Gather Town」至群組，邀請同事們一起來玩玩看！只要掛在線上，當工作煩悶時，可以去找同事聊聊天、更新彼此生活近況；想要一個人安靜思考時，也有獨立的小空間，甚至還可以直接揪伴群聚打起線上小遊戲。對於仰賴即時溝通的鈦坦同事們來說，是非常實用的平台。
當然，比起其他產業所面臨的挑戰，鈦坦本身具有軟體產業的基本優勢和彈性，全員使用筆記型電腦，可移動式的工作模式本就植基於生活當中。然而，少了面對面的溝通，少了實體工作看板和必需的白板討論，造成實際工作的效果降低，是最大挑戰。因此，需要不斷反覆試驗、訓練、從中找到痛點並嘗試利用工具來解決，鈦坦不斷反覆透過WFH演練，來解決遠端工作會遇到的問題，並且讓團隊培養出遠端默契。
「人，是公司最大的資產」，企業可以隨時保持彈性，留意時事變化反應政策、蒐集員工回饋進而調整，才能打造出正面的遠端辦公環境，若想要掌握「WFH」的技能、或者是加強遠距協作的能力，都是需要長期演練、訓練，甚至是讓員工不斷去反覆練習而來。
✨作者簡介✨
「新加坡商鈦坦科技」致力於線上軟體平台的開發與維護。鈦坦科技自2014年起導入敏捷，採用Scrum開發與敏捷管理模式，根據市場回饋進行產品迭代，從每日站會、結對程式設計的技術學習、代碼審查的開發學習、短衝檢視會議的產品學習、短衝自省會議的改善學習等，學習在鈦坦無所不在。
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