參〉不要小看自己可以影響別人的力量
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青山

參〉不要小看自己可以影響別人的力量

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
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「我們的生活有太多無奈,我們無法改變,也無力去改變,更糟的是,我們失去了改變的想法。」— 柏拉圖

最近跟新同事共事了一段時間,想來談談公部門優化工作的方法,因為公部門業務五花八門,雜事比牛毛多,實在很需要這項技能!

職場上,大多是先學著承受既有的模式,再從變化中學習新的技巧,可以說整個社會,無論公、私部門,都是以師徒制的理念在運行,而工作優化也是在這個基礎下進行。職務交接基本的流程大概可以歸納成:承受 〉內化 〉修正 〉傳承

承受既有模式,讓自己快速上手,成為基本的合格工作者,再來根據學習的結果建立自己的工作方式,然後修正與調整不合時宜或需要精進的流程,再傳承下去,就跟戀愛一樣,時時需要因應變化而修正彼此。

我看過許多承辦人的工作態度,即使是台清交出品,也只願意固守既有的模式,連文句不通順的簽文內容都懶得改,直接複製貼上,更遑論這些人會去改變制度,我可以大膽的說,願意付出、改變的人通常都會升官,或至少工作效能都在前段班。

很多報章雜誌教人工作術.但大都沒有具體的告訴我們該怎麼實踐,除了基本素養必須不段自我精進外,我覺得最重要的工作術是:必須懂得分辨哪些是重要的工作,哪些不是。工作時間有限,精力跟頭腦要花在重要的事情上,至於不重要的事,則利用零碎的時間處理,或是改變、簡化它,一勞永逸,這在公部門是必須做的取捨,當基層人員能減少雜事,也是同時在推著機關進步。

在開始進入工作狀態前,最重要的是先大致預覽一下手邊的待辦事項,收信也算是預覽的一種,必須查看有無重要事項必須優先處理,然後選幾樣今天必須完成的工作並且排好優先順序,不急的東西,可以改天,甚至安排在某一天再做,如果長官突然交辦新的工作,除非是急件,也千萬不要打亂自己原先的計畫。

「電話」是干擾工作的最大元兇,我知道有人特愛講電話,一接就停不下來,但要能有效工作,減少電話是必要的來電中,很多人講話沒有重點,這時你必須主動引導他直達重點;有些人表達不夠好,不知道他在講什麼,這時你得有耐心。至於打給別人問事情,自己也必須在合乎禮節的範圍內直搗黃龍達到目的。還有一種電話是自己引來的,某天轉了一個文下去,結果電話一直湧進來,表示你發的文不夠周延,產生很多疑問,所以要減少這類的無意義的客服時間,公文用字遣詞要盡量明確周延。

至於加班這回事,坦白說,除非是工作性質特殊需要常常外勤,或假日因活動需要出勤,加班確實反映出一些現象:

  • 機關整體效率差
    由上至下溝通不良,沒有建立良好的內控機制;或是,太多雜事,且雜事的作業流程不夠簡化。前者比如,長官常因一點錯字就要退文,然後每個層級的長官如果都修改文稿,來來回回,有時還得當夾心餅乾居間,承辦人整天在浪費生命修改文稿,所以以前的同事常說:「上午送公文,下午改公文。」一天就這樣結束了。
  • 分工的問題
    可能需要想想是否有勞逸不均的現象?是否適才適所?其實,大多數的工作者都有本位主義,總覺得自己最忙最累,但事實上大多並非如此。分工的問題永遠是世紀不斷的話題,有時候透過職務輪調也蠻好的,讓本位主義稍微破裂。
  • 個案問題
    某些人特愛加班,然而「加班」在別人眼中看起來存在兩個意涵,其一,顯現出工作能力不足與效率比其他人差;其二,令人懷疑是真的事情做不完,還是為了賺加班費或是補休時數。

最後,我還是推崇把立身處事都以個人品牌的概念去經營,想了解更多有關個人品牌的概念,可以參考我先前的文章:你的個人品牌是什麼?


關於這個專題〉我想改變的不只是體制 x 公共行政公共行政是一個複雜的學問,作為一個公務人員應當是受人尊重的職業。我贊同不合理的制度或內規應當被檢討,不合適的員工應當被處理,但我想改變的不只是現有體制,我想倡導的更多是職場工作道德與觀念。

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青山
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為了健康,決定開始家常便飯的生活,又為了能夠持續下去,決定在方格子開個專題記錄我的餐盤。
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年終打考績算是公務人員一年中最在意的事情,平常生病、有事大都只敢請休假或不計列於事、病假的假(例如:家庭照顧假、一年未超過三天之生理假),就怕年底要打考績時,跟別人比較下來自己有請事、病假就輸了,可想而知,考績制度造就了多少莫名的內規。
曾經與一個很會考試的科員共事一段時間,他是某年特考榜首錄取,但工作態度有些問題,認為工作有做就好,也害怕擔當責任,因此無法讓人放心交代事情。起初,小主管是想透過輔導的方式協助改善,對他的工作產出及格就給過,也不太刁難他,似乎他們對彼此的需求有討論過且達成共識,於是相安無事過了約一年,後來
「人在公門好修行。」這句話在公門流傳已久,有點調侃,卻蘊藏智慧,簡言之,修行得道的公務人員具備「溫良謙恭讓」的深厚內力。現下選擇公共行政的目的可以是千百種,但「輕鬆」與「穩定」的既定印象可能已經隨著時代變遷而慢慢變調了,除了年金改革,工作過勞的情況亦不亞於私部門
年終打考績算是公務人員一年中最在意的事情,平常生病、有事大都只敢請休假或不計列於事、病假的假(例如:家庭照顧假、一年未超過三天之生理假),就怕年底要打考績時,跟別人比較下來自己有請事、病假就輸了,可想而知,考績制度造就了多少莫名的內規。
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