書評│如何提升工作效率？比起時間管理，你更需要的是管理自己──《最有生產力的一年》
本文重點
1.唯有在管理好自己的專注力與精力，時間管理才會有意義。
2.練習一次只做一件事，鍛鍊專注力肌肉，才能在處理事情時更加沉著與有條理。
3.如果現在不養成運動與睡眠的習慣，我們所犧牲掉的時間，會在未來不斷反嗜我們的生產力。
時間能夠被我們「管理」嗎？
如果你問200年前的人什麼是「時間管理」，他們肯定聽不懂，因為當時的工作型態不需要將時間以半小時為單位劃分。現在，只要你google它，就會看到網路上一堆人在分享有關的訣竅，包括訂定計畫、準確執行、提升效率等。
為什麼我們需要時間管理？很顯然，隨著工作型態的轉變與充斥在身邊的誘惑，我們疲於將更多的待辦事項放入一天的行程中，卻常常一個也做不好。另外，在知識經濟的時代，上班與下班的界線日漸模糊。於是，我們期待有掌控時間的能力，將每分每秒好好運用，在學業或工作上獲得成就。時間管理儼然成為「很會利用時間做事情」的代名詞。
然而，在幾個月前，我想到一個有點哲學的問題：時間能夠被我們「管理」嗎？很幸運地，當我翻開這本《最有生產力的一年》（The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention and Energy），算是解答了我一部份的疑惑。書中指出，
唯有在你了解自己一天有多少精力和專注力，並且決定你想要完成的任務之後，時間管理才會變得重要。（頁119）
另外，我們沒有辦法「管理時間」，因為時間滴答地走，完全不受我們控制；但我們可以管理自己工作的時間，在對的時間做對的事情，去創造價值。
這就是本書有趣的地方。要做好時間管理，不是要學管理時間的技巧，而是將專注力與精力放在對的地方，創造最大效益。
換言之，唯有在管理好自己的專注力與精力，時間管理才會有意義。
作者Chris Bailey花了一整年身體力行、研讀各種文獻，只為了研究如何提升生產力，他甚至被TED封為「史上最有生產力的人」。在閱讀的過程中，你不會覺得他是一位成功勵志大師，反而用親近、幽默的口吻分享自己失敗的經驗，並邀請我們去挑戰可以提升生產力的行動。
書中的每章最後，都附上一個挑戰，讀者可以挑自己需要或有興趣的來執行。我就本書整理了三個很棒的觀念，分享給大家。
一、生產力不是你做了多少，而是你成就多少
首先，生產力不是你做了多少，而是你成就多少。不知道你有沒有一個經驗，你一整天下來做了很多事情，但到頭來卻很空虛。我們常用「忙碌程度」來定義自己的生產力，以至於產生一個「很有效率」的錯覺。畢竟，如果不說服自己真的有做些什麼事，那我花的這些時間的意義是什麼？然而，你可能忙了一整天，真正重要的事情卻沒做完。
倘若忙碌沒帶給你任何成就，它就不等於效率。（頁124）
作者建議，我們可以縮減工作時數，規定自己在一定的時間內完成。如果要花兩個小時準備一個簡報，就限制自己只能做一個小時。時間的有限，可以有效發揮投入的專注力與精力。這項技巧要搭配的是，在自己的「生理黃金時段」做重要的事。將你白天精神最好的時段「分別為聖」，去執行最需要耗腦力的工作，才有辦法事半功倍。
說到底，你能夠完成更多的工作，不是因為你的時間很多，而是你有辦法管理好自己的狀態。
二、培養專注力肌肉：一次只做一件事
第二，培養專注力肌肉。根據研究，多數人在工作，只有53%的時間是處在專注狀態。另外，我們在工作時平均每11分鐘就會被打斷一次，但恢復專注需再花25分鐘。除此之外，長期被外界刺激干擾，會造成大腦的記憶力受損，進而使工作效能變差。
在24小時不斷掛在線上、訊息不斷跳出的時代，我們該怎麼培養專注力呢？
與其鍛鍊意志力（沒有用，你知道的），不如試著遠離影響源。例如，關掉手機所有APP的通知，或直接把它放到你看不見的地方，尤其在「生理黃金時段」更需要如此。畢竟，25分鐘的時間非常寶貴。
另外，練習一次只做一件事。不只是工作，甚至是吃飯、聊天、滑手機、看書、追劇，都試著讓自己在那段時間只做那件事（無論時間多長）。這樣的訓練看似微小，但卻無形在鍛鍊專注力肌肉，在處理事情時得以更加沉著與有條理。
三、增強精力：改變運動與睡眠的習慣
第三，增強精力。人的身體就像電池，除了要好好充電外，更要成為有續航力的電池。很多時候，不是自己的能力差、專注力不足，而是沒有足夠的體力與精神去完成認知需求高的任務。
作者指出，我們要學習好好運動跟好好睡覺。我們都知道，運動的好處非常多，包括緩解壓力、提升專注力與創造力、提振心情；我們也知道，睡眠不足造成的後果是多麼可怕：更常犯錯、心情更不好。
我們會習慣犧牲睡眠與運動的時間，來完成還沒完成的事情，但這只會造成明天效率更差的惡性循環。短期來看，你可以多做三十分鐘而完成更多的工作，犧牲的卻是隔天的體力；但長期來看，若將這三十分鐘投資在運動或睡眠上，你所獲得的生產力卻遠遠超過三十分鐘。
當然，知易行難，我們都需要建立習慣，從微小的事情來累積（延伸閱讀：你就是你的習慣──從《原子習慣》談身分認同與行為改變）。例如，從每天走路10分鐘，或執行一個小小的睡前儀式開始。
關鍵是，如果現在不累積，我們所犧牲掉的時間，會在未來不斷反嗜我們的生產力。
結語：比起時間管理，你更需要的是管理好自己
若要我用一句話總結本書，那就是：比起時間管理，你更需要的是管理好自己。時間終究無法被管理，但我們可以決定怎麼生活，有紀律地去培養專注力與精力。或許，我們都該捫心自問，是否常被時間追著跑，而「沒有時間」去思考自己的熱情與理想？
我們都習慣把「太忙」當成藉口，或是把問題外部化成工作性質或主管的問題。然而，在抱怨之前，我們可以試著往後退一步去審視自己的生活模式，並思考如何突破被時間綁住的痛苦。
《最有生產力的一年》不是最終解答，但它給了我們一個看待時間管理的新觀點，值得我們去閱讀。
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本文係由國泰世華銀行邀稿。
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