專案管理的5大階段,改善團隊溝通及協作效率

2022/11/04閱讀時間約 4 分鐘
專案管理最核心的目的就在於「解決問題」,為了達成特定的目標,透過專案管理可以確保團隊在期限內,確實地執行每一項工作,並讓管理者掌握工作進度。當企業需處理某個重要且複雜的工作項目,需要進行跨部門的合作,就可以建立專案小組,將工作內容目標組織在一起,以利提升溝通和協調的效率。以下將介紹專案管理的5大階段,幫助團隊更深入瞭解如何實現更高效的協作。
圖片來源:Freepik

專案管理的5大階段

根據美國國際專案管理學會(Project Management Institute)所發行的專案管理著作《專案管理知識體系指南》(PMBOK® Guide, A Guide to the Project Management Body of Knowledge),專案管理可分為以下5大階段:

1.專案啟動

此階段主要由專案經理負責,為確保所有準備工作能夠確實完成,首先須定義問題,並提出企劃案,其中可以提到專案的商業需求,以及預計採取的行動。再來需要辨識和此問題相關的利害關係人,像是供應商及顧客等等,並按照此問題建立專案團隊,召開專案啟動會議,接著由專案經理負責居中協調,使團隊所有成員獲得共識,及良好的溝通和管理方式。

2.專案規劃

確認專案必須達成的核心目標後,就需要進行規劃,在此階段規劃得愈詳細、設想的層面愈多,對於後續執行時就愈有利,像是執行專案時會使用的資源及遇到的風險等等。在這階段還需要確認團隊成員都瞭解自己所負責的工作,並製作出專案規劃書,讓所有人後續都可按照此規劃確實執行。
一般在做專案規劃時,可根據以下幾個項目釐清目標,以及訂定後續的行動方針:
  • What:專案的目標是什麼?要解決哪些問題?是否有限制?
  • Why:執行專案的目的是什麼?可以獲得哪些好處?
  • Who:專案的重要關係人有誰?執行者有哪些人?
  • How:如何執行此專案?如何審核成果是否達到?
  • When:每項工作進度的完成時間為何?結案的時間為何?

3.專案執行

為滿足專案的需求,在專案執行階段時,專案經理需根據專案企劃書的規劃,確實分配及驗收所有專案工作,以及運用人資、品質管理等知識來協助推動專案,並避免所有可能會發生的問題。

4.專案管制

在整個專案執行的過程當中,需要不斷的透過追蹤、審查去管制專案的進度及績效,確認各個流程是否有按照原先的規劃執行,並進行記錄、分析和檢討。若察覺和規劃內容出現落差,就必須立刻導正,避免對結果造成影響。

5.專案結案

當專案進入尾聲,在此階段必須確保產出的專案有被確實驗收,以及結案報告、合約或其他相關工作都有被完成。另外,建議將團隊在專案中所使用到的資料或是技術,透過完整的文件記錄下來,可供後續查閱或參考使用。

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透過 Lale 辦公專業團隊協作平台所提供的協作工具,可協助企業內部展開有效率的溝通,並提高執行專案時的行動力!

1.會議管理

當專案啟動時,需要召開啟動會議並進行跨部門的溝通,可使用 Lale 辦公的會議管理功能快速安排時間,若與會人員有會議衝突就會出現提醒,提升安排效率。另外,每次執行專案時,需要進行多次會議討論細節,結束後可將會議記錄上傳至系統,確保每次的會議都有獲得結論、團隊資訊同步。

2.專案管理

若專案已進入執行階段,則可透過 Lale 辦公的專案管理功能,協助專案經理或是專案負責人即時掌握執行進度。系統可針對各個專案執行和達成情況、投入人力與成本等加以確實記錄,管理者可根據此專案管理系統的數據,隨時調整執行方針,也利於跨部門的協作,增加專案團隊的執行效率。

3.文件管理

專案結案時所產出的各項文件,像是合約、技術文件、規格文件等等,都可以上傳至 Lale 辦公的文件管理系統,系統可根據各個單位設定不同的讀取權限,使得跨部門進行專案合作時,也能夠在具備資訊安全的環境下共享資訊。
圖說:Lale辦公會議管理 / 專案管理 / 文件管理,素材來源:Freepik
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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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