3個原因，讓我以前覺得ASANA很難用 - 但我現在覺得很棒

ASANA 是溝通平臺，所以最重要的是過程

還不習慣操作

這個是導入新系統一定會遇到的問題。
雖然公司自己也有MES，但是需要及時溝通，尤其是動態變化很大的報價前期的事情，ASANA就是一個比較方便的協作平臺。

但是一開始新人會面臨一個問題：

剛剛進入團隊時 Asana 已經累積了大量的資料，而每個人使用的方式都「自由心證」
缺乏統一的標準。這種情況下，很容易感到混亂

每個人對於什麼是「獨立任務」和「子任務」的定義不同，導致任務層級混亂。例如，有些人會將細微的步驟設為獨立任務，有些人則會將大型工作拆成許多子任務，這樣在查找和跟進時很難統一。

操作不熟悉：初次接觸 Asana 時，界面和功能繁多，容易感到混亂。特別是 Asana 中的專案、任務、子任務等概念，可能一開始不容易理解如何正確使用，導致效率低下。

解決！製作SOP

SOP 可以規範如何在任務中記錄討論、上傳附件和添加標籤。這樣能夠確保每個任務都擁有完整的背景和資料，不會因為個人習慣不同而影響到整體的資訊傳遞。不會因爲「我覺得這個不重要」而遺漏資料。

SOP 的建立，不僅可以讓新加入的成員更快上手，還能讓整個團隊在使用 Asana 時達到更高的協作效率，減少因「自由心證」而產生的誤解和溝通成本。

關於怎麼使用ASANA，可參考我之前寫的文章：
每日的ROUTINE~用ASANA的專案思維幫你經營工作！

ASANA不是備份工具

ASANA不應該是靜態的備份工具
而是動態助理的角色

起初，我誤以為 Asana 只是用來備份工作事項的工具，只記錄那些已完成的任務，就像在行事曆或者是習慣追蹤那樣打個勾。

直到我一直一直被隔壁部門的主管「用力」提醒，才察覺到我的用法錯了。

這樣的使用方式忽略了 Asana 作為專案管理大師的真正潛力。應該要將 Asana 視為一個動態的自我工作筆記本，不僅記錄結果，更涵蓋整個工作的過程、討論、想法和進展。

這樣的改變使我能夠隨時查閱自己過去的工作細節與內容，大大提升了工作記錄的完整性和精確度。而且，即使我不在辦公室中大聲嚷嚷，同事也知道某個項目的進度到什麼地方，需要聯絡的部分，還沒完成的部分是什麼。

同時，工作流程也因為這樣的調整變得更順暢高效，能即時根據需求調整計劃，使整體協作更加有條理。

解決！電腦要常開著LINE之外，還要常開ASANA記錄

第一是用來即時記錄和追蹤工作進展。這樣可以保持工作訊息和任務資訊同步。

第二是提醒自己該做什麼。忘記的時候就打開ASANA看看。

我的記憶力不好，主管轉頭給了我個點心聊兩句之後就忘記剛剛在忙什麼了。
所以在日常工作中，Asana 成為我一個動態的工作空間，像使用 LINE 一樣頻繁使用它。

沒有搞懂子任務的角色

我知道，子任務的設定很煩，還要幫它想一個適合的任務名。

子任務的設計初衷是為了將主要任務拆解成更細小、易於管理的步驟，使每個步驟更清晰地指派和追蹤。這是劃分工作責任的重要工具。透過將主要任務拆解成多個子任務並分配負責人，這樣可以清楚界定每個人的責任範圍，有效分散工作負荷。

但是如果部門只有你一個人的話……當我沒說？QQ

一開始不清楚要怎麼指派，一個人做到完會超痛苦。
這裡有兩個漏洞：
1. 你身邊沒有可以指派的人？ >> 是不是應該培訓？
2. 因爲不理解工作內容，所以不知道應該指派給誰？ >> 自己對公司營運方法不清楚？

解決！設想成這是績效

這樣比較好想象

如果我是業務（不對，我原本就是）
老闆想要看的就是我一個月內的詢價轉單率，老闆看我的績效就是訂單 >> 所以和金錢和客人有關的子任務，都和我有關係。

~小小心理測驗~

如果老闆讓我去追蹤某個客人的下單進度，我打幾通了電話，對方沒有接，這樣要記錄？

如果是我的話：我會記錄幾月幾號打了幾通，目前沒有回應，會在幾號再繼續電話/EMAIL 追蹤。

目的是爲了讓老闆看到我們有在工作呀！！！

ASANA 是溝通平臺，所以最重要的是過程