專注力與機會成本:提升個人及企業生產力的策略

林彥竹會計師 Yanson-avatar-img
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眾所皆知,專注力是現代最稀缺的資源之一,有太多來源誘惑著你,手機的各種APP、通知及訊息吸引著你的注意力。我們都知道專注的重要,我們必須專心致志,專注於單一任務處理,提升效率。要懂得拒絕分散專注力的誘惑,專注於重要的事,因此必須懂得放棄,捨去低價值的任務與活動。一個簡單的道理:有捨才有得,要先捨去低價值的任務與活動,才能專注於真正重要的事,進而產生價值。

而且專注不僅是領導者或高階主管的特權,所有的同仁都需要能夠專注的環境與任務安排,而不是吵雜的環境與數不盡的多工。因為多工看似增進效率,實則大幅降低效率與準確率。

但殘酷的現實是,即使員工有保護專注力的認知,希望專注於高價值任務,但通常員工能決定的事情很有限,員工一般只能在既定的框架內做些微調整,例如今天被主管交辦了10項任務,外加臨時安插的5項臨時任務,員工能決定的,可能就是如何安排這15項任務的先後順序,如此而已。

身為員工的你,如果你有籌碼,也許可以視情況與主管協調任務安排,讓你能專注於最重要的任務,因為這樣你能對公司產生最大的價值。如果你沒有太多籌碼跟主管談任務安排,該怎麼辦呢?你可能感到無能為力,但這不是你的錯。

「工作大解放」的作者傑森‧福萊德:「管理者的工作就是保護團隊的時間與注意力。」專注的環境與任務安排是主管的職責,是領導者當仁不讓的責任!如果主管對吵雜的工作環境與數不盡的多工視若無睹,無視於低落的效率與低迷的工作氛圍,這樣的團隊與環境,優秀的人才待的住嗎?如果你是領導者,你是否有保護團隊的時間與注意力的認知呢?

談到以專注取代多工的議題,通常是針對個人而言,為了保護個人的生產力,一次聚焦於一個任務,執行單一任務的效率與效果都是遠高於多工作業的。但其實專注除了有利於個人的生產力之外,它對企業同樣有莫大的幫助。

企業的營運從新創開始,一路上會出現各種岔路供你選擇,這些選項總是極盡所能的勾引著你,讓你不禁懷疑自己,是不是應該換個通路試試?還是換個產品試試?應該要專注本業,還是多角化經營?會出現這些懷疑也算是正常,尤其營運狀況不如預期時,企業會加以檢討,希望找出能改進之處。

當你考慮是否要轉換跑道,或是跨入多角化經營時,一定要再三考量。尤其對新創而言,資源相當有限且組織較脆弱,沒有人給你時間的支援,況且策略轉向也需要時間的證明,而新創往往轉向後等不到時間證明的那一天就撐不下去了。因此,轉換跑道或是多角化經營,對新創往往就是一場賭注。

透過觀察客戶發現,有些客戶做了十年從來沒有變更過營業項目,也有客戶五年內就變更了三次營業項目,每次都增加了一些不相關的營業項目,而且這些看起來跟本業八竿子打不著的項目,都是時下流行的話題。感覺是這邊也要賺一下,那邊也要碰一下,深怕錯過任何獲利的機會。其實,這個問題的癥結點在於,不理解機會成本

機會不等人-機會成本

不僅是領導者,任何人都需要理解機會成本,你做一件事情,就必須放棄其他無數件的事情,機會成本就是你放棄的選項當中價值最高的一項。例如此刻的你正在閱讀這篇文章,表示你放棄了其他所有的選項,而選擇了這篇文章(非常感謝你),假設在閱讀的時間內,你去做別的事情而不是閱讀,也許你可以完成一個價值$3,000的小專案,也可以在超商打工賺$200,或是跑外送賺$500,那麼你的機會成本就是這三個金額當中最高的$3,000。這邊我們會發現,如果有量化的數據,要做決定很容易,以這個例子來說,只要在$3,000、$200、$500這三個數字中選擇最高的,就是機會成本。當然,機會成本不見得都是金額,也可能是時間或是其他資源

但現實生活中非常多事物是難以量化的,甚至連很多量化的數字都是靠估計而來的,所以我認為我們應該要理解機會成本的概念,並且把機會成本的精神植入決策的過程就好,不必太執著於計算出機會成本的數字到底是多少,因為若真的讓你計算出了確切的數字,大概也花了你很多的時間與資源去蒐集資料、整理與計算,其實也不符合成本效益原則。

簡單說,魚與熊掌不可兼得,有限的資源做有限的事,專注於該專注的地方,這就是關鍵!如果不願放棄任何選項,只會顧此失彼,什麼事都沒做好。對個人來說如此,對企業來說也是如此。所以領導者不用擔心你的企業錯過了什麼賺錢的機會,應該把焦點放在符合你的價值觀、你最有價值的商品上,將本業做到最好,當你把本業的價值提升到遠大於其他選項的價值時,你還需要擔心機會成本嗎?

現在我們已經理解了,做決策時應考量機會成本,以及專注本業的必要性,接下來呢?

關注當下

專注本業並且不斷的創造價值,這是一般企業應該做的事,包括新創在內。在過程中可能會經過多次的目標規劃,規劃長期、中期、短期的目標,以目標做為檢查點,看看在各個階段是否有達到預計的目標,並視情況調整。

其實無論長期目標有多宏大,最重要的是關注現在要做些什麼,而不是擔憂未來。千里之行,始於足下,如果不跨出第一步練好基本功,不把該做的事做好,可能就沒有未來了,擔憂未來也是枉然。

而且對於在打基礎的新創來說,做了正確的事情,往對的方向前進,還需要時間的累積,如果因為沒有快速看到成效,就懷疑自己是不是做錯了什麼事,甚至急著要轉向做別的事,那就真是太可惜了。

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