把行政管理當成一門專業吧，求您了~

行政人員這個職位的不受重視從招募時的薪資就能瞧出端倪了，好奇地查了一下行政人員的薪資平均落在28K~29K左右，行政主管則為36K~60K，其他的職缺先不談，就以我的工作行銷企劃人員為例，平均薪資落在3.2K~3.7K左右，兩者的平均薪資有很大段的落差。

為什麼會開出這麼少的薪資呢？因為行政不會為公司帶來利潤，而且處理的事務看起來都是些沒有技術含量的「雜事」，所以許多公司在這方面能省則省，啟用沒經驗的社會新鮮人或把公司裡能力不佳又無法資遣的員工放到這個職位上，邏輯就是用最少的錢請個人來處理一些不重要的事。

剛出社會時常聽到這樣的勸戒：「不要找行政職位，因為加薪無望，轉換跑道難，是個沒有出路工作。」，可是「行政管理」真的不重要嗎？經過十幾年的工作下來，我的心得是行政能力實在太重要了，它是一家公司的基礎，雖然不能帶來利潤，但行政管理作得好卻能讓公司運轉順利，讓其他部門的員工更專心地為公司帶來業績，反之，行政管理差的公司表面上看似沒什麼大事，但在其中工作的每個人每天都受到爛行政的影響，做任何事都是卡，效率奇差無比，也無法專心在賺錢的業務上，光是走不流暢的行政流程都把人給搞死了。

我要說：「行政是所有工作的基礎。」，也很鼓勵所有人學著把行政工作做好、學好，切莫因為它瑣碎、簡單就等閒視之，因為工作無處不行政，包括業務這種看似只要開發客戶的職位。就以我曾從事過的政府專案及活動企劃為例吧，做過政府專案的人都知道，專案裡瑣碎的文件多如牛毛，而且很多時候都不照著合約走，說改就改，檔案多到嚇人，若是行政管理能力差，就會累死在尋找各種檔案的時間裡，不要小看歸檔這種事，電子檔或紙本文件的歸檔都關係著你日後執行專案的順暢程度。

我記得有一次舉辦某政府單位的顧問徵選活動，活動公告後徵選文件如雪片般飛來，我一個人處理不來，所以由一位同組的男同事帶領辦公室其他同事一起整理文件，男同事對這種小事覺得簡單，把文件一封封拆開裝定後請其他人繕打成電子檔就算完事，之後就把所有文件毫無章法地全部裝箱。

這樣的處理方式造成了什麼困擾呢？當被繕打成電子檔上的資料有誤，必須找出原紙本來核對時，他就得把一箱一箱的文件全部拿出來，再從成堆的資料中找出徵選人的那份文件，這件事他重複做了十幾次，每次做每次抱怨很麻煩卻從來沒想過要怎麼改善才能讓工作流程更加快速很流暢。我後來看不過去，找了一天比較空閒的下午，先把電子檔文件全部編號，並把電子檔的編號標註對應的紙本文件上，最後將紙本文件按編號順序排列好裝箱。之後若需要找出紙本文件時，只要開啟電子檔輸入徵選人姓名查出編號，就能很快從一堆紙本文件中找到，再也不必翻箱倒櫃耗時耗力。

我後來換到一家美商公司的活動企劃部門工作，進公司後發現每個同事都對我抱以同情的眼光，而我的主管稱自己的工作很多做不完，大活動期間她天天都加班到凌晨三四點才下班。我工作一個月便了解其他人同情的眼光以及主管每天都要加班所為何來，根本就是這位主管工作時間都在忙著跟其他部門同事講電話，內容都很重複，就是一直確認她也一團混亂的事，原因就是她的行政流程管理有很大的問題。

好比她請我找出一張去年活動的相關照片，因為歸檔方式混亂，所以她只能把一堆光碟片丟給我，要我一片一片打開去找。她的辦公桌堆滿了不用的資料卻完全不整理，導致真正要用到文件老是找不到，總要花時間重新找檔案列印出來。更別提活動製作物的各個廠商資料也全憑她的記憶，東一張名片西存一分電子檔或是line聯絡人，完全沒有系統，以至於她把聯絡廠商這件事交給我來辦時真是令人痛苦萬分，首先把製作物沒有統包商已是十分浪費時間的事，這種每年都要走的流程卻沒有把聯絡資料建檔真讓人匪夷所思，更魔幻的是，全公司員工一起支援公司例行的各項活動八九年了，但每種製作物長什麼樣子、上面有什麼內容，包括這位主管在內的所有人都印象模糊、一知半解。所以我這個職位的人員換了好幾個，沒有人受得了這種爛行政流程，每次活動明明要使用的道具和製作物都差不多，但每次所有的事情都要重新來過。更別提存放活動物品的倉庫那種沒有系統的存放方式，平常其他部門要借幾樣物品，往往要耗費幾天才能從倉庫裡挖出來，大型活動就更慘了，全公司都要支援，卻沒有人知道自己負責的活動道具放在哪裡，連活動主導人都不知道，有些可能在倉庫，有些或許在公司另一個樓層的活動舞台後方，有些可能還放在去年代辦活動的公關公司那裡還沒有收回。

辦活動在這家公司成為一件痛苦的事，一個行政流程毫無章法的人，在準備活動期間和活動中拉著全公司的人團團轉和作白工，每個人的痛苦指數隨著活動時間的接近一天天往上增加。我是第一次見識到辦大型活動那麼多年的公司，還是沒有一套可用的行政流程，活動期間每個人都在焦慮、爭吵、找不到東西，而在有公關公司協助的情況下，辦活竹土力依然是自家公司員工抱怨連連，活動公關公司和主管聯繫時因為她沒有邏輯的工作方式也叫苦連天，可以說是內憂外患。

我待在這家公司時間不長，經辦過三四場活動，面對這樣混亂的局面，就是先把各種活動需要的製作物建檔，每拿到廠商送來的成品，我都保留一份拍照並記錄上頭的文字內容然後在公用資料夾中建檔，之後要用到那個製作物很快就能找到樣本，而不用再東問西問辦過活動的同仁那個製作物到底長成什麼樣，做到這樣先降低我的工作痛苦指數。

其次就是整理了活動用品存放的倉庫，替倉庫裡的各項物品裝箱、製作標籤和在電腦裡編號建檔，平日裡其他部門需要商借時，就能立刻從倉庫找到相關物品，大型活動期間因應各個部門支援的同仁來索取所需道具也能很快處理掉，不讓這種事干擾到其他更重要的工作。只是做這些事耗時耗力，而且看起來像在偷懶，畢竟不像在做正事，但是當我把這些瑣碎的事建立出行政流程後，許多人是很有感的，尤其是之前那些找我主管借東西，卻總被我主管推說太忙沒時間去找而拖累工作進度的人終於可以在當下拿到所需物品。我主管當初真的是不願意去找那些物品嗎？她是根本也不知道放在哪裡，手上的工作又千絲萬縷毫無頭緒，兩者都要花心力和時間去完成，她當然只能選擇自己手上的工作，在爛行政管理面前，專業完全無用武之地。

但單憑一己之力也無法力挽狂瀾，我後來還是離職了。據說後來我那個職位沒再補人，因為來來去去沒有一個人可以留得下來，主管的上司也一換再換，每一位上司都對她感到頭痛又莫可奈何。

所以行政管理哪裡不是專業技能？那是你沒被爛行政管理給嚴重拖累過，希望各位老闆重視一下優秀的行政人員，他會讓全公司的人工作時如在天堂，希望每個職位的人員都好好訓練自己的行政能力，和你共事的同事會感激你的。