如何在工作中保持專注:避免干擾與保持熱情的實用建議

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坐在辦公桌前的你,正在準備明天要報告的簡報,突然桌上電話響了,是客戶的來電,他請你幫忙查詢資料再回電給他,正當你準備起身去資料室拿卷宗時,不長眼的同事來揪你一起團購,你只好找理由搪塞,將同事打發掉。

拿好資料回到座位上,這次換手機響了,是孩子學校的老師來電,因為孩子發燒,請你去學校接小孩回家休息。折騰了一番,好不容易安頓好,準備要開始工作了,打開電腦一看,email未讀郵件100封,LINE訊息通知響個不停,這時的你白眼已經不知道翻幾次了。

好不容易把重要的訊息及郵件回覆完了,兜了一圈回來準備繼續做簡報了,已經精疲力竭的你,盯著螢幕上的簡報,卻完全想不起來剛剛的思路,只好從頭思考一次,順一下邏輯。此情此景是不是似曾相似呢?

為什麼專注這麼難?

為什麼工作無法專注?為什麼這麼容易分心?開放式辦公室難以避免的缺點是,同事有意或無意的彼此干擾,畢竟耳朵不能關閉,舉凡同事在討論、聊天、講電話、電話鈴聲等各種聲音,都會嚴重的干擾你的專注。如果你的工作環境適合戴耳機的話,在需要高度專注時戴上耳機是個好方法,至少可以杜絕干擾,讓你能夠專注個30分鐘完成重要的任務。而處理一般行政事務或不需要高度專注力的任務時,拿下耳機融入辦公室文化,有助於同事間的相處,畢竟在團體中還是需要一定的黏著度,太做自己有時候反而不利。

除了開放式辦公室以及突發狀況會干擾專注之外,手機讓網路資源隨手可得也是一大關鍵,連上網路的手機幾乎是無所不能,能查資料、聽音樂、聽podcast、看影片、聯繫社交圈、叫外送、叫計程車、玩遊戲,更要命的是,手機結合了你生活中的一切,集工作、社交、娛樂於一身,食衣住行育樂無所不包,當你拿起手機要處理公事時,是不是會順便看一下社群APP?假設你是個很自制的人,克制住自己不按社群APP,只按LINE回覆客戶的訊息就好,但是點開LINE的聊天列表,一整排的未讀訊息提示,要從整排的頭貼與顯示名稱中找到客戶,並且只能回覆他的訊息,其他所有的訊息都忽略不看,有可能嗎?就算你想要忽略不看,但是在聊天列表中尋找客戶的過程中,你畢竟還是看到了,雖然很懊惱自己挑戰失敗,但是這終究不能怪你,只能說這些APP的設計太厲害了。

對於人們工作容易分心常見的解釋,除了上面提到手機的便利性之外,另一個常見的解釋:你對工作沒有熱情。

熱情

三不五時就可以看到呼籲大家要追隨熱情的文章或影片,只要你對工作有熱情,就不容易被外界打擾,手機對你來說根本就沒有吸引力,因為你只專注於你的工作,你追隨著熱情的引導,你會廢寢忘食,如果工作的難度及你的專注力搭配得當的話,還有機會進入心流的狀態,完美!

當然,如果興趣正好就是你的工作的話,你真是太幸運了!因為追求興趣的熱情可以無縫接軌轉換到工作上,你會做的很開心、很有動力,也會很有成就感。但可惜的是,無論對於即將投入的工作有多大的熱情,通常難以避免的是,熱情會隨著時間及其他因素而漸漸消退,這是很正常的事情。另外,有些人則認為新鮮感是做事情的一大動力。

但如果我們只憑熱情與嘗鮮就投入一項工作,熱情能維持多久?熱情很難掌握,可能長長久久,也可能只是曇花一現。因為工作的過程中會發生各種意外的狀況,或是結果不如預期,甚至做了之後才發現,這項工作其實不如想像中的美好。

那麼,如何讓我們的熱情能夠長久持續下去,繼續追隨我們的熱情呢?除了依靠熱情之外,我們要如何增加續航力,才不會導致半途而廢呢?

意圖

在開始投入工作之前,可以花幾分鐘甚至是幾秒鐘的時間思考,想想看自己的意圖為何?有明確的意圖能夠帶來堅持,比較不會半途而廢。

在投入工作當中,專注一件事情久了,難免會疲憊,這時候除了起身休息之外,也能回頭想想,當初做這個工作的意圖為何?這個意圖會給你力量。

以我自己為例,做聖彥學堂頻道影片或寫部落格文章,創作這些內容的過程,從發想主題開始,蒐集資料、寫文章、寫腳本到內容產出,最後上架,整體時程曠日廢時,有時候難免做的有些疲憊,這個時候我就會開始回顧,我當初投入這個工作的意圖是什麼?這個意圖還在嗎?

我當初開始拍影片、寫文章的出發點,是因為看到太多創業者起步的不順利,以及發現新創客戶在經營所面臨到的疑難雜症,因此希望藉由影片及文章讓想要創業的朋友們,至少在創業前先大致了解,創業可能有這些問題的存在,以及要特別留意的地方。既然已經知道哪裡有地雷了,理當盡力避開地雷,增加繼續前行的機率。

因此,只要想想當初的這個意圖,也確認這個意圖目前也還在,那就沒什麼好猶豫的,繼續做下去就對了。那如果發現這個意圖目前已經消失了呢?也許可以考慮轉換跑道嘗試看看,說不定會有意想不到的收穫。

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