節省時間的生產力技能 Time-Saving Productivity Skills

閱讀時間約 4 分鐘
raw-image

我們花錢時都非常謹慎,但我們卻時常在浪費時間。明明生活中有很多事要忙,我們有帳單要付,家裡要整理,孩子要照顧,當然還有工作要在期限內完成。太多事情想要面面俱到,反而讓我們沒有把有意義的時間留給自己,也沒有多少時間來培養與他人的有意義的關係。

事實上,當我們說我們 “時間不夠” 時,我們真正的意思是「我們缺乏決策的能力。」這是我們可以改變的。

捫心自問:我們是否對許多無意義的要求,不好意思說「不」?是否所有事都當成 “急事” 在處理?參加一堆浪費時間、無意義的會議?工作無法分派出去,因為擔心別人做的品質不夠好?花了許多時間在回 Email 與滑手機?明明可以自動化的事情,卻堅持一定要自己來完成?

時間與金錢的不同處是:時間是無法賺回來的。

從忙碌中獲得認同感或地位感很容易,但最終的目的是什麼?澳大利亞作家、詞曲創作者兼歌手 Bronnie Ware 在她的著作《臨終者最後悔的五件事 (The Top Five Regrets of the Dying)》中提到,人們臨終前最大的遺憾之一,就是他們工作得太辛苦了。

我們應該認真思考:要如何更聰明地利用自己的時間?重點是如何在更短的時間內,完成更多的事情。正如你可以每天花 11 個小時盯著電腦螢幕,還是找方法在 6 個小時完成每天的工作。這就是你的選擇了。

如果你也希望能更有效率完成工作,我們提供一些方法給你。



1. 自動化


現今,許多任務都可以利用自動化工具來協助。市面上有許多免費或負擔得起的簡單但有效的工具或軟體可供使用。隨著人工智慧技術的快速發展,許多工作可以交由 AI 工具處理,我們只需檢查結果,能夠快速且有效率地完成工作。

除非工作項目必須手作或人工,否則把能夠自動化的工作,交由工具或軟體處理。把時間省下來,投資在自己身上。


2. 委外


無法自動化的流程導向工作任務,應考慮交由委外或外包服務。如果是一個低風險、可重複、非複雜性的任務,如果可以交由比你時薪更低的人來完成,不是更划算嗎?

AngelList 創辦人 Naval Ravikant 建議為自己設定一個理想的時薪,做為評估成本的標準。如果這項工作的回收報酬效益低於這個數字,把它交由其他人處理,讓自己專注於更具戰略意義和高報酬的工作,而非被日常瑣事所困擾。

這樣可以更有效地利用自己的時間,提升生產力與效益。


3. 使用非同步的通訊方式


你是否想過:為什麼 12 個人要參加定期的三小時會議,而其中 10 個人講話時間不超過五分鐘?

傳統的長時間、多人的會議通常是不必要的,常會造成生產力不高,且員工士氣低落。

大多數的事情並不需要立即回應,而且現在有許多即時訊息工具,允許員工在方便的時間處理問題,不僅提高了工作效率,還能減少不必要的壓力。

使用即時訊息和專案管理工具,能夠更靈活地分配時間與完成任務,進而提高整體生產力。

這樣的工作方式更符合現代企業的需求,讓員工在更少的干擾下,專注於更有價值的工作。


4. 停止將所有決策視為重大決策


Amazon 創辦人 Jeff Bezos 曾提過兩類決策方式。第一類決策 (重大決策) 是重大、複雜、不可逆轉且為高風險的決策。第二類決策 (日常決策) 則是可逆轉的決策,意思是你若出錯時,還有機會補救,而且不會造成太大的傷害。

