5%一流人才的超效時間術

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忙碌的你,是否每天都覺得時間不夠用?工作是否常需要加班才能完成進度?這很大的主因並不是因為你能力差,只是沒有找到更簡單的方法而已,有些事情是可以用2成的努力,達到8成的效果。


這本由幸福文化所出版的書籍,作者越川慎司曾在日本微軟擔任業務執行總監,在2017年成立商務改革顧問公司,充分利用IT技術,實踐全體員工週休3日,2018年起就讓旗下超過1000名員工,幾乎都以遠距方式辦公。


作者一開始就提到,為什麼94%的上班族會覺得時間不夠用?甚至有74%的人反對強制性不能加班,純粹是因為工作做不完。只憑毅力與體力努力工作是無法解決問題的,這只在年輕人上行的通,青春是有限的,很難長期維持下去。


大多數的上班族都在努力減少花在寫告或說明資料的時間,用八小時解決了原本要花十小時的工作,就算是工作效率好了嗎?但5%的菁英可不認為這是從本質上省時的作法。


菁英們了解,一旦沉浸在達成小目標的充實感中,就容易忽略原本的目標,所以不認為偏離最終目標的省時有任何價值。他們認為,工作項目必須目標明確,確認工作項目的必要性,規劃出最低限度的流程後,才開始著手進行。


他們認為工作效率最好的時候,並非是節省下多少時間,而是放棄那些難以做出成果,或是對達成目標沒有太大影響力的工作時。避免沒必要的事情,不將任何時間花在沒必要的作業上,只將心力投入對目標達成有影響力的工作項目。


作者在書中列出了12點大部分人意外卻有效的菁英時間術,譬如不在午餐時段進食、讓低風險低報酬的成果積少成多、執行過程中會暫停一下、將資訊轉化成洞見才能打動人、排除會削減熱忱的工作、與短暫外出足以提升工作效率。


就以不在午餐時段進食來說,菁英認為利用中午時間午睡會比用餐來的更重要。利用午餐時間,找個安靜的地方閉目養神,慢慢放鬆身體。只會在午後短暫休息一下,攝取水果或飯糰來補充營養,吃太多反而帶來睏意。


他們會在午睡前飲用咖啡,因為午睡騙客戶,睏意仍未散去的話,會使他們較慢進入下午的公工作狀況,由於咖啡因在喝完的30分鐘左右才發揮作用,所以只要在午睡前喝的話,便能馬上進入工作狀態。


作者觀察,一般員工與菁英的不同之處有幾點,平常認真工作的一般員工,有些是屬於緩慢啟動型,行事步調偏慢,總等到沒辦法如期完成工作時才向旁人求助,也因疲於奔命而延誤到下一個工作。


還有一種是過度慎重導致負面循環型,推展工作時,會仔細調查到接受為止,過程中若產生任何質疑就隨時調整,反覆進行確認與修正,卻遲遲沒有進展,最後為了趕上截止期限,有時候會發生草草收尾,品質不一的情況。


另一種是起步爆衝型,一開始幹勁十足,一鼓作氣成功站上起跑點,工作時不休息也要繼續衝刺,但過程中因為身心俱疲不得不休息,又花了不少時間恢復精神,導致進度不斷落後,一回神發現早已過了截止期限。


而菁英的工作模式也有不少共同點,大致整理可以分為以下六點:


  • 接到工作後,迅速展開行動。
  • 和委任方針對應完成內容達成共識。
  • 從目標反向推算,決定最低限度的流程。
  • 打散各步驟要處理的工作項目。
  • 避免長時間工作,安排足夠休息時間。
  • 在期限之前完成工作,並提早著手下一個項目。


最後作者提供了一個轉化為菁英模式的ABC按鈕,(Accept)分別是接受過去的浪費行為、(Build)打造持續下去的儀式、(Concentrate and Continue)跟目標有關的工作項目,保持專注,繼續下去。


首先,先接受過去的行為來改善問題癥結,然後肯定現在的自己。不少靠努力和耐力在公司熬夜加班的人,流於陋習,忘記提升成效才是首要目標,如今已很難做出甚麼成績了。我們要接收否定過去認為合理的浪費行為,並找出改善行為的方法。


知道問題後,建立一套迅速採取初步行動的流程。許多菁英在正式開始工作前,會進行一到兩項具儀式感的行動,來達成自我暗示的效果。譬如有的人會在喝完一杯手沖咖啡後才上工,有的人一到公司會先整裡桌面再開機。設法建立縮短進入工作,增加行動量的固定流程。


最後就是保持專注與持續下去,人的時間、精力和專注力是有限的,為了徹底將有限的時間與精力集中在工作上,平常就會要求自己做好情緒控管與捷徑工具的運用。


會造成妨礙的煩躁感和精神壓力都要盡量排除,這些感受會耗費多餘的情緒能量,儘管人很難無時無刻對工作保持高度熱忱,因此妥善管理焦慮、不安等負面情緒,會是持續工作的重要課題。


菁英會善用數位工具來達成工作自動化,有些重複性的作業,或是常使用的功能,可以利用數位工作來讓電腦瞬間完成某個項目,或是工具軟體來減少完成工作的時間。


這本書不只是講作者的觀察與理論,後面半本書會將作者所提到的理論實踐化,如何確實實踐前面所提到的ABC按鈕,讓自己轉化成精英工作模式,不只是工作上,作者還將ABC按鈕概念應用到個人生活與組織團隊,徹底讓自己的生活、工作、與組織都運作得更有效率。


博客來:https://www.books.com.tw/products/0010963697





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這是我寫在《散戶進化入門》這本書的推薦序,作者是棒喬飛,這是他的第二本書,他的第一本書是分享他的成功存股經驗,而第二本書卻是在講他轉變成指數化投資方式了,為什麼呢? 十幾年前剛開始投資台灣股市時,我也是懵懵懂懂的,先從翻財經雜誌與看財經媒體找投資標的,到買書研究各種技術指標分析,大賠過後又
越來越多人願意投資美股,除了ETF,還有很多個股也相當吸引人,像是蘋果、特斯拉、麥當勞等等世界知名的企業,台灣券商的複委託就可以直接下單購買美國企業股票,但到底該買哪些公司,一直都是個難題。 這本由高寶出版的韓國翻譯書籍,作者是李朱澤,以他20幾年美國移民者的經歷 ,分享他過去投資韓國與
生活較積極的人,常會希望自己每隔一段時間就能有所成長,而這段成長與學習,可以是透過書籍或是自身的人生經驗來獲得,若想要獲得爆發式的成長,你應該要有意識的推自己一把,跳出舒適圈,來讓自己成長。 這本書是由幸福文化所出版,作者李栩然擅長寫個人成長與職場進階文章,他希望藉由這本書來幫助讀者從底層
你過去可能有聽過,複雜的事情簡單做,你就是專家;簡單的事情重複做,你就是行家;重複的事情用心做,你就是贏家。投資也是,看似很複雜的一件事,其實就只有幾個核心原則,觀念簡單,但執行困難。 這本書是由聯經出版社所出版,內容分為投資理念、投資方法、投資風險與投資心理學等四個部分。內容提到了許
這本書是由幸福文化所出版,作者是韓國的朴成賢,又被稱為韓國富爸爸,從金融海嘯賠掉5000萬韓元,到目前身價70億韓元的資產家,透過股票、美元、不動產與經營個人品牌,在18年的社畜後成功財務自由。 作者表示,投資,是最有效率的致富捷徑,我們工作賺錢,也讓錢為我工作,即使是勞務所得,也並不是都比資本所得
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