面試過500人以上, 我給的面試準備建議

工作快20年, 12年前開始帶人, 有了面試候選人的經驗, 最近6年擔任更高階的主管職, 除了為自己團隊的職缺找人,還多了幫其他部門、其他國家做交叉面試的機會, 前前後後面試過的候選人加起來應該超過500位, 來自台灣、香港、中國、亞洲其他國家的候選人都有。跟負責做招募的人資或從事獵頭工作的人相比, 這個面試數量可能不算多, 但我想以用人主管的面試角度, 針對我看到大部分候選人疏忽的地方, 來分享面試前應該要做好哪些準備。

在談面試準備之前, 我想先給的提醒是『請建立好需要認真準備面試的心態』。這聽起來很像一句廢話, 但在我面試候選人的經驗中, 平均每10個人裡只有2-3個人會讓我感覺他是準備好來的。這個狀況常常讓我感到驚訝, 尤其我並不是第一關的面試者, 會送到我這裡的候選人通常已經跟人資面試過了, 候選人應該要有心理準備在我這裡會針對經歷和能力做更深入的討論。由此可見, 候選人和面試官心中對於『準備好』的標準是不一樣的。

常見讓我感覺沒準備的表現包括:

曾經遇過開場自我介紹就滔滔不絕講了10分鐘以上的候選人, 沒有想好要呈現的重點, 只是很發散的在講每一份工作經歷的細節。

對於最近的這份工作大部分的人都能講得比較仔細, 但對於再往前的工作卻不是每個人都能解釋清楚。尤其是針對具體績效這種數字面的信息, 有些人甚至會表示:『時間太久, 記不清楚了』。

提問:『過去的主管通常對你的評價是什麼? 覺得你的優點和缺點各是什麼?』

候選人答:『覺得我做事比較認真吧!』結束!

提問: 『能不能請你分享一個你目前為止最自豪的成功案例?』

答: 『嗯……很多耶…因為大部分的專案都是我負責的…所以是滿多的…』

最後還是沒有說出一個明確的案例!

最後詢問候選人有沒有什麼問題時提問: 『請問這個位子具體是做什麼的?』

這些表現可以總結為兩個面向: 一是對面試公司和職缺是不是有了解; 二是對於自己的表達是不是有構思。大部分的人針對這兩個面向應該多少都會先做些功課, 容易被忽略的是這之間的關聯性。了解公司和職缺的目的是為了幫助自己先構思面試時需要凸顯的優勢。一般會犯的錯誤是認為自己很清楚自己的經歷, 被問到時, 開口講出相關的信息就可以了。但面試不像和朋友聊天, 可以不著邊際慢慢聊。面試時呈現的內容、傳遞的方式都是公司用來判斷你是不是合適人選的參考, 需要事前做系統性的規劃才能針對問題精準的講到重點。我會鼓勵面試經驗不多的人用土法煉鋼的方式來準備, 列出面試常見問題, 寫下自己的回答, 再做口語練習。說的同時, 也是一個讓自己再重新檢視內容和表達方式的機會。

面試常見問題的清單在網路上很容易就能找到, 我這邊想給的建議是關於在做準備時應該要有的思維, 這3W2H可以用來進一步檢視你準備好的內容, 讓你在面試時呈現更好的狀態。

面試前是一次重新回顧過去職涯的機會, 根據自己過去的發展以及有顯著績效的案例, 幫自己設定清楚的個人定位, 包含: 自己有什麼特色? 在專業能力上、在合作溝通上, 自己更擅長什麼? 可以從目前公司的同儕中去觀察分析, 了解自己和跟業界其他資歷相近的候選人相比可能哪些地方會更出色。

抓穩了自己的定位, 所有針對面試問題準備的內容才有校準方針, 可以依照定位檢視: 這麼說, 跟你設定的自我定位是不是吻合? 有沒有互相矛盾的地方?

