如何有效改善職場工作流程與實用提案？小職員實測3個方法 | 外在環境-上篇

初入職場時，多少會觀察到公司似乎有工作流程上自己無法理解或認為有值得改進的地方，我偶爾會在閒暇之時，向我的同事與主管提出我心中的疑問。

「Roger是公司專負責某產品的專案管理者，但卻和我說他不負責與業務對接，
需要由設計師們來和業務接洽與討論時程，這是為什麼呢?」

『當初面試時，我的老闆與內推同事告訴我團隊和諧，也注重每個人的話語權，都有展現與發表自己的機會。但加入之後這一年，我常成為在配合別人的角色，提案時常流掉...』。

這些問題由小至大，可能是個人或團隊的工作流程問題、跨部門的合作或整體公司的相關制度，也包括辦公室的明爭暗鬥。這些事情在我初入職場時常使我困惑，也意識到職場一百萬個問題，最終總是脫離不了＂人＂的問題。

日記: 那些我看不慣的工作流程

我曾待過有導入ERP系統與建立SOP的公司，待了約莫兩年時間，輾轉換到新的環境，兩個公司皆屬自有品牌及ODM，創立的時間也接近。不同的是，新公司總人數超越前一間的規模，卻無ERP或SOP的建置，專案的運行也沒有定期的會議review，僅靠的是訊息上的即時詢問或自己的紀錄，常有無法確知進行到哪、某專案相關人是否知曉研發最新消息...等需要花時間重新釐清的狀況，我想有些情形值得更有效率的處理。

『我們應該要改掉______的做事流程，這是為公司/你/大家好。』

這些突然降臨的任務或像無頭蒼蠅沒有方向的開發過程對話常使我感到無奈，下班後也常為此困擾或煩心，作為一個普通的小職員，即便身處在年輕且扁平化管理的團隊中，但喊著『我們應該要改掉______的做事流程，這是為公司/你/大家好』的口號，對夥伴們來說仍是一種無謂的蠻橫，"我為什麼要聽你的？你來之前我一直都這麼做的，都沒有問題"，我想這是大多數人都持有的心態；而你所認為這是對的事情，在有的時候可能會扼殺了創意與彈性^{(當然這取決公司所提供的服務定位)}。
後來我將事情分成外在環境(職場)與內在環境(心態面)，身為小職員，能改動的外在環境實屬不多，但自己還是有嘗試，偶爾都能夠派上用場。我把幾種方法整理如下，無論對方是自己的跨部門合作夥伴或是上頭的管理職、同事、甚至是自己所管理的人，我想這些方法都值得嘗試(反正我這是死馬當活馬醫了)(?)。

外在環境(你的職場)

1.提出我的發現以及修正建議所帶來的好處與壞處
分享我的發現➡️確認對象是否有共鳴與認同該改善➡️進而分享我的改善提議➡️觀察對方的反應➡️修正我的方案（或向上提出 or 直接進一步和牽涉到的相關人討論）。

值得一提的是，在和真正的相關利益人討論之前，也許能夠和信賴的同事或甚至同領域的同行們討論看看。
無論是「嘿！你有沒有注意過，我們在運行專案時有時候會有___的狀況？」的旁敲側擊法來取得對方情感上的共鳴與認同；或是「嘿！我想針對我們專案上___的狀況提出幾個方法，想問問你的意見」的開門見山法來開啟對話，這些都能有助於你在和相關利益人討論前使對話跟想法更加完善，也更有機會達到共識。

「嗨，不知道你有沒有注意過專案運行時常常會____^{(說明你的發現)}呢？」
「是這樣的…我其實想了想，我們是不是可以下一次讓這件事提前個1-2周開始^{(提出你具體的建議)}？」
「將進度筆記在XX上^{(提出你具體的建議)}，確保大家都能回頭查閱…，這件事雖然會帶來一點點額外工作量的麻煩^(壞處)，但好處是大家都能我們能讓大家有更多時間思考提案與點子^(好處)」
「針對這件事，我也想聽聽你的想法，或我們能有空時和大家一起來討論怎麼做會更好？^{(表達建議的開放性，讓對方也能分享自己的觀點)}」

以上這對於同階級的同事們大多都是管用的方式，但對上主管則很看管理職的性格，如果是很好相處或較感性些的主管，那麼上述的對話適用；但如果是面對講求效率型或重視階級劃分的主管類型，請注意提案的場合與保持對話的簡潔明瞭。

2.增加你的軟/硬實力
如果對話所獲得的反饋不太理想請不要氣餒，緩下來等一段時間，先繼續維持同樣的合作模式，但你可以換個方式做：

硬實力 - 在自己能力所及且不過度燃燒自己的前提下，去協助與對方有所關係的任務與專案，或協助你其他相關隊友。此方式是靠硬實力加強你的角色重要性，讓人不能沒有你，同時也可以升級你自己的技能樹。

軟實力 - 茶水間的閒話家常還是很重要，你假期期間帶來的土產，或者偶爾不經意的工作之外的問題，都能夠讓緊張或生澀的同事關係有良好的互動開始，偶爾的團體或聚餐活動也還是有出息的必要的。

3.直接做。
讓你的能力說話。如果口頭的提案很難獲得認同，那麼你可以自己先執行一輪，等待關鍵時刻^{(如:會議、休閒的內部討論等)}再讓大家看看自己運行起來的成效怎麼樣。這在內部團隊需要定義SOP或者執行方法時很管用，同時也能自己實際測試有沒有改善空間。有的時候當對方討論到時，再秀出來給大家看時，也能馬上獲得別人直接的反饋或提問。
下回或不久之後他人有概率會參考你的方法，再轉化成他自己的方式將這個流程也優化，我們可能很難讓別人照著你的方式做，但，這是一個很好的開始，對吧！？甚至你的主管也可能會說：「我們都應該這樣做」。

要記得改變對於每個人來說都不是容易的事情，展開對話亦是。如果你是在組織劃位清晰的公司，那麼有些同階級的合作問題你不大會遇到，但可能仍有向上與向下管理或跨團隊合作的問題，注意提議討論的場合時機，對話的氛圍在輕鬆與正經之間抓取平衡，才能獲得別人的傾聽。

關於內在環境我所找出平衡自己內心的方法就等下篇再提出。