📚 書｜無印良品成功90%靠制度｜2018｜商學｜建立SOP手冊的思維
來源：天下文化 書籍《無印良品成功90%靠制度》
基本資料
書名：無印良品成功90%靠制度：不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理
原名：無印良品は、仕組みが９割：仕事はシンプルにやりなさい
上架：2018年
類型：商業、商學、經營、管理
原作：松井忠三
出版：天下文化
簡介
會長松井忠三身負重任，接下持續衰退的無印良品。
為了挽回慘烈的營收與降低龐大的庫存，會長大刀闊斧地進行改革，並透過「店鋪指導手冊 MUJIGRAM」和「總部的業務標準書」兩本內部手冊，建立出現今遍佈全球的無印良品。
觀後感
這本書可以一窺日本無印良品的內部制度。
一直以為無印良品從以前就是現在這風格，看完書才知道現在這風格是歷經崩盤危機的改善而來的。
早期的無印每間店鋪都有各自的陳列方式，依據各家店長的偏好展示；不管是總部還是門市都完全無系統化管理，所有的知識經驗都掌握在員工身上，一旦有人離職就會發生人才斷層，公司便要花費大量心力來重新培訓新的員工。
為了改善著混亂局面，重新塑造出一致的企業文化，新任會長大刀闊斧地進行改革，走訪各家店舖、親自與第一線員工交談，收集上萬份員工意見，參訪了其他企業，耗費5年，最後建構出屬於無印良品自己的指導手冊「店鋪指導手冊 MUJIGRAM」和「總部的業務標準書」。
本書重點放在兩本手冊上，類似於SOP標準作業程序的建立，進階版的工作說明書，內容精確完善，手冊的製作著重於淺顯易懂，讓每個看過的同仁在做相同工作時也能完美複製工作流程，深入淺出，透過圖文並茂的方式呈現，納入第一線人員多年的經驗與智慧，造就手冊能完全貼合現場的實用性。藉由這個制度的建立，日本無印從每間店陳列風格不一走向一致化，大幅簡化差異性，也成功確立了簡約、樸實、木質調的日式風格，營業額也開始慢慢地回升。
作者提到透過「兩本手冊建立制度」後獲得了5大回饋，分別是「累積知識和經驗來提升工作效率、不斷改善組織進步以建立公司好體質、提升員工訓練的效能、建立共識和共同願景、重新思考工作本質」，是各角度全方面的改變，為公司帶來脫胎換骨的效果，因此非常推崇各公司建立屬於自己的手冊。
筆者也曾建置自己的工作SOP，受益匪淺，因此非常認同SOP的實用性。SOP是種建構內部資料庫的概念，建立屬於公司的智慧資本，這種無形資產的創造剛開始會耗費相當的人力與時間，制度完善後，後續受益無窮，也能加速工作上手的速度。但沒有體驗過SOP產生的好處，就無法想像後續的便利性，這也是SOP在推行時經常會遇到的阻礙。
另外，筆者也很認同作者建議「每間公司該建立自己流程」，但可惜的是很多公司領導層並不這麼想，多數高層都會覺得那些工作流程講一講就好了，幹嘛要弄文件、弄表格、弄流程圖出來，覺得效益不大，又自找麻煩，就不願意推動。殊不知實際上教導者根本沒有足夠的時間來指導，光忙自己的工作就沒時間了，指導通常也都草草了事；當新人遇到問題去提問，問問題的次數多就不耐煩，最後就嫌棄新人怎麼這麼笨；甚至有些問題指導者自己也不明白，或是不同主管對相同事情有不一樣的做法，這都很讓下屬不知所措，只能默默忍受責罵，形成不好的職場氛圍，易使員工離職。這類事情經常發生在各領域的職場上，筆者看過、也聽過太多了。有些事情弄張表格、弄個流程圖就可以輕而易舉地讓彼此理解，但守舊派就會覺得幹嘛這麼麻煩，總是用「多問幾次就好了、做久了就知道」來打槍，但等到提問就會被講「來多久了？連這都不知道！」等等輕視的語氣，真是自相矛盾。
