惠莉是一家電子零件貿易商的人力資源管理師，工作內容跟大部份的HR一樣，不外乎處理差勤作業、聘任、薪資結算，並支援一些費用申請作業。
公司已經使用Lotus Notes多年，所以跟惠莉有關的請假出差簽核、人事簽呈、各種報銷作業都在上面填單。無奈系統年事已高，開發新流程或是調整欄位都要透過MIS人員，由於MIS被指派到跟營收有關的專案，這種不痛不癢的小需求，一拖就是4、5個月，讓HR主管跟惠莉十分困擾。具MIS人員私下表示，Lotus Notes的介面老舊，簽核彈性又低，要調整甚麼都要寫code，說實在他們也不太想碰。
部門要的流程自己開發，雲端BPM釋放MIS人力
所幸老闆英明，在跟MIS部門溝通後，依照市場口碑及內部簽核用量，並希望MIS把重心放在銷售系統上，因此決定採用「Agentflow智雲版」來取代Lotus Notes簽核系統，換取更靈巧的流程作業，對惠莉來說是好消息，但挑戰就是各部門要學會開發自己要用的流程，當然也包含惠莉在內。
從恐懼到上手，HR小資女也能開發流程表單
惠莉表示：「抗拒是難免的。雖然號稱不用寫程式，但你要HR接手MIS的工作，根本天方夜譚。」所幸「Agentflow智雲版」提供許多「表單模板」，配合「原廠教學影片」照著做，加上三不五時MIS情義指導一下，第一張請假單就這樣完成了。全程真的不用寫程式，都用對話框設定完成，介面比以前的Lotus Notes漂亮與人性化百倍，只是要先抓到「核決權限表」的邏輯，其他對於我這種完全不懂程式的人，都不是問題。
超級好用的一鍵模擬
說真的，原廠說5分鐘開發一張表單太誇張，因為你會怕，按下每個”確定”都會猶豫。但我覺得熟練之後，半天開發一張表單不是問題，重點你要先把公司內部規則搞清楚。尤其[一鍵模擬]特別好用，你不用怕犯錯，它會自動抓出流程設定時的各種錯誤，你可以隨意填入欄位值、用不同角色模擬填單，它讓你即時觀察到單子送到何人身上? 以及最後會不會順利跑到HR歸檔。
BPM就是專注規劃，不要有技術壓力
對於「Agentflow智雲版」整體評價，惠莉強調：「說實在還蠻簡單的，就當你在還原真實步驟就好了。」尤其像華苓這麼老牌的BPM公司所出品的雲端工具，我覺得已可滿足一般公司90%的簽核需求，大幅加速人事差勤作業時間。現在我會花更多時間跟主管規劃最佳的流程該麼跑? 並著手開發出差及旅費申請流程，最重要的是…不用靠MIS就可以自己調整。這種職務上價值提升是一般HR所沒有的，「Agentflow智雲版」真的幫了大忙。
