在台灣，大部份的公司行號在計算新會計年度時，通常是指一月到十二月，但在日本很特別，新會計年度期間是從春暖花開的4月到隔年3月。在會計年度前的三個月，日本總社經常會安排各種監察活動、新產品開發會議、分公司交流會議、業務指導等等，也就是日本總社最常出差來台灣看看我們分公司的時期。
※小提醒※如想更瞭解監察相關內容，可以先閱讀前一篇喔!【日商小職員學習筆記1】監査業務知多少?
但自從疫情爆發後到今年尾聲，以我們日本總社為例，幾乎取消全部的海外出差，因為他們只要跨出國境後，就是開始台灣的防疫大關，老老實實的關個14天才行，對公司而言就是額外多出龐大費用，也只有極少數的特例(例如長期外派時間已到必須回國)是必須來台灣或回日本。而這些無法出差來台灣的日本人，就靠著「視訊」方式完成各種任務。◎關於設備◎
使用TV視訊會議及視訊軟體，解決總社與分公司大部分的業務執行問題
圖片參考:集點送紅利 / Hiro 部落格
- TV視訊會議:必須購買視訊系統主機加上外接式攝影鏡頭、麥克風、音響、電視螢幕。 在疫情未爆發前，一直都有使用此方法跟日本或其他海外分公司一起開TV視訊會議。以我們公司為例，通常視訊會議前必須做以下步驟:
- 打開主機跟螢幕
- 撥打視訊電話給對方(通常會先設定好對方的IP位置)
- 通話成功，視訊會議就開始使用，但如果對方忘記開啟他們的視訊系統時就會打不通
- 視訊軟體:可以直接下載免費視訊軟體安裝(例:Microsoft Teams 或 Zoom)，如果不想使用筆電內置鏡頭，或是桌上型沒攝影鏡頭時，也另外購買外接式鏡頭、麥克風、音響等等。因日本在家工作比率激增(日文:在宅勤務ざいたくきんむ）今年疫情到現在，日本總社及海外分公司全數安裝Microsoft Teams。相較於TV視訊會議，使用視訊軟體更加便利，不但能夠無時無刻在任何場所實施視訊會議，Microsoft Teams內建還有聊天室的功能，需要緊急確認業務時，還可以直接跟日本同事詢問，完全不需要像TV視訊會議一樣，必須先集合大家到有TV視訊設備的會議室開會。使用視訊軟體來開會時，必須做以下步驟:
- 打開安裝好的視訊軟體
- 搜尋要開會的人或是可以事先建立開會群組
- 按下視訊軟體內建的打電話功能
- 通話成功，視訊會議開始使用，但要注意網路是不是很穩定，通常網路訊號不好時，視訊畫面會變得朦朧美，收音也會像在唐老鴨講話的感覺，很促咪
關於視訊軟體Teams、Zoom，在網路上有許多專業又詳細的介紹，所以在這就不多說囉!
◎工作應用◎
如何有效使用視訊軟體來跟日本總社交流呢?
以下簡單介紹兩個正在展開的業務:
- 監察活動:往年監察都是必須走動到現場來確認設備或是文件，今年開始利用視訊軟體後，只要帶著一台筆電及外接式鏡頭，就可以一邊視訊一邊用外接式鏡頭拍攝日本監察者想確認的設備及文件，當下有疑問時他們也會直接提問。最好事前準備一張可以移動的小桌子放筆電，不然一手拿筆電一手拿外接式鏡頭，你會直接練成強壯的二頭肌(?)
- 新產品開發會議:最重要的開發初期，通常日本的產品設計者會直接跟供應商及我們分公司共同開會來檢討產品製作工程。今年也是活用了TV視訊會議加上視訊軟體，讓一些在家工作跟一些在公司的工作的日本設計者可以一起開會。雖然視訊很方便，但還是覺得日本設計者可以當面看著圖面跟樣品，直接檢討各作業工程的話，可能會更有效率一點。
現在視訊軟體已被全世界廣泛使用，尤其在日本社會也出現各種有趣的現象。例如自己在家工作要跟同事開啟視訊會議時，有些人會在意家裡隱私，不想被攝影機拍到家中雜亂(邋塌)，創意的某日本工藝師就研發出一種「穿戴式背景」，可以直接擋掉100%的雜亂(邋塌)房間，在日本樂天市場也有販賣，約新台幣 420 元，雖然我覺得這玩意兒很令人噴飯(笑)
參考圖片:電腦玩阿達部落格
另外ZOOM視訊軟體前陣子也為日本文化客製化一個「可將視訊畫面依上位方式排列」的功能鍵!?到底為何開視訊會議還要依照位階排列畫面拉??實在很擾民耶哈哈!
圖片參考：https://twitter.com/hattorimotonobu/status/1301819480960458753
最後一個是使用視訊軟體到極致的例子「跳槽專車」!由日本人力仲介商發想的新服務，可以在通勤路上與公司視訊面試，讓上班族省去請假及找藉口的尷尬時刻。我想只有創意不斷的日本人腦袋才有辦法想到阿!
希望對想了解疫情後的台日公司交流動向，或是日商職場文化的人有一點點幫助~