而無印良品的手冊有別於一般的SOP，特別強調以下幾點：
- 指導手冊對每一項工作都先說「為什麼有這項工作存在『意義』」。
- 怎麼做與希望實現什麼，引導員工不偏離工作核心與重點。當理解作業意義時，就容易找出問題點和改善點，也會促進員工思考該如何做事。
- 依據以下四點編寫：何謂「XX(工作項目)」：是什麼？為什麼？何時做？誰來做？
- 淺顯易懂，讓不同的人在閱讀之後做出相同的判斷。細節到商品正面該朝哪擺都寫得一清二楚。
除了透過手冊來建立制度外，會長對內也要求須多改善事項，包括「桌面整潔、寫下工作的完成期限、徹底執行『晚上六點半下班』、傍晚不交辦工作給他人、提案書只要一張A4雙面紙、不開徒具形式的會議」，降低那些耗時又效率不彰的事情發生，並改善不良的工作環境，增添部屬們留下來的意願。
本書蠻容易懂的，推薦對「經營管理、SOP、工作制度建立、商學」相關領域有興趣的人來閱讀。
題外話
🎞️ Wisdom Bread｜「安靜離職」到底好不好？ 2024/01/27
1) 沒有任何文化是完美的，即使是好的文化也會有問題，不好的文化也會有它的優點。 2) 重點在於管理自己的期望值，對自己坦誠，也允許自己改變
3) 勞資雙方想法上的落差造下產生的文化。期許勞資雙方能互相坦誠，面試時除了聊履歷，也能聊聊「你希望在工作和生活上取得怎樣的平衡？」、「你如何看待工作？」用更開放、正向的態度討論
金句
制度就是商業的結晶，將過去的經歷去蕪存菁，最後落實成企業的最佳實務，但這些累積的知識都是口耳相傳的莫會知識，一定要明文化，才能達到知識擴散的效果，這些明文化的做法累積起來就是制度。
古語：不以規矩，不能成方圓。
無論身處在何種產業、何種位置，重視制度都是一種有助於把工作做好的思維。
執行95%，計畫5%。
與其有一百分的分店，還不如讓所有分店成為「八十至九十分」的及格分店，這樣反而能組成更有戰力的團隊。
重點在於，是不是具有解決問題的執行力。鎖定問題點後，就要探究問題背後的結構。問題不會只因為「景氣不好」、「員工幹勁不足」這類因素就發生。假如推給這些因素，不去探究問題，就是停止思考。而找出問題背後的結構後，就要用新制度予以替換，這樣才能改變組織的體質，培養出組織的執行力。
現代的領導人需要的不是過人的魅力，而是要建立第一線員工能暢所欲言的企業文化，並將員工的意見化做制度。一旦培養出第一線員工的自發性，組織自然而然就會慢慢展現出執行力。
大家很容易以為溝通就是「講出來、傳達給對方」，但實際上，就算講了也未必能夠傳達給對方了解。唯有白紙黑字寫出來，讀的人才會產生那樣的意識，達到「心領神會」的地步。
無論手冊寫得多好，光是編制出來而不使用，也只是紙上談兵而已。唯有全體員工實際使用，賦予它生命，手冊才能發揮功能。
沒有找出問題的根本原因，就解決不了問題；沒有掌握問題的本質，遇到問題就很容易採取治標的處理方式。因此，解決問題的首要之務在於「讓問題可視化」。如果問題無法可視化，就不是個人的問題，而是企業文化或制度的問題。
只要找出問題的根本，就能擬定精準的對策。再找到問題原因得當下，問題就已經解決了八成。
未來如何改變，沒有人知道。就算你覺得自己目前處於人生谷底，也有可能哪天就突然谷底翻身。
無論自己的狀況好或不好，我們唯一能做的是，把它當成磨練自己的大好機會，不懈怠地把眼前該做的事踏實做好，而且要留下成果。
身為領導者，不能只懂得自己帶頭努力達成目標，還必須完成自己肩負的使命，為部屬建立起能夠促使他們主動採取行動的制度，逐步改變他們的想法。
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