在時間管理上，我遇到哪些挑戰？

自從開始在家工作後，我嘗試使用 Notion 管理生活、健康、工作等面向，也為各個領域設定許多目標、待辦行動、找了許多資料，只希望能讓自己的生活不被工作填滿，變得更加充實。

也許你會認為有上述願景是好事，但執行了一段時間後便發現，隨著靈感、資料、待辦清單越來愈多，在時間只有 24 小時的狀況下，事情反而完全沒辦法做完，反而造成了壓力。

電腦玩物站長 Esor 在【電腦玩物Esor子彈時間管理術】課程中提到，我們之所以無法妥善運用時間，其實是因為我們「難以區分事情的優先順序」、「待辦事項太繁雜瑣碎」以及「執行進度嚴重落後」，這點我很認同。

上完這堂課後，有幾個部分我認為是沒有去留意到的，比如：

• 沒有用「專案的視野」去規劃任務，導致沒辦法有效地利用 Notion 去管理生活與工作，相關行動、資料、靈感散落於各處。
• 規劃培養某個好習慣，卻沒有先想到「想要達到什麼具體成果」，沒做到反而壓力更大。
• 原本有規劃週計畫的習慣，但還是將雜事分配於每日待辦，導致發生臨時狀況時，沒有彈性的時間可以即時處理。

雖然 Esor 老師在課程中是以 Evernote 作為時間管理的工具，不過我認為課堂的內容是可以應用到其他工具上的。因此以下我將要分享課程中的四個重點，以及我利用 Notion 的實際操作。

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Esor子彈時間管理術課的重點流程

有效整理零散資訊

你是否經常遇到以下狀況：

• 重要的合約怎麼也找不到？
• 忘了上次開會後的紀錄寫在哪？
• 才剛繳完的收據，現在不知道去哪？

為了解決這個狀況，電腦玩物站長 Esor 分享了一個很重要的觀念：「想辦法將不同碎片資料統整在某個地方，如此便能快速地在其中找到專案需要的所有行動、資料、文件等」。

因此，他主要採用以下三個方法統整零碎的資料：

• 新增一則任務筆記，將紙本書籍、文件等資料，用 Evernote APP 拍照下來。
• 利用 Evernote Web Clipper 外掛，把需要的文章輕鬆儲存到數位筆記中。
• 將相關任務的碎片資料，整合到同個頁面中，便可以在這則筆記內建立行動、學習心得。

拆解有效的行動任務筆記

我們往往會下意識列出許多待辦清單，所以做了很多事，轉換效益卻很少，有時候甚至做錯方向，浪費了很多時間，看到了一長串尚未完成的行動，覺得很沮喪，原本可以完成的任務，卻沒做到。

Esor 老師說道，為了避免發生上述的狀況，我們不應該先想「要做什麼」，而是要先思考「任務成果是什麼」。

因此，在列出待辦清單前，我們若想拆解出有效的行動，則可以參考 Esor 老師的以下方法：

• 先思考想要獲得什麼樣的具體成果。
• 從設定好的任務成果出發，去拆解我們可以做的多個行動。
• 將相關的任務、資料碎片統一在一則筆記中。

用專案視野管理人生與工作

你是否知道目前正在推進哪些專案？你是否清楚接下來有哪些關鍵目標需要著手執行呢？

很多人常說「要用專案的角度去管理工作」，不過上完 Esor 老師的課後，我才明白「用專案的視野管理人生」也是很重要的事。

把任務聚焦成專案有以下好處：

• 了解任務背後的專案目標為何，從中找到最重要的行動，而非依靠大腦憑空思考。
• 可以看清楚執行專案的流程與全貌，所有相關行動、筆記、行動、資料等，都會彙整於一個專案目錄頁面中。
• 有了專案的視野，即便再瑣碎的任務，也能使其變得更有意義。比如將「買菜」的行動，與「每天保持健康」的專案目標關聯在一起，進而設計一系列的健康菜單，讓買菜不再無聊。

規劃做得到的每週計劃

曾經還沒有時間管理概念的我，總是想到什麼就做什麼，完全沒有做任何的規劃，雖然我不會讓自己慵懶的過一天，還是會找點事情來做，但就是因為沒有規劃，所以儘管我有多大的目標，也望塵莫及，覺得那只是夢想。

Esor 老師提到：「為了讓自己不要失焦，並且可以快速回到真正應該要做的任務與行動，設計『做得到的每週計畫』變得格外重要」。

因此，以下將與你分享幾個重點，幫助我們可以設計出真正有效的子彈行動清單：

• 固定每週日規劃下一週的計畫 (時間可自行調整)。
• 打開進攻型行事曆與專案目錄，設計下週的待辦清單 (不要憑大腦想像，否則目標容易失焦) 。
• 除了安排每日待辦行動，也要連結「專案目錄連結」。
• 利用 123 行動法則，為每一天規劃一件「有價值的重要行動」、推進生活與工作的「專案進度」，並且利用空檔處理瑣事。

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結論

為了平衡生活與工作，我嘗試了不少方法，最後很常勞而無功，不過上完 Esor 老師的子彈時間管理術後，我才領悟到：

• 不應該急於完成表面的行動，而是要思考達成任務後，到底想要有什麼成果。
• 應該用「專案管理」的視野去規劃工作與生活，讓看似不起眼的瑣碎任務，也能變得有意義。
• 應該在週計畫中，主動「規劃一件有價值的行動」，讓生活不只有工作，而是能讓我在這快速的時代中，好好享受人生

這堂課給予我很多對於工作與人生管理的啟發，如果你對 Esor 的子彈時間管理課程有興趣，可以查看【Esor子彈時間管理術課程：打造工作及人生系統的4個重點心得】文章。倘若你也想要跳脫既有的生活框架，希望透過本篇分享的方法，幫助你打造出屬於個人的時間管理系統。