明確自己在專業上的定位後, 可以再進一步把自己的個性特質加進來, 想呈現自己輕鬆幽默的個性, 可以在自我介紹、每個問題的回答中都準備一兩句相關且不失禮的玩笑話; 想呈現自己是做事明快的人, 就確保每個問題的內容都能簡單簡潔地說到重點。

大部分中高階職位的面試都會希望候選人能分享曾經有過的失敗經驗, 從這個問題去看資深一點的人怎麼處理問題、怎麼從中總結學習。我自己則很喜歡在面試的時候問這個問題: 過去的主管通常覺得哪些地方你可以做得更好? 有很高比例的人在面對失敗經驗和缺點的討論時會很不自在, 因為不知道回答上該怎麼拿捏才能得體又不拖自己後腿。

我認為面對失敗經驗和缺點的討論態度應該開放真誠, 不要試圖閃避, 這些負面的經歷的討論其實能延伸出為自己加分的點。缺點通常是優點的一體兩面, 例如: 做事快的人有效率, 但可能對別人沒耐心; 注重細節的人比較不容易犯錯, 但工作速度比較慢..等。缺點的披露可以從自己的最大優點為核心去思考這個優點可能帶來的副作用是什麼, 再進一步分享你怎麼覺察、怎麼調整。而失敗案例要分享的不只是發生過什麼事, 更需要說到的是自己從這過程中學到了什麼, 這件事又怎麼影響自己之後的做事方式和判斷。每個人都有缺點, 工作經歷也一定不會永遠一帆風順, 這是常態。面試時需要完美的呈現自己, 但不是只呈現自己的完美。如果能從這些負面案例的討論中呈現出你有自覺、自省以及從中學習、轉化行動的能力, 這其實是很加分的。

針對想呈現的優點、強項都需要準備相對應的案例, 用具體的情境、事件來凸顯你想呈現的點, 這才是客觀的描述。少了案例的帶入, 想呈現的優點、強項就只是個人的主觀描述。所以, 不要只是形容自己『有很強的分析能力』、『擅長跨部門溝通』、『很會說服別人』、『很有領導能力』, 請準備好一個實際發生過的案例來凸顯你是怎麼樣在一個情境中運用這個能力解決問題的。

除此之外, 大部分的面試在最後都會有幾分鐘時間讓候選人發問, 這個環節除了能讓面試官從提問來進一步判斷候選人的程度, 對個人來說也是一個機會去更深入的收集職缺相關信息, 來判斷這份工作是不是適合自己。因此, 在做面試準備時, 除了規劃自己說什麼, 別忘了同時想清楚你想知道什麼。我會建議利用這個機會做兩個方面的深入探討: 一是針對這個職缺在組織內扮演的角色以及會有的資源做進一步釐清; 其次是針對自己接下來職涯發展上最重視的資源去做確認, 例如: 培訓的安排、績效及升遷評估的機制..等。不要用這個時間去問一些能私下問人資的問題, 例如: 後續的面試關卡怎麼安排、薪水有沒有空間能給到想要的程度等。

整個面試過程中的表達都應該要明確且用別人能聽懂的語言。我相信很多人都聽過STAR, 它強調的是表達時要完整涵蓋這幾個面向的信息: 背景 (Situation)、任務(Task)、行動 (Action)、結果 (Result), 這是一個很好的內容架構, 我在面試的時候也會用STAR來記錄候選人說的內容, 以提醒自己哪個環節還不夠清楚, 需要往下追問。

每家公司都會有一些內部營運慣用的語言, 以外商公司來說, 常常會用英文縮寫來表示某個流程或某種性質的工作, 即使是同樣的部門, 公司和公司間常用的慣用語也可能不同。以行銷來說, 有些公司把年度計畫稱為Budget; 有些公司則稱為AP, 同時行銷費用又通常被稱為A&P。當一個候選人提到AP時, 我其實需要釐清他說的AP是指年度計畫還是費用。如果能在面試時考量到各公司的慣用語可能不同, 選擇讓不同公司的人也能輕鬆聽懂的語言來表達, 這會讓面試的對話進行得更順暢。

求職的人很容易把面試當成是一個試著取悅公司以拿到offer的過程, 但面試其實是一個雙向的評估, 不是只有公司在評估你, 你也應該抱著『我在評估公司』的心態, 並用這個心態去想應該收集哪些信息才能幫助自己做好判斷。

同時, 要理解面試的結果夾雜著面試官主觀和客觀的判斷, 除了候選人的能力之外, 還有很難被解釋清楚的人跟人之間的化學效應 (chemistry)都會影響到最終的結果。不管你認為自己做了多充足的準備, 都仍然有拿不到offer的機率, 但這是因為不合適, 而不是因為你不好。因此, 最後一點我想鼓勵大家的是, 做好準備但對結果放寬心, 不要對一個面試機會患得患失; 也不要因為一個面試的失敗而自我懷疑, 放鬆的心態才有可能在面試的當下從容發揮。

Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com

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