專案管理最核心的目的就在於「解決問題」，為了達成特定的目標，透過專案管理可以確保團隊在期限內，確實地執行每一項工作，並讓管理者掌握工作進度。當企業需處理某個重要且複雜的工作項目，需要進行跨部門的合作，就可以建立專案小組，將工作內容目標組織在一起，以利提升溝通和協調的效率。以下將介紹專案管理的5大階段，幫助團隊更深入瞭解如何實現更高效的協作。
專案管理的5大階段
根據美國國際專案管理學會（Project Management Institute）所發行的專案管理著作《專案管理知識體系指南》（PMBOK® Guide, A Guide to the Project Management Body of Knowledge），專案管理可分為以下５大階段：
1.專案啟動
此階段主要由專案經理負責，為確保所有準備工作能夠確實完成，首先須定義問題，並提出企劃案，其中可以提到專案的商業需求，以及預計採取的行動。再來需要辨識和此問題相關的利害關係人，像是供應商及顧客等等，並按照此問題建立專案團隊，召開專案啟動會議，接著由專案經理負責居中協調，使團隊所有成員獲得共識，及良好的溝通和管理方式。2.專案規劃
確認專案必須達成的核心目標後，就需要進行規劃，在此階段規劃得愈詳細、設想的層面愈多，對於後續執行時就愈有利，像是執行專案時會使用的資源及遇到的風險等等。在這階段還需要確認團隊成員都瞭解自己所負責的工作，並製作出專案規劃書，讓所有人後續都可按照此規劃確實執行。
一般在做專案規劃時，可根據以下幾個項目釐清目標，以及訂定後續的行動方針：
- What：專案的目標是什麼？要解決哪些問題？是否有限制？
- Why：執行專案的目的是什麼？可以獲得哪些好處？
- Who：專案的重要關係人有誰？執行者有哪些人？
- How：如何執行此專案？如何審核成果是否達到？
- When：每項工作進度的完成時間為何？結案的時間為何？
3.專案執行
為滿足專案的需求，在專案執行階段時，專案經理需根據專案企劃書的規劃，確實分配及驗收所有專案工作，以及運用人資、品質管理等知識來協助推動專案，並避免所有可能會發生的問題。
4.專案管制
在整個專案執行的過程當中，需要不斷的透過追蹤、審查去管制專案的進度及績效，確認各個流程是否有按照原先的規劃執行，並進行記錄、分析和檢討。若察覺和規劃內容出現落差，就必須立刻導正，避免對結果造成影響。
5.專案結案
當專案進入尾聲，在此階段必須確保產出的專案有被確實驗收，以及結案報告、合約或其他相關工作都有被完成。另外，建議將團隊在專案中所使用到的資料或是技術，透過完整的文件記錄下來，可供後續查閱或參考使用。
Lale 辦公協助團隊將專案管理流程系統化
透過 Lale 辦公專業團隊協作平台所提供的協作工具，可協助企業內部展開有效率的溝通，並提高執行專案時的行動力！
1.會議管理
當專案啟動時，需要召開啟動會議並進行跨部門的溝通，可使用 Lale 辦公的會議管理功能快速安排時間，若與會人員有會議衝突就會出現提醒，提升安排效率。另外，每次執行專案時，需要進行多次會議討論細節，結束後可將會議記錄上傳至系統，確保每次的會議都有獲得結論、團隊資訊同步。
2.專案管理
若專案已進入執行階段，則可透過 Lale 辦公的專案管理功能，協助專案經理或是專案負責人即時掌握執行進度。系統可針對各個專案執行和達成情況、投入人力與成本等加以確實記錄，管理者可根據此專案管理系統的數據，隨時調整執行方針，也利於跨部門的協作，增加專案團隊的執行效率。
3.文件管理
專案結案時所產出的各項文件，像是合約、技術文件、規格文件等等，都可以上傳至 Lale 辦公的文件管理系統，系統可根據各個單位設定不同的讀取權限，使得跨部門進行專案合作時，也能夠在具備資訊安全的環境下共享資訊。
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
