人事阿崴-EP.46 忙碌的年底

 年底通常都是忙碌的時刻，不外乎有一些年度預算的確認，靠近年底的績效作業，很難招募的年底，外加今年農曆年一月就來，相關的考勤與獎金作業大概都是一個忙碌的狀況，也許有的還要準備年度尾牙或是聖誕相關的活動，廠商續約等等。

#事情做不完

有時候的體感會覺得一次接收到的任務非常的多，如果想要一件接著一件，感覺看不到盡頭，更多的是有時間壓力或限制的事情，就容易影響效率，主管給壓力，自己壓力也很大。

#工作序列梳理

很忙碌的時候，除了十萬火急的事情，稍微停下來，把每件任務寫下來，如果任務規模比較大的，多列一下這個工作的前後內容，需要內部橫向溝通，需要外部取得報價等等，更重要的則是，這些工作後面交付的對象是誰，他面對的層級如何。

#時效性判斷

當然，只是區分時間的程度，很可能的狀況全部都很急，根本沒有辦法判定，這時候就得稍加確認整個流程的終點是哪裡，核決主管是誰，這也是我們在收到任務時，要主動練習與主管詢問與了解，減少自己誤判情勢。

#簡單快速的先做

事情都很多，有的還需要動腦思考，或是預算拉公式計算等等，那先找幾件簡單的完成，雖然對於重要任務沒甚麼幫助，但是刪減掉待辦事項的數量，取得一些工作進度，對於心理負擔倒是滿有幫助。

#分派任務

如果是屬於團隊的，練習把一些工作再分配出去，給予明確的指示目標，給予一些自己還有空間的時間限制，除了不要把自己累死之外，也練習著讓團隊內的夥伴有機會參與，透過實務操作來增加能力。

#取得協助

主管其實都很忙，所以有時候交派任務後，未必會真的來關心是否需要幫忙，特別直屬主管位階越高越是如此，但同時，如果任務有一些跨單位協調，或是需要跨單位的資料，主動找主管協助，有時候主管跟主管說一聲，很多資料就會自己過來了。只是記得不要一開始就透過主管，自己有做過一些溝通包含口頭或是正式信件提醒，有努力過了，再請主管幫忙。

#主動回報

工作進度規模可能很大，距離完成時間也許還有個一兩周，如果有專案會議就可以定期回報，如果沒有，也建議要主動跟主管有意無意地提供進度，一來是諮詢有沒有甚麼建議，可以校準方向。更多的是讓主管安心，不要結果繳交的時候呈現的是驚嚇。這個做的好，也不容易有那種最後被主管大翻盤的狀態。

#自我調適

如果是有經驗的，去建立工作的循環與規則，自己就可以預先有所準備。對於新的任務，建立一下自己的心態與工作步調，有一些壓力可以增加效能，但也要有調適的方法，工作穿插執行，好好休息，做一些運動，正常飲食等等。總不能怎麼了都是離職解決。

近期工作忙碌程度開始增加，有一些是例行會遇到的，其實就可以記錄並於下次改善。有一些是新發生的內容，多一個經驗下次就會更熟悉，主動回報，有困難要說，沒有過不了的檻，祝大家年底預算都順利囉。

#人事阿崴 #HRfromZero #人事第零堂