結果你會發現,我們大多數的決策都屬於第二類決策,應該迅速果斷地做出決定。當第一類決策愈少時,就會減少會議和溝通所耗費的時間。

許多人常把所有決策都視為第一類的重大決策,導致過多的討論和延誤,浪費時間和資源。

經由這樣的區分,企業和個人可以節省大量時間和精力,將更多的資源投入到真正需要深思熟慮的重要決策上,來提高整體效率和生產力。


5. 嘗試將任務打包


「多工處理」在任務切換時,可能會讓我們變得無效率且筋疲力盡。但這並不表示我們不能將任務打包。

所謂「任務打包」,是指將你想做的事情與你需要做的事情打包在一起,幫助你養成積極的習慣。

舉例來說,你每週三次 30 分鐘的物理治療訓練時間。你可以單獨進行這項訓練,或者將其他想做的事情 (在 YouTube 觀看學習影片,或者接聽電話等) 結合起來。

如此可幫助人們更輕鬆地完成必需的任務,還能將積極的行為融入日常生活中,逐步建立起有益的習慣,讓原本無聊或困難的任務,變得更具吸引力與可執行性,也更容易堅持下去。



停止尋找各種藉口拖延或逃避責任,投入時間來設計我們的工作和個人生活,更積極地面對和解決問題,讓生活更充實。

正如羅馬哲學家 Seneca 所說「如果你知道如何使用,生命是長的。」

生命的長度並不僅取決於時間的多少,而且在於我們如何利用這些時間。當我們懂得有效地利用時間,並專注於真正重要的事務,我們就能夠延長生命的「質」,而不是僅僅延長它的「量」。

