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能不能在 Notion 實現蕃茄鐘工作法？｜模板分享

酥油
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2021/08/16閱讀時間約 7 分鐘

首先 notion 上能執行蕃茄鐘工作法嗎？

答案是肯定的。但，沒錯這裡加上了一個轉折，使用情境上適合 notion 重度玩家，如果本身是任務管理、個人生活都已經放在 notion 上的執行者，個人認為更加適配。 不管是電腦上、手機上的 app，或是自己拿倒數器執行都可以，操作蕃茄鐘的方法非常多且各有各的優點，可以依照每個人的使用情境都能找到適合的蕃茄鐘管理方式，完全沒必要限定在 notion 上施行。
而我身為 notion 使用者，帶著好奇心在裡頭打造了一個心中想像的蕃茄鐘工作法。
所以接下開始會說明我如何在 notion 上『玩』蕃茄工作法
模板在此👉🏻模板｜蕃茄鐘
服用文章前，建議玩玩看模板再回來看文章，風味更佳。
注意：本文圖多文長！
本文僅為模板使用介紹，如果想知道函數怎麽寫，請見 premium 文章：
能不能在 Notion實現蕃茄鐘工作法？｜自動化函數分析（一）

何謂蕃茄鐘工作法

是一種時間管理法，最常見的做法是：
1.決定待完成的任務
2.設定蕃茄工作法定時器至 n 分鐘（通常為25分鐘）。
3.持續工作直至定時器提示，記下一個蕃茄。
4.短暫休息3-5分鐘。
5.每四個蕃茄，休息15-30分。
（資料來源：維基百科）

我的使用情境：

1.決定任務：學習或是工作等，需要好好把握住時間的事件都可以
2.選擇蕃茄鐘的時長
（比如：學習時採用 50/10；工作上採用 25/05，依照個人需求調整。）
3.設定預計的蕃茄鐘數量
4.開始蕃茄鐘
就這麼簡單

如何在 notion 上施行

我個人在施行上大多會專注於記錄和可視化這兩點，所以我採用的 📊database（資料庫）與 🖼gallery view（畫廊模式）相互配合。
模板在此👉🏻模板｜蕃茄鐘
圖1/實際使用狀況

📊database：建立任務的第一關

主要分為：任務名稱、日期、類別、預計蕃茄鐘數量、實際蕃茄鐘數量、函數回顧。
  • 任務名稱
    這應該很簡單，填寫自己的任務就可以。
  • 日期
    填上日期
  • 類別
    預設了兩個類別：學習、工作，首先我設計工作時的蕃茄鐘時長是 40 分鐘休息 10 分鐘；學習設定 25 休息 5 分鐘。
    大家可以依照每個人對不同事物的專注狀態做設計，讓蕃茄鐘能達到效率最大化。
    至於要如何知道自己對於事物的專注度，個人推薦先以 25/5 當基準，執行任務時，當表示一個蕃茄鐘結束的鈴聲響起，評估自己的專注狀態，如果發現專注力還可以繼續，代表蕃茄鐘的時長可以再被拉長；而當我發現沒有精力再繼續下去，已經忍不住想走動、開始滑滑手機，代表 25/5 的時長，是剛剛好。
  • 預計的蕃茄鐘數量
    首先評估待執行的任務需要耗費多少個蕃茄鐘。
    在填寫任務時，先設定預計數量，再比對後續的實際數量，可以讓我明白自己對於任務的掌控度，是預估太多或是預估太少，又或許說我的效率過低，需要改進。
  • 實際的蕃茄鐘數量
    完成任務後記錄自己總共花了多少個蕃茄鐘數量。
圖2
圖3
縱上，我設計的資料庫需要填寫的部分只有：名稱、日期、預計蕃茄鐘數量與實際蕃茄鐘數量。 其他部分都是交給函數自動處理就行了，符合我懶癌的性格（笑）。

