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能不能在 Notion 實現蕃茄鐘工作法?|模板分享

更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘

首先 notion 上能執行蕃茄鐘工作法嗎?

答案是肯定的。但,沒錯這裡加上了一個轉折,使用情境上適合 notion 重度玩家,如果本身是任務管理、個人生活都已經放在 notion 上的執行者,個人認為更加適配。 不管是電腦上、手機上的 app,或是自己拿倒數器執行都可以,操作蕃茄鐘的方法非常多且各有各的優點,可以依照每個人的使用情境都能找到適合的蕃茄鐘管理方式,完全沒必要限定在 notion 上施行。
而我身為 notion 使用者,帶著好奇心在裡頭打造了一個心中想像的蕃茄鐘工作法。

所以接下開始會說明我如何在 notion 上『玩』蕃茄工作法

模板在此👉🏻模板|蕃茄鐘
服用文章前,建議玩玩看模板再回來看文章,風味更佳。
注意:本文圖多文長!
本文僅為模板使用介紹,如果想知道函數怎麽寫,請見 premium 文章:
能不能在 Notion實現蕃茄鐘工作法?|自動化函數分析(一)

何謂蕃茄鐘工作法

是一種時間管理法,最常見的做法是:
1.決定待完成的任務
2.設定蕃茄工作法定時器至 n 分鐘(通常為25分鐘)。
3.持續工作直至定時器提示,記下一個蕃茄。
4.短暫休息3-5分鐘。
5.每四個蕃茄,休息15-30分。
(資料來源:維基百科

我的使用情境:

1.決定任務:學習或是工作等,需要好好把握住時間的事件都可以
2.選擇蕃茄鐘的時長
(比如:學習時採用 50/10;工作上採用 25/05,依照個人需求調整。)
3.設定預計的蕃茄鐘數量
4.開始蕃茄鐘
就這麼簡單

如何在 notion 上施行

我個人在施行上大多會專注於記錄可視化這兩點,所以我採用的 📊database(資料庫)與 🖼gallery view(畫廊模式)相互配合。

模板在此👉🏻模板|蕃茄鐘
圖1/實際使用狀況

圖1/實際使用狀況


📊database:建立任務的第一關

主要分為:任務名稱、日期、類別、預計蕃茄鐘數量、實際蕃茄鐘數量、函數回顧。

  • 任務名稱
    這應該很簡單,填寫自己的任務就可以。
  • 日期
    填上日期
  • 類別
    預設了兩個類別:學習、工作,首先我設計工作時的蕃茄鐘時長是 40 分鐘休息 10 分鐘;學習設定 25 休息 5 分鐘。
    大家可以依照每個人對不同事物的專注狀態做設計,讓蕃茄鐘能達到效率最大化。
    至於要如何知道自己對於事物的專注度,個人推薦先以 25/5 當基準,執行任務時,當表示一個蕃茄鐘結束的鈴聲響起,評估自己的專注狀態,如果發現專注力還可以繼續,代表蕃茄鐘的時長可以再被拉長;而當我發現沒有精力再繼續下去,已經忍不住想走動、開始滑滑手機,代表 25/5 的時長,是剛剛好。
  • 預計的蕃茄鐘數量
    首先評估待執行的任務需要耗費多少個蕃茄鐘。
    在填寫任務時,先設定預計數量,再比對後續的實際數量,可以讓我明白自己對於任務的掌控度,是預估太多或是預估太少,又或許說我的效率過低,需要改進。
  • 實際的蕃茄鐘數量
    完成任務後記錄自己總共花了多少個蕃茄鐘數量。
圖2

圖2

圖3

圖3

縱上,我設計的資料庫需要填寫的部分只有:名稱日期預計蕃茄鐘數量實際蕃茄鐘數量。 其他部分都是交給函數自動處理就行了,符合我懶癌的性格(笑)。

所以接下來談談函數格式的那些表格吧!

