上半年快過了,該如何開好遠距年中檢討會議?

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轉眼間上半年快過了,大部份的企業都會在七月份的時候,舉辦年中檢討會議。在會議中一方面要回顧上半年KPI達成的狀況,另一方面則需根據現在的經營狀況,來評估與調整下半年的經營策略。因為covid-19的關係,許多企業的業績都受到影響,有些變得更好例如電商,有些變得更差例如餐飲業零售業等等,所以原本年初所擬定的經營策略,需要趁這個時間重新檢視與調整,然而,在無法群聚的情況下,怎麼樣開好遠距年中檢討會議變得更加重要。
那要怎麼樣遠距把年中檢討會議開好呢?我分成兩部份來說明:
一、在遠距操作的部份
建議可以運用線上共創工具Miro, Google Jamboard等軟體進行共創,若因主管較為資深不喜好這些軟體,建議可使用線上開會軟體,例如ZOOM, Webex, Google Meet, Teams 等原先預設的白板與共享功能,並將年中檢討會議所需討論的議題與表單,於會前上傳至雲端硬碟共用。
二、 在年中檢討會議的部份
在年中檢討會議的時間配比上,建議1/3時間用在上半年的總結,2/3時間用在重新評估下半年的經營策略。
在上半年總結部份,必須對比年度計畫與kpi,檢核是否有如期完成,並針對沒有完成的部份,分析可能原因與後續因應做法。在疫情期間分析kpi沒有完成的部份,可能會遇到員工將問題推給不可控的疫情因素,此時,主管必須引導部屬將關注點集中在自身上,思考還可以做些什麼事,以及需要其它部門什麼樣的協助。
在重新評估下半年經營策略的部份,公司必須因應疫情、產業變化等因素,重新評估與調整經營策略。由於是年中檢討會議,故在經營策略評估上,不會像年初一樣,需要經歷完整與嚴謹的策略規劃流程,建議可參考筆者修改自bcg顧問公司所提出的「策略部屋」(obeya) 概念,簡單說明如下:
1. Scan(掃描環境)
整理出所有影響公司經營的內外部資訊,例如產業變化、疫情變化及市場潮流的變化。例:疫情的變化、供應鍊的變化、目標客戶需求的變化。
2. Orient(尋找方向)
運用情境規劃,預想接下來可能會發生的顧客場景,及市場未來可能的發展情境,藉此找出可能的商機。
例:在疫情遲未解封的情況下,許多消費場景會從線下改為線上,例如虛擬醫院、虛擬廚房等,在這些場景的背後就有許多新的商機。
3. Decide(訂定策略)
針對外部環境和情境規劃結果,評估現有的策略是否需要適時的調整,並根據找到的新商機訂定新的策略,接著羅列所需的資源和預算。
例:針對消費場景的轉換,公司需思考現有策略是否需要調整,或訂新的策略。
4. Act(擬定行動)
基於前述擬定出來的策略方向,制定具體的行動計畫,以及檢核計畫成效的指標。
公司的遠距年中檢討會議快要招開了,希望在時間的配當、數位工具的選擇及重要議題的討論上,本篇文章能提供建議供您參考!
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