最近，因應有員工離職，所以我每天早上都必須瀏覽人力銀行網站找合適的人才。突然，Wechat一直閃閃發亮，是採購主管Muriel敲我。他說他把我加入了一封信中，業務單位一直逼付款，他覺得不妥，所以把我加進mail裡。
難怪我聽到業務主管Jimmy親自下樓來協調事情的聲音，大概是因為看到Muriel突然將信件抄送給我，所以很緊張，怕我等會兒有意見，所以趕快親自下樓來了解採購單位一直不認同的重點在哪裡。
就說我很恐怖吧。我長期以來刻意保持的風格。雖然我平日嘻嘻哈哈的，但公事上一旦有抄送給我，皮就要繃緊一點，有狀況我一定會直接提的。通常也講不過我，所以最好要在我出意見前趕快協調好。
今早是發生啥事呢？
業務有自己找一家廠商做「樣品」，沒有經手採購單位，自己跟人家談了一堆條件，談好了之後就pass給採購單位，要採購單位盡快付款。
MAIL是這樣寫的：
截自mail
採購主管Muriel回覆這封信時就直接在信上把我抄送進去，然後在wechat上問我意見。我說「付款當然是依照程序來走，他應該是先了解程序，而不是先做了再請大家配合」。
因為有我的意見做後盾，所以這件事最後就是按採購單位的流程走。
這個案例有很多要釐清的地方，因為公司的付款流程「絕不是」完全這麼硬綁綁。
通常，「請廠商打樣」不會有什麼叫做「很趕」的情形。會「很趕」一定是有誰中間連繫出狀況，耽誤了時間。但通常溝通時都不會承認「前面有出狀況，所以希望後面幫忙配合」，大多都是直接說「很趕」，「廠商要求」，所以要各單位做到。
因此遇到這種事情，若是我出手處理，就是要「先弄清楚狀況」。
是我方有疏失，還是對方很鴨霸。因為我不能讓大家以為「付款是隨時可以付、想付就付的」，我必須讓他們清楚知道，希望財務單位配合是需要付出代價的，你不誠實交待來龍去脈，我就不可能配合，因為【沒有道理在面對廠商時需要低聲下氣、委屈求全】。
因此，如果「不趕」就絕對是照流程走，採購單位會好好審核相關文件與條件。
會需要走例外流程的，就是「前面溝通有出問題」的狀況。
由於是「樣品」，通常是「小量」，金額不大，原則上，責任單位「真的覺得勢在必行」，就可以自己付款，當作是你自己先墊付。然後走「零用金請款」的流程。
確實，沒有硬性規定一定要員工墊付，這個公司也絕對不會「強制」要求的。當部屬不想墊付，主管也不想墊付，那就是走「公司請採驗正常流程」。
就是這樣的邏輯。
你不能讓採購單位跑一個「他們完全無法過問」的流程啊！！簽名的是他們耶。這道理明明就很簡單，我拿一個合約給你，跟你說條件我都談好了，你只要簽名就好，你不要看。你會簽嗎？
業務單位可能覺得太硬，但說實在的，又沒有不可變通的作法，你自己不願變通，就不要逼人做「不按流程走」的事嘛~~~~要是很有把握，那這件事【放在檯面上講】，業務單位應該也不會緊張才對。基於此，所以一旦有爭議案件，Muriel都會把我抄送進去，有時我甚至連信都還沒打開看，事情就已解決了。
我的名字具有非常強大的「恫赫力量」。XDDDD
且這種事要鬧到老闆那裡，第一個被罵的一定是業務主管。擔當在哪裡？小事還要搞這麼大。薪水沒有給那麼少吧。更何況，該走採購的流程，你要跳過採購自己去接洽，這一定是很可疑，且容易造成後續問題的。
1. 你和廠商談的條件有沒有「中飽私囊」的可能性？
2. 你認識的廠商也沒有採購單位多，你有做過完整的詢比議程序嗎？
3. 你有做過廠商的信用調查嗎？
4. 由於是中國的廠商，你有了解過成為正式訂單後的付款流程怎麼走嗎？不要最後確定跟他們合作之後，結果他們不能走正式報關，不能收受外幣，那不是搞笑嗎？
5. 而你為什麼堅持要自己去做？去談條件？你是業務，又不是採購，你工作這麼閒嗎？你不把時間花在業績上，去搶採購的工作做是幹嘛？
是不是？我覺得這些問題都很有道理呀~~~
Canva
🍀2022/4/12原發佈在其它平台，於2023/10/31遭到不合理對待後，決定將文章遷移至此。
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