月半啃書│告別拖延症！《哈佛日曆快十天》讓你提高工作效率，重新掌握人生
我相信比起自律、有行動力的KOL或成功人士，被工作追著跑、患有拖延症、新年目標在一月就可以宣告殞落的人其實佔大多數。我自己就是其中一個。
在社群平台上分享自己上進的一面，生活積極地宣告著自己的目標，但真正被落實的寥寥可數。之前工作忙碌，其實沒有太多空隙可以讓我好好思考這樣的狀態，對自己會有什麼樣的影響。而在出版業養成的工作習慣，是每天追逐「死線的死線」，甚至將這個習慣視為一種能力，因此沾沾自喜。的確這樣的方式可以讓自己的工作在時限內完成，但久了就會發現每天都在追逐那條「死線」，沒有太多可以進行思考或優化工作流程，讓自己陷入「慣性」的陷阱中。
《哈佛日曆快十天》這本書，就非常適合那樣狀態的我閱讀。這本書的作者河知銀是首席執行官的秘書，在他超過15年的工作經驗當中，他在哈佛的優等生以及成功的CEO的身上發現了同樣的習慣──提前十天完成。透過這樣的工作習慣，可以重新拿回時間的掌控權，讓生活從匆忙變從容，書中許多觀念可能不算新穎，但卻提供了一些很實際的作法，可以幫助你重新梳理自己的工作步調，從囫圇吞棗地完成「代辦事項」，調整成兼具質與量的高效能工作者。
如果你也不斷嘗試「時間管理法」，但卻三分鐘熱度或無法落實而陷入無限輪迴；或花了時間和心力規劃自己的時間排程，卻無法實際執行依舊讓工作混亂，而感受到挫折感，相信可以從書中找到突破現狀的方法。
建立自己的截止時間，告別忙盲茫的倉促人生
雖然書名是「快10天」，但其實並不是真的要你提早10天完成，而是在提醒對於時間的掌握權。
有效率地工作並不在於你做多「快」、做「多少」，而是在於你做得多「好」。如果你把你做的每一個成果，都當作自己的作品，代表了你的能力、反映著你的形象，相信會希望讓這作品盡善盡美。而提早的截止日期，除了可以有餘裕去承擔突發的狀況，更是讓你有機會再讓去做最後的檢視，讓作品得以完善。更重要的是，提前完成所空出來的時間，其實是為大腦創造了新的空間。善用大腦的運作方式，挪開現有的想法，讓創意有迸發的空間。不只是工作，同樣的生活也適用這種模式，掌握了自己生活的主導權。
一開始可能會因為需提前完成進度而比較辛苦，書中提到一些實際的做法，讓習慣可以快速上手，分享幾點對我比較有幫助的方法：
1.建立自己的奇蹟規律：掌握自己的生理時鐘，讓規律成為日常
已經有很多書籍和研究都指出，每個人生產力旺盛的時間不同，所以並不是每個人都需要睡滿8小時，更不是每個人都適合當晨型人。你需要知道自己生產力旺盛的時段，以及睡幾個小時會覺得神清氣爽。安排適合自己的規律，善用起床後的一個小時，養成你獨有的規律。
2.設定事情的順序與範疇，放入「今日」的購物袋中
假設每一天都是一個購物袋，每日可以裝進袋中的東西有限，我們就應該更有效陸地裝好代辦工作，以免袋子被撐破。所以在安排代辦事項時你可以：
1)用順序代替符號
2)明確寫出業務範疇與實際要做的事情，例如：XX會議資料研究→XX會議更新資料研究後修訂
如此紀錄、分類後便能清楚哪些是重要、立刻完成的事情。
(我會加上預計花費的時間，這樣在「每日回饋時間」就可以檢視自己對時間的掌握度，也可以了解到實際執行這個任務需要的時間，之後在規劃每日代辦的時候會更精準。)
3.為自己設定專屬的截止時間，並將工作劃分為三個階段
在正式的截止時間之前，設定提早2、3天至一個月的自己獨有期限。書中提到四個很重要的時間區段：「準備階段」、「執行階段」、「收尾階段」和最重要的「過渡時間」
準備階段：掌握業務的性質、構思處理方式與研究資料的階段