這種生活方式能幫助我們避免不必要的遺憾,並實現更加豐富與有意義的人生。

《九思觀點》與你分享美國職場人力資源、職涯發展的深度見解與實用建議。 我們旨在為臺灣企業與個人提供專業諮詢,協助你順利進入並在美國職場蓬勃發展。透過深刻的分析和最新的趨勢研究,我們將帶你探索人資領域的關鍵議題,提供實用的職涯發展指南,並分享在美國職場取得成功的心得與策略。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
你知道化學元素「苯」的結構、Google 創業概念,與文學經典《科學怪人》有什麼共同點嗎?據說,這些發現與創意概念,都從夢境得到啟發! 幾十年來,睡眠科學家一直思考做夢和創意靈感之間的關聯。過去普遍認為創意靈感主要源自於睡眠周期中的快速眼動階段,約在入睡一個小時或更長時間後開始。
「說故事」是分享資訊與吸引群眾的有效方式之一。在許多專業場合,你如果擅用「說故事」能夠吸引更多的注意力,並有效散播你想要傳達的理念。因此成為一位「善於說故事的人」能為你帶來更多的機會,並且成為企業主的強而有力重要資產。
近年來,電子商務業務成長亮眼。根據統計數據顯示,電子商務全球零售銷售額 2021 年佔近 19%,預計到 2026 年會成長至 25%。隨著如此發展趨勢,可以開始思索與自己興趣與專長相符,並且可以發展線上業務的創業點子,為斜槓或第二春做準備。
在職業生涯中,不知你是否發現:尋求「反饋 (Feedback)」意見,其實是無法改變結果的。根據研究,超過三分之一「反饋」,實際上會對表現產生負面影響。 而且特別是對於女性來說,「反饋」可能更無幫助。Standard University 的教授 Shelley Correll 與 Carolin
如果你有興趣將人際關係技巧與創新想法相結合,你可以考慮成為「營運經理 (Operations Manager)」(門市經理、店長都視為同屬性)。本文將列舉此專業領域的四種主要特質,並分享一些能夠讓你提前做好準備的技能,將有助於讓你判斷是否符合你個人與職涯發展的目標。
根據 Gartner 的預測,到 2030 年,80% 的專案管理工作將會由人工智慧完成。 專案經理看到這樣的數據可能會感到憂心。但換個思維與態度,這個趨勢應該被視為一個機會,你會發現 AI 無法完全取代你的工作。它反而會讓你的專案管理工作變得更有效率、更具成效,同時還能提供更深入與前瞻性的見解,
你知道化學元素「苯」的結構、Google 創業概念,與文學經典《科學怪人》有什麼共同點嗎?據說,這些發現與創意概念,都從夢境得到啟發! 幾十年來,睡眠科學家一直思考做夢和創意靈感之間的關聯。過去普遍認為創意靈感主要源自於睡眠周期中的快速眼動階段,約在入睡一個小時或更長時間後開始。
「說故事」是分享資訊與吸引群眾的有效方式之一。在許多專業場合,你如果擅用「說故事」能夠吸引更多的注意力,並有效散播你想要傳達的理念。因此成為一位「善於說故事的人」能為你帶來更多的機會,並且成為企業主的強而有力重要資產。
近年來,電子商務業務成長亮眼。根據統計數據顯示,電子商務全球零售銷售額 2021 年佔近 19%,預計到 2026 年會成長至 25%。隨著如此發展趨勢,可以開始思索與自己興趣與專長相符,並且可以發展線上業務的創業點子,為斜槓或第二春做準備。
在職業生涯中,不知你是否發現:尋求「反饋 (Feedback)」意見,其實是無法改變結果的。根據研究,超過三分之一「反饋」,實際上會對表現產生負面影響。 而且特別是對於女性來說,「反饋」可能更無幫助。Standard University 的教授 Shelley Correll 與 Carolin
如果你有興趣將人際關係技巧與創新想法相結合,你可以考慮成為「營運經理 (Operations Manager)」(門市經理、店長都視為同屬性)。本文將列舉此專業領域的四種主要特質,並分享一些能夠讓你提前做好準備的技能,將有助於讓你判斷是否符合你個人與職涯發展的目標。
根據 Gartner 的預測,到 2030 年,80% 的專案管理工作將會由人工智慧完成。 專案經理看到這樣的數據可能會感到憂心。但換個思維與態度,這個趨勢應該被視為一個機會,你會發現 AI 無法完全取代你的工作。它反而會讓你的專案管理工作變得更有效率、更具成效,同時還能提供更深入與前瞻性的見解,
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
不習慣寫作的學生,常常會覺得寫作很花費時間。 但其實,寫作幫你省下的時間更加可觀。 當你需要不斷與各種人交流合作時,免不了頻繁大量的溝通。 此時,書面表達的價值就顯現出來。 書面表達不只是一種表達方式, 更是高效率管理讀者認知的工具。 將思考寫成文字,事實上是一種
Thumbnail
