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職場日誌｜好想準時下班ヽ(`Д´)ノ如何提高工作效率

我要認真生活ヽ(`Д´)ノ

2024/01/16閱讀時間約 4 分鐘

"好想準時下班ヽ(`Д´)ノ " 相信這一定是許多社畜上班族的內心話，每天要處理的工作如此繁雜，而且每次都耽誤到下班時間，長久下來身心健康都會受害。不過有的時候並不是工作多的問題，而是效率不夠高的問題，究竟要如何提高工作效率呢? 趕快往下看看吧!

制定工作進度表或工作行事曆

我在上班前會先用紙本記事本規劃自己一天的待辦事項，除了讓自己清楚知道今天必須完成的事以外，更重要的是審視安排的行程是否合適，比如說 : 今天須與廠商開幾場重要的會議，估計會花費相當多時間，那今天就不適合再安排企劃發想、財務會計等繁重、需要大量消耗精神的工作，原因是連開幾場會議後會感到很疲憊，再從事需要高度專注的工作會導致工作上頻繁出錯，反而讓工作效率降低。

再來，預先規劃可以讓你清楚每件任務目前的進度，與任務的輕重緩急，例如 : 〈蒐集社群素材〉，若不是等等就要發文，那可能就不是最緊急的事，但是需要每天累積一些，才不會到發文時苦無素材可用，所以需要安排進每天的工作項目，每天花一點時間蒐集一些。

第三點(想不到還有第三點吧w)，當手上有許多案子同時進行的時候，很容易會忘記某個案子的進度到哪裡，若每次都要回頭翻找資料查看案子進度再繼續執行的話，會花費很多時間，所以每天整理並記錄工作進度就可以幫助自己快速地回想，免去資料翻找的時間。

Marissa Grootes on Unsplash

若不喜歡用紙本，也可以使用excel或是線上行事曆軟體，幫助自己規劃工作進度

專心完成一件事再處理下一個

相信大家很常遇到工作做到一半時臨時接到另一項任務，可能是主管命令又或是同事請求協助，除非這件事很緊急必須當下完成，不然其實你可以先將這件事記著，先完成自己當下正在進行的事，再去處理新的任務。如此一來你既不會有事情處理到一半還沒完成的壓力，也不會等到要回頭處理本來的工作時，需要再花時間回想剛才的進度。
接到新任務的同時，也可以先評估自己的工作量，若接下這份工作，自己的工作能夠如期完成嗎? 如果是主管交辦的任務，怎麼樣也推辭不了，也一定要先詢問這項任務的完成期限是什麼時候，或是與主管協調繳交期限，方便自己安排工作進度。

利用零碎時間處理簡單的雜事

我目前從事課務行政工作，因為學員上下課期間都需要進行教室清潔，或在櫃檯處理學員與家長們排山倒海的問題，所以在工作中很容易遇到上下課前十至二十分鐘這樣無法完成一件工作的零碎時間，這時可以處理需要大量時間累積的簡單事項，例如 : 去打兩三通招生電話、社群素材收集等。別小看在這些瑣碎時間裡做一兩件小事的效益，一整天累積下來會發現自己推進了很多工作進度唷 !

Arlington Research on Unsplash

專注在工作上，連一點瑣碎時間也不能放過 !

提早準備收尾

如標題，我們的目標除了增加工作效率，也要準時下班(這才是最重要的w)，畢竟有適當的休息才有好的生活品質與工作效率，所以建議下班前一個小時，除了繼續完成手邊上沒有完成的工作，同時也要開始準備收尾，例如 : 服務業員工可以開始盤點貨品與進行簡單清潔，上班族則可以著手記錄今天的工作進度，並提早規劃隔天的工作事項等。這樣才不會到快下班的前一分鐘才開始東忙西忙，耽誤到下班時間。

適時休息

在日劇《重啟人生》中，女主角身為一個電視台幕後人員，為了提前完成工作，便主動送上小茶點給演員們，並提醒大家好好休息，最後成功如自己預期地順利完成拍攝。由此可見，適當休息是非常重要的。
除了午休時間，也可以使用時下流行的「番茄鐘」，一個番茄鐘代表每工作二十五分鐘休息五分鐘，完成四個番茄鐘就享有一次十五至三十分鐘的長時間休息，讓自己在工作之間不要太累以外，也幫助自己在休息完後更專注於下一階段的任務。