執行階段：這應該是我們最擅長的階段
收尾階段：確認工作成果與最初預定的目標是否穩最後檢查階段
過渡時間：各階段或狀態轉換時所需要的預備時間。例如：外出移動的時間、前往會議室的時間等等
過去的習慣可能僅會專注在持行與收尾的階段，但其實準備(暖身)的階段尤為重要。你需要有充分的準備進入會議，以確保會議的品質；在企劃案開始撰寫前，你需要花時間瀏覽、蒐集資料，或是確認自己對於專案的了解程度。這些都是過去容易被忽略的時間。
4.以「分」為單位做規劃，越精準表達越好
「馬上」是何時？「之後」要多久？不管是對自己或協作的他人，都應該以分為單位最規劃或約定，千萬記住，別人的時間和我們的時間一樣珍貴。
優於代辦清單的「not to do list」
生活中充滿了各種陷阱與誘惑，當你打開通訊軟體或社交平台的時候，時間小偷就在身旁蠢蠢欲動著。「時間」可能就在你Line訊息往返中、滑臉書、IG甚至short的過程中，默默流逝。當你真的想要做安排好的事情時，不是時間不夠、就是精神過度放鬆感到疲憊。後果不是無法執行預期中的事情，就是加班或是晚睡來達成你對自己的要求。
書中提到，很多人都會列出每日的代辦清單，但其實「不做什麼」比「做什麼」還重要。明確列出在「專注時間不回覆訊息」、「不瀏覽網路新聞」(像我可能就要列出「不要在上班時間揪團」)。當注意力準備要飄走的時候，就可以來看一下這份清單，提醒自己該做什麼行為。
落實「檢核」與「回饋」，累積成長的養分
這部份是我本來就預計在今年落實的動作，很開心剛好在書中看到同樣的觀念和實際執行的方式。
書中提到「期間檢討」的重要程度等於開始與結束，如果「讓作品完善」是你的目標，那麼以終為始期間的檢討就顯得格外的重要了。在開始執行前檢視與業務相關人員交流意見，確認執行的大方向是否正確，過程中也設定檢視點來確認推進的方向是否有偏離軌道，這樣在提早完成的時候，就有更充裕的時間來完善相關細節。
最後是定期回饋。自我回饋是需要定期進行的。最基本是每天的回饋，為此一天至少預留五分鐘做這件事。將計劃的所有目標先分別標記為「未完成」、「已完成」，藉由每天自我回饋的時間，檢討與發現原因準備好解決方案。
去年我想要重拾語言學習這件事，在一開始就豪氣干雲地規定每週要有兩天晚上進行學習，但是第一週無法落實，第二週也無法，這件事情就被我拋諸腦後了。但如果我當初有安排每日的回饋時間，我就可以發現無法執行的原因，可能是回家就先滑太久的手機，或是週間的某一天的能量特別低無法執行。如果可以知道原因，就知道可以怎麼調整自己的安排，將有助於增強堅持的力量。
我選擇在生活習慣上做出改變的行動計劃
- 工作專案截止時間規劃提早至少一週，以方便做最後的檢視與因應突發狀況。
- 設定期間檢核點，確保專案朝著正確方向進行。
- 除了to do list以外，列出 not to do的事項，提高工作專注度。
- 落實每日5分鐘回饋時間，以及每月目標覆盤。
──金句整理──
- 提前開始工作，專注在截止時間前完成。在考量過程中可能發生各種變數的同時，充分準備使其完善。
- 「我創造的成果，代表的就是我」
- 工作應該是「為期望目標創造適當的成果」，而不是「船到橋頭自然直」。
- 延到等一下再做，等於是為了當下的悠閒預借時間。
- 維持計劃比制定計劃來的更重要。
- 制定過度緊湊的日程，等於阻斷了經由空檔催化創意來提升工作效率。
- 為日常生活中按下暫停鍵，並且百分百專注在自己身上時，才是真正休息的開始。
哈佛日曆快十天：提前十天完成，拿回生活的主控權；哈佛優等生及高效主管都在用的奇蹟時間管理法
