「我們的生活有太多無奈，我們無法改變，也無力去改變，更糟的是，我們失去了改變的想法。」— 柏拉圖
最近跟新同事共事了一段時間，想來談談公部門優化工作的方法，因為公部門業務五花八門，雜事比牛毛多，實在很需要這項技能！
職場上，大多是先學著承受既有的模式，再從變化中學習新的技巧，可以說整個社會，無論公、私部門，都是以師徒制的理念在運行，而工作優化也是在這個基礎下進行。職務交接基本的流程大概可以歸納成：承受 〉內化 〉修正 〉傳承
承受既有模式，讓自己快速上手，成為基本的合格工作者，再來根據學習的結果建立自己的工作方式，然後修正與調整不合時宜或需要精進的流程，再傳承下去，就跟戀愛一樣，時時需要因應變化而修正彼此。
我看過許多承辦人的工作態度，即使是台清交出品，也只願意固守既有的模式，連文句不通順的簽文內容都懶得改，直接複製貼上，更遑論這些人會去改變制度，我可以大膽的說，願意付出、改變的人通常都會升官，或至少工作效能都在前段班。
很多報章雜誌教人工作術．但大都沒有具體的告訴我們該怎麼實踐，除了基本素養必須不段自我精進外，我覺得最重要的工作術是：必須懂得分辨哪些是重要的工作，哪些不是。工作時間有限，精力跟頭腦要花在重要的事情上，至於不重要的事，則利用零碎的時間處理，或是改變、簡化它，一勞永逸，這在公部門是必須做的取捨，當基層人員能減少雜事，也是同時在推著機關進步。
在開始進入工作狀態前，最重要的是先大致預覽一下手邊的待辦事項，收信也算是預覽的一種，必須查看有無重要事項必須優先處理，然後選幾樣今天必須完成的工作並且排好優先順序，不急的東西，可以改天，甚至安排在某一天再做，如果長官突然交辦新的工作，除非是急件，也千萬不要打亂自己原先的計畫。
「電話」是干擾工作的最大元兇，我知道有人特愛講電話，一接就停不下來，但要能有效工作，減少電話是必要的。來電中，很多人講話沒有重點，這時你必須主動引導他直達重點；有些人表達不夠好，不知道他在講什麼，這時你得有耐心。至於打給別人問事情，自己也必須在合乎禮節的範圍內直搗黃龍達到目的。還有一種電話是自己引來的，某天轉了一個文下去，結果電話一直湧進來，表示你發的文不夠周延，產生很多疑問，所以要減少這類的無意義的客服時間，公文用字遣詞要盡量明確周延。
至於加班這回事，坦白說，除非是工作性質特殊需要常常外勤，或假日因活動需要出勤，加班確實反映出一些現象：
- 機關整體效率差
由上至下溝通不良，沒有建立良好的內控機制；或是，太多雜事，且雜事的作業流程不夠簡化。前者比如，長官常因一點錯字就要退文，然後每個層級的長官如果都修改文稿，來來回回，有時還得當夾心餅乾居間，承辦人整天在浪費生命修改文稿，所以以前的同事常說：「上午送公文，下午改公文。」一天就這樣結束了。 - 分工的問題
可能需要想想是否有勞逸不均的現象？是否適才適所？其實，大多數的工作者都有本位主義，總覺得自己最忙最累，但事實上大多並非如此。分工的問題永遠是世紀不斷的話題，有時候透過職務輪調也蠻好的，讓本位主義稍微破裂。 - 個案問題
某些人特愛加班，然而「加班」在別人眼中看起來存在兩個意涵，其一，顯現出工作能力不足與效率比其他人差；其二，令人懷疑是真的事情做不完，還是為了賺加班費或是補休時數。
最後，我還是推崇把立身處事都以個人品牌的概念去經營，想了解更多有關個人品牌的概念，可以參考我先前的文章：你的個人品牌是什麼？
關於這個專題〉我想改變的不只是體制 x 公共行政
公共行政是一個複雜的學問，作為一個公務人員應當是受人尊重的職業。我贊同不合理的制度或內規應當被檢討，不合適的員工應當被處理，但我想改變的不只是現有體制，我想倡導的更多是職場工作道德與觀念。