所以接下來談談函數格式的那些表格吧！

  • 適合當篩選值的「星期」、「月份」、「是否為本週」
    前兩個表格（見圖2）可以透過篩選（filter），以利後續的統計與顯示，不需要直接隱藏或刪除也ok。
    而「本週」為 gallery view（畫廊模式）篩選出本週使用，如果不需要亦可刪除（見圖4。
圖4/預設函數為：formatDate(prop("日期"), "YYYYW") == formatDate(now(), "YYYYW")
  • 由「類別」自動聯動的「蕃茄鐘時長」
圖5/由於我設計不同類別的蕃茄鐘有不同的時鐘時長，所以我透過 IF（）函數來自動選擇時長，當任務變更類別時，我也不需要個別手動改變設定的時長。

聯動函數解說

  • ⚠️注意：「類別」函數預設為：if(prop("類別") == "10.私人", 25 , 40 )
    也就是說： 當
    tag01：設定 25 分鐘
    tag02：設定 40 分鐘
    反推原始值=> if(prop("類別") == " tag01 ", tag01的時間值 , tag02的時間值 )
  • ❓若需要增加 tag03 呢？有些複雜。
    若：
    tag01：設定25分鐘
    tag02：設定40分鐘
    tag03：設定35分鐘
    原始值： if(prop("類別")==" tag01 ", tag01的時間值 ,if(prop("類別") == " tag02 ", tag02的時間值 , tag03的時間值 ))
    => if(prop("類別") == " tag01 ", 25 ,if(prop("類別") == " tag02 ", 40 , 35 ))
  • 當設定的時長種類越多時，我建議直接使用 Pomodoro Work Log#2 更加方便。
  • ⚠️更新：函數更新預設為：if(empty(prop("類別")), 0,if(prop("類別") == "10.私人", 25, 40)) ，請將原本的函數帶入下劃線處。
  • 易讀方便的「實際總耗時」
圖6/直接轉換成小時與分鐘，更能快速地知道實際上花了多少時間。
  • 直觀的「顯示」，直接透露任務執行的效率狀況。
圖7/透過⚠️✅與蕃茄鐘的差額，迅速地掌握任務的效率狀況，當然另外寫一個進度條也非常ok。
  • Pomodoro Work Log#2：使用關聯功能（relation&roll-up）來管理「類別」
假設一個狀況，小明的蕃茄鐘工作法有五個不同類別，而且每個類別的時長都不一樣，又或者小明喜歡不停地變更自己的蕃茄鐘設置，在需要高彈性的類別選擇與時鐘時長配置，此時，如我上述所說的「if（）函數自動變更時長」的功能就不大合適了，所以我又玩了另一個資料庫：Pomodoro Work Log#2
圖8/首先在「蕃茄鐘時長設置」頁面設置類別與蕃茄鐘時長
圖9/再回到 Log#2 裡頭運用關聯功能，調動「蕃茄鐘時長設置」頁面的蕃茄鐘「類別」、「時長」。其他配置都與 Log#1 相同。
⚠️注意：資料庫中的「隱藏欄目」不可刪除，會導致其他函數無法運作喔。

🖼使用「 gallery view 」作為看板模式

圖10/製作看板模式步驟講解
圖11/看板模式，時鐘外掛讓蕃茄鐘工作法從執行到紀錄更順暢。
圖12/
圖13/篩選值的設定：詳見圖
圖14/篩選值的設定：詳見圖
以上是我在 notion 上頭對於蕃茄鐘工作法的想像，當然還是有一些不足之處：
  1. 休息時間要算在內嗎
  2. 如果途中沒有完成蕃茄鐘，要怎麼設定
  3. 任務是否要包含時間
    ...
這些都是需要我待思考、改進的地方，但這些細小的不足之處可能並不見得大家都需要，所以酥油分享的模板盡可能簡化填寫、多使用函數來自動化，更能聚焦在蕃茄鐘的任務執行與回顧效率。
希望這篇文章有幫助到需要的大家，有任何問題、想法，非常歡迎留言、投信，也歡迎大家按愛心、拍手，讓我知道文章對你有幫助，謝謝你看到文章的最後，祝你有美好的一天。我是懶癌酥油，下次再見👋。
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十幾歲的時候，算命師跟我說多多練筆寫下自己的想法吧；而已然25歲過半的我，才給了自己述說文字的勇氣，關於我，是個離經叛道、神經過敏的自卑憂鬱凡人，任性為之的書迷，只愛煙火氣不愛霓虹的俗女。 📪：[email protected]
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