真心覺得裝潢細清的錢不能省! 朋友很鐵齒不聽我的勸,堅持自己可以掃乾淨。結果掃到很累自暴自棄,最後還是打電話給我,讓我快把之前推薦的店家號碼傳給他!! 我就說裝潢細清真不是一般的累人,你們懂越掃越髒的無力感嗎?因為沒有專業清潔工具,這裡掃,灰塵就往那裡飛。
時問就是金錢,不過金錢可以存起來,也可以外借,甚至是投資產生複利效應,得到更多的金錢,但時間流逝就沒了,做家事也是日常消耗家庭時間和精力的事情,正所調的「3機救婚姻」(洗碗機、掃地機、烘衣機),我們家買了一台掃拖機器人(沒有業配或推銷),雖然花了一些錢,但真的大大節省時間和精力,感覺是相當值得。 當
Thumbnail
在群眾集資平台擔任平台專員(客戶成功專員)時,不斷在優化「專案管理執行效率」、「大量服務客戶的公版流程」,過程中也在思考自身實際的貢獻與職場價值,因此想透過這篇整理我觀察到的專案數據優化、客戶輔導細節。
Thumbnail
Magical - textpender介紹 官網:Magical: Text Expander | The Smartest Way to Work on the Web (getmagical.com) 解決什麼問題:時常要重覆輸入相同的文字,節省打字的時間,加快文字輸入速度 價格:免費!
Thumbnail
在這篇文章中,本熊不是想要為這些疑惑的持份者發聲,而是想要講述一下本熊就這次轉變的,所持有的小小立場。所幸的是,本熊不是什麼名人,暫時亦沒有大量的追蹤者、粉絲,讓自己變成「傳媒」的一部分,所以這小小的立場,應該不會對任何事情造成影響。
2014.03.09,11 Zo家 在前往Zo家的路上,Sz騎著摩托車從旁經過。 我走著,發現轉角前多了兩條捷徑,一條直行,另一條轉彎後由小路向上行,原本的平地如今成了丘陵地形。 我選擇原路走,轉角的外側變成了一間廟宇,旁邊有寬闊的停車場,轉角過後原來的道路成了林間秘徑,走著走著才發現腳下踩著瓦片,
2014.03.09,11  聖誕節交換禮物 夜晚的室設三,稀稀落落幾個人在教室裏,有些人在外頭,有些人來回穿梭。坐在第六排倒數第二個位子的我轉頭問Fr收到了什麼禮物,今天有聖誕節交換禮物的活動,大家各自收到抽中的禮物,他的桌上放著未拆封的禮物,米色塑膠包裝紙,形狀像是瓶子。 「你收到什麼?」我問。
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
不習慣寫作的學生,常常會覺得寫作很花費時間。 但其實,寫作幫你省下的時間更加可觀。 當你需要不斷與各種人交流合作時,免不了頻繁大量的溝通。 此時,書面表達的價值就顯現出來。 書面表達不只是一種表達方式, 更是高效率管理讀者認知的工具。 將思考寫成文字,事實上是一種
Thumbnail
真心覺得裝潢細清的錢不能省! 朋友很鐵齒不聽我的勸,堅持自己可以掃乾淨。結果掃到很累自暴自棄,最後還是打電話給我,讓我快把之前推薦的店家號碼傳給他!! 我就說裝潢細清真不是一般的累人,你們懂越掃越髒的無力感嗎?因為沒有專業清潔工具,這裡掃,灰塵就往那裡飛。
時問就是金錢,不過金錢可以存起來,也可以外借,甚至是投資產生複利效應,得到更多的金錢,但時間流逝就沒了,做家事也是日常消耗家庭時間和精力的事情,正所調的「3機救婚姻」(洗碗機、掃地機、烘衣機),我們家買了一台掃拖機器人(沒有業配或推銷),雖然花了一些錢,但真的大大節省時間和精力,感覺是相當值得。 當
Thumbnail
在群眾集資平台擔任平台專員(客戶成功專員)時,不斷在優化「專案管理執行效率」、「大量服務客戶的公版流程」,過程中也在思考自身實際的貢獻與職場價值,因此想透過這篇整理我觀察到的專案數據優化、客戶輔導細節。
Thumbnail
Magical - textpender介紹 官網:Magical: Text Expander | The Smartest Way to Work on the Web (getmagical.com) 解決什麼問題:時常要重覆輸入相同的文字,節省打字的時間,加快文字輸入速度 價格:免費!
Thumbnail
在這篇文章中,本熊不是想要為這些疑惑的持份者發聲,而是想要講述一下本熊就這次轉變的,所持有的小小立場。所幸的是,本熊不是什麼名人,暫時亦沒有大量的追蹤者、粉絲,讓自己變成「傳媒」的一部分,所以這小小的立場,應該不會對任何事情造成影響。
2014.03.09,11 Zo家 在前往Zo家的路上,Sz騎著摩托車從旁經過。 我走著,發現轉角前多了兩條捷徑,一條直行,另一條轉彎後由小路向上行,原本的平地如今成了丘陵地形。 我選擇原路走,轉角的外側變成了一間廟宇,旁邊有寬闊的停車場,轉角過後原來的道路成了林間秘徑,走著走著才發現腳下踩著瓦片,
2014.03.09,11  聖誕節交換禮物 夜晚的室設三,稀稀落落幾個人在教室裏,有些人在外頭,有些人來回穿梭。坐在第六排倒數第二個位子的我轉頭問Fr收到了什麼禮物,今天有聖誕節交換禮物的活動,大家各自收到抽中的禮物,他的桌上放著未拆封的禮物,米色塑膠包裝紙,形狀像是瓶子。 「你收到什麼?」我問。