你平常會做專案筆記嗎?不知道你有沒有這樣的經驗,突然又遇到半年前一樣的問題,你記得做過,但是卻沒有任何資料可以幫忙,只能自己重頭做一次,超級浪費時間。
作者長期使用筆記系統提高生產力,讓筆記成為第二個大腦,使得大腦可以專心思考。這本書就是作者參考了卡片筆記、子彈筆記、PDCA、PARA、GTD,設計出一套揉合各家所長的以任務為導向的筆記。
我你對筆記的印象是什麼呢?是老師在講台上面講課,你在課本上抄抄寫寫的內容嗎?那感覺出了社會之後,就不會再碰到筆記了。
但是作者認為,如果你不寫筆記,其實很容易意識到自己做事情會漏東漏西,甚至發現自己的工作流程一團混亂,搞不清楚輕重緩急,或不知道下一步應該做什麼。
在職場裡面,混亂的工作、臨時的事項、爆炸的資訊,這些就像社會射向我們每個人身上的子彈,為了不要被射成馬蜂窩,我們就需要打造自己的防彈系統,而防彈筆記就是為你準備的。
作者在職場工作了10幾年,累積了數百則的行政任務筆記,這些是他工作裡面的經驗的結晶,只要下次有遇到一樣的事情,就可以馬上調用出來,省時省力的把任務完成。這其實就相當於借用過去自己很認真的狀態的經驗,讓現在躺著做都可以做得很好。
而防彈筆記的特色是什麼呢?
因為是以任務為導向,所以不會多個任務的事項糾纏在一起,而如果你也能看到每個任務達成的進度時,自然你就可以更聚焦在那些真正要完成的任務上面。
你的筆記就是過去你的思考結果,那麼你是會把一件事情重複思考100次?還是你會把這件事情往下思考100次?後者就相當於每一次新的思考,都是站在過去的經驗做更深入的探討。
任務筆記能夠更好的反思與回顧,因為隨時可以把這個任務的一部分拿出來用在新的專案上,但是如果你的筆記就是一大堆資料的連結,等到其他專案需要的時候,你可能也懶得找,或也找不到了。
執行工作一定都會有很多的變動、意外、新增,這個時候就只要到相關任務的筆記修改就好了。
① 集中:把資料全部放在同一個平台,不再需要回到郵件、APP、文件、電話、會議、口頭交代、心中思考等不同地方到處尋找。
② 處理:把資料對該任務有幫助的部分獨立出來,放上去。
① 為誰而作
要追問這件事情是為了誰滿足什麼目的而做的。比方說你可能常常會接到這樣的事情,讓你下禮拜五交一份產品報告,也許你就把它新增到你的行事曆或是待辦清單,但是如果要做得更好,其實應該要做的事情是要問對方想要怎樣的商品報告?是要給誰看的?給老闆看的跟給客戶看的會一樣嗎?
② 如何量化成果
如果問出目的之後,還要再確認目的的精確性,像是時間、金錢、數量或其他特殊要求。
③ 風險管理
為什麼計劃總是趕不上變化,會不會只是計劃沒有考慮到變化而已,所以如果我們預先思考出現這些變化應該要怎麼辦,是不是就可以更好的處理掉?
比方說:是否所有的資料都在我這邊?如果沒有的話我應該跟誰拿?或是如果計劃想不出來,有沒有備案?如果老闆要我們口頭報告或是提早需要這份資料,是不是應該提早幾天做好?
① 確認下一步:在現在的狀況以及問題,列出立刻可行的下一步行動。
② 測試行動:將心中所想做成最小可驗證的半成品跟客戶或老闆確認。不然到時候方向不對,努力白費。
③ 執行行動:確認方向沒問題之後,馬上執行
防彈筆記是任務為導向的筆記,也就是問題導向,在作筆記的過程中就能讓人更有產品思維或結果的意識,也因為看得到自己最終的成果,所以會有更多的目標感。
卡片筆記是以知識管理為目標的筆記,講究的是讓知識單位化,再彼此連接,你可以看到單一知識的蜘蛛輻射網是長怎樣子的,而把網狀結構梳理成樹狀結構,再寫成文字,這就是一篇文章了。
所以防彈筆記跟卡片筆記除了目標不太一樣以外,其他形式上算蠻接近的,只是防彈筆記是以任務為導向,就是你做的所有的事情,小到要遠距上班的軟體硬體配備怎麼用,大到公司計劃案都可以用防彈筆記的方式去記錄,並且防彈筆記有集中處理的步驟,所以可以做到不窮不漏,所有的資料都在那邊,不怕找不到。
這本書讓我學到開始做專案筆記,我自己之前常常做完一件事情之後就算了,直到過幾個月遇到一樣的問題,又要再痛苦一次,這時就會很懊悔自己沒有作筆記。
或者另一個情況,同個專案的資訊源太多,你要怎麼處理非同時、非同地、非同人的各種訊息,找完line找電腦本地,然後再找信箱再看goole drive嗎?能不能再更高效?
也就是這兩種實際的例子,讓我覺得我必須要開始做專案筆記。但專案名稱可以很小:像文章要怎麼編輯、做YT影片的各種面向、打遊戲怎麼打最省時之類的。
如果你之前有認真研究過卡片筆記的話,讀這本書會吸收的很快。同時,其實人每天會有成千上萬則想法,但是很容易就忘記了,可是如果記錄下來,有一些可能是其實還不錯的靈感。
而作者就會把心中的靈感,先置入在暫存筆記,有空再把它整理到適合的任務筆記裡面,比方說上班想到休假的時候,可以跟兒子去打棒球,可以先記錄上來暫存筆記,之後整理再歸檔到陪伴小孩玩耍的任務筆記裡面。
因為我現在平常也會記錄一下自己生活的一些經驗隨筆,但是完全沒有脈絡,看到作者是這樣處理心中的小思緒之後,我覺得有很多可以借鏡的部分。
「防彈筆記」旨在提高生產力和更好地管理任務。作者透過長期使用筆記系統,以任務為導向,提供了一套綜合性的筆記系統,幫助大腦能更專注於思考。
❶筆記特色:
❷筆記流程:
防彈筆記以任務為導向,強調以專案管理。卡片筆記則更注重知識管理,將知識單位化並相互連結。所以防彈筆記適用於想提高生產力和想要更好地管理任務的人。它能夠有效地記錄和管理訊息,幫助大家以更清晰的思考和行動。