  • 適合當篩選值的「星期」、「月份」、「是否為本週」
    前兩個表格(見圖2)可以透過篩選(filter),以利後續的統計與顯示,不需要直接隱藏或刪除也ok。
    而「本週」為 gallery view(畫廊模式)篩選出本週使用,如果不需要亦可刪除(見圖4。
圖4/預設函數為:formatDate(prop("日期"), "YYYYW") == formatDate(now(), "YYYYW")

圖4/預設函數為:formatDate(prop("日期"), "YYYYW") == formatDate(now(), "YYYYW")

  • 由「類別」自動聯動的「蕃茄鐘時長」
圖5/由於我設計不同類別的蕃茄鐘有不同的時鐘時長,所以我透過 IF()函數來自動選擇時長,當任務變更類別時,我也不需要個別手動改變設定的時長。

圖5/由於我設計不同類別的蕃茄鐘有不同的時鐘時長,所以我透過 IF()函數來自動選擇時長,當任務變更類別時,我也不需要個別手動改變設定的時長。


聯動函數解說

  • ⚠️注意:「類別」函數預設為:if(prop("類別") == "10.私人", 25 , 40 )
    也就是說: 當
    tag01:設定 25 分鐘
    tag02:設定 40 分鐘
    反推原始值=> if(prop("類別") == " tag01 ", tag01的時間值 , tag02的時間值 )
  • ❓若需要增加 tag03 呢?有些複雜。
    若:
    tag01:設定25分鐘
    tag02:設定40分鐘
    tag03:設定35分鐘
    原始值: if(prop("類別")==" tag01 ", tag01的時間值 ,if(prop("類別") == " tag02 ", tag02的時間值 , tag03的時間值 ))
    => if(prop("類別") == " tag01 ", 25 ,if(prop("類別") == " tag02 ", 40 , 35 ))
  • 當設定的時長種類越多時,我建議直接使用 Pomodoro Work Log#2 更加方便。
  • ⚠️更新:函數更新預設為:if(empty(prop("類別")), 0,if(prop("類別") == "10.私人", 25, 40)) ,請將原本的函數帶入下劃線處。

  • 易讀方便的「實際總耗時」
圖6/直接轉換成小時與分鐘,更能快速地知道實際上花了多少時間。

圖6/直接轉換成小時與分鐘,更能快速地知道實際上花了多少時間。

  • 直觀的「顯示」,直接透露任務執行的效率狀況。
圖7/透過⚠️✅與蕃茄鐘的差額,迅速地掌握任務的效率狀況,當然另外寫一個進度條也非常ok。

圖7/透過⚠️✅與蕃茄鐘的差額,迅速地掌握任務的效率狀況,當然另外寫一個進度條也非常ok。

  • Pomodoro Work Log#2:使用關聯功能(relation&roll-up)來管理「類別」

假設一個狀況,小明的蕃茄鐘工作法有五個不同類別,而且每個類別的時長都不一樣,又或者小明喜歡不停地變更自己的蕃茄鐘設置,在需要高彈性類別選擇時鐘時長配置,此時,如我上述所說的「if()函數自動變更時長」的功能就不大合適了,所以我又玩了另一個資料庫:Pomodoro Work Log#2

圖8/首先在「蕃茄鐘時長設置」頁面設置類別與蕃茄鐘時長

圖8/首先在「蕃茄鐘時長設置」頁面設置類別與蕃茄鐘時長

圖9/再回到 Log#2 裡頭運用關聯功能,調動「蕃茄鐘時長設置」頁面的蕃茄鐘「類別」、「時長」。其他配置都與 Log#1 相同。

圖9/再回到 Log#2 裡頭運用關聯功能,調動「蕃茄鐘時長設置」頁面的蕃茄鐘「類別」、「時長」。其他配置都與 Log#1 相同。

⚠️注意:資料庫中的「隱藏欄目」不可刪除,會導致其他函數無法運作喔。

🖼使用「 gallery view 」作為看板模式

圖10/製作看板模式步驟講解

圖10/製作看板模式步驟講解

圖11/看板模式,時鐘外掛讓蕃茄鐘工作法從執行到紀錄更順暢。

圖11/看板模式,時鐘外掛讓蕃茄鐘工作法從執行到紀錄更順暢。

圖12/

圖12/

圖13/篩選值的設定:詳見圖

圖13/篩選值的設定:詳見圖

圖14/篩選值的設定:詳見圖

圖14/篩選值的設定:詳見圖

以上是我在 notion 上頭對於蕃茄鐘工作法的想像,當然還是有一些不足之處:

  1. 休息時間要算在內嗎
  2. 如果途中沒有完成蕃茄鐘,要怎麼設定
  3. 任務是否要包含時間
    ...

這些都是需要我待思考、改進的地方,但這些細小的不足之處可能並不見得大家都需要,所以酥油分享的模板盡可能簡化填寫、多使用函數來自動化,更能聚焦在蕃茄鐘的任務執行與回顧效率。

希望這篇文章有幫助到需要的大家,有任何問題、想法,非常歡迎留言、投信,也歡迎大家按愛心、拍手,讓我知道文章對你有幫助,謝謝你看到文章的最後,祝你有美好的一天。我是懶癌酥油,下次再見👋。


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