如何透過會議管理技巧來提升混合會議效率?

近期因應疫情升溫，許多企業又再度進入分流辦公，若要進行跨部門或是和分公司同仁磋商時，光是確認每個人可以出席會議的時間，就要問個老半天，更何況有些人在家、有些人在公司，只能透過線上會議的方式參與，這樣特殊的混合會議，比單純召開遠距會議還要困難。

你是否有計算過開一場會議，公司需要投入多少成本?最簡單的算法就是：「參加人數x時間x每位員工的時薪」，試算後就會發現這數字非常可觀，以下透過幾個公司必備的會議管理技巧，告訴你如何降低混合會議成本、提升開會效率！

會議開始前必須先做好規劃，召集人需先掌握好會議的核心議題，並通知與會者會議的目的及主軸，有利於在會前準備相關資料。若會議需涉及多位員工甚至跨部門，主持人可以在發送會議通知時，簡短說明會議重點，並提供需要預先閱讀的資料，也讓與會者能有時間分配準備資料的工作。

會議正式開始時，先由主持人先簡述本次開會的議題及目的，若開會當下需要團隊一同提出新想法，應限制思考、討論的時間。會議結束前，主持人須確認每位與會者的後續工作安排，並訂出工作預計完成的時間，利於之後追蹤工作進度。

每次開會都應留下紀錄，可以用來提醒團隊本次的討論進度、確認彼此資訊同步，以及後續議題的參考。一份有用的會議紀錄，最重要的三要素：結論、負責人和跟進點，要讓任何缺席本次會議的人，看到會議記錄就能清楚我們將要做什麼事，誰負責，什麼時間完成，要達到什麼效果。

Lale Meet 是一個企業級視訊會議平台，可協助團隊在兼顧高品質及資安的環境下開會，當必須採混合會議時，最難的就是敲定會議時間，「Lale Meet」 整合「iMeeting」會議管理系統，可自動比對人員的行程是否衝突、顯示可使用的會議室，有效提升會議時間安排的效率，也可直接透過系統來發送會議通知，讓所有參加會議的人員，都可查看本次會議的相關資訊與目的，預先準備相關資料。

在會議進行時，Lale Meet 提供AI逐字稿的功能，系統可自動判斷每位與會者的發言內容，並將聲音轉換成文字，產生即時逐字稿呈現在視窗旁邊，會議記錄人可參照此內容，編輯本次的會議紀錄，不怕有遺漏的事項，也加速文書作業時間。

會議結束後，可將需要執行的工作項目整理到iMeeting會議交辦清單，並分配其項目負責人、訂出完成時間、即時回報工作進度，讓相關人員方便追蹤，透過完整的會議管理，讓每次的開會達到最佳效果！

文章出處 : Lale快報