時間管理
這週去參加了 聰明主婦の生活投資學 和 布姐陪你聰明工作創意生活 的課程，這次的主題是如何做好時間管理。在Career Planning 中時間管理是一個很常提到的主題，時間管理這個概念在職涯規劃中早已是老生常談，對我來說更是再熟悉不過。
過去，由於台灣時區的關係，工作上的時間安排幾乎沒有任何空隙可浪費，簡單講一下上班開會的安排：
- 早上七點半，先與美國 Marketing 團隊開會。
- 進公司後，優先處理同事的各式問題與回信。
- 早上十點，與台灣有兩個半小時時差的印度同事，算準時機他們通常就會開始「追殺」我。
- 如果要支援日本客戶，為了讓日本客戶能在下午掌握進度，會議通常安排在台灣中午。
- 下午，輪到我「追殺」剛起床、與台灣有六小時時差的以色列團隊。
- 下班前，為確保隔天一早能掌握最新進度，我會將各region的事項交代清楚。
以上還只是基本日程，更別提台灣本地客戶各式各樣的需求，經常需要臨時出面解決問題。有時客戶甚至直接將問題 escalation 至台灣的 director，甚至國外的 division director 或是VP層級，這不僅需要處理問題本身，還得同時進行向上管理，確保問題進度即時回報給台灣與美國團隊。
若發生台灣與美國(或其他區域)在內部競爭時，我更需要靈活應對，針對不同region的高層準備不同版本的說法。而對客戶溝通，有時需適度調整表達方式，甚至準備額外的應對策略，以確保資訊傳遞得當，避免不必要的誤解。
遇到緊急狀況時，我通常會在台灣早晨(美國下班前)直接召集美國 Marketing 團隊與美國 division 的團隊開會，報告進度，並利用美國的下班時間請他們發信尋求資源。台灣白天，除了一邊處理問題，還要一邊安撫客戶，下午會跟以色列團隊討救兵，並在台灣下班時間前擠出進度。到了晚上七點，美國開始上班，我再回報當日進度。美國團隊接手後，他們就能與以色列團隊協作。這時通常台灣半夜還會有一個會議，則會視情況決定是否參加。
說了這麼多，還沒提到如何配合客戶的會議時間，還要現場看問題，同時還要抽空開發side project以及確保每月報告準時交付。畢竟，如果我交不出報告，老闆就無法向上交報告！
因此，時間管理對我而言早已內化成日常。無論是番茄工作法、四象限法，任何有助於提升效率的方法，在Career Planning我都建議大家嘗試，找到屬於自己習慣的方式。
不過，這些方法雖然重要，我在擔任 Coach 或 Mentor 時，反而不會只傳授這些基本技巧。這裡分享幾個我曾教導 mentees 的技巧，用自身例子做講解，如果情境不同可自行想像：
客戶篩選與經營
每個新案子初期，我都會花時間過濾客戶，找出值得經營的對象：
如果客戶中有積極且願意合作的人，我會將他們培養成我的「種子球員」。透過建立信任關係，適時提供資訊與協助，讓他們成為未來出貨高峰期或緊急事件的關鍵助力。
這些關係在關鍵時刻能發揮巨大作用，當緊急問題發生時，他們往往能幫助分擔問題、加速溝通。
觀察客戶組織架構
若運氣不好遇到較難應對的「老屁股」客戶，我則會花時間分析其組織架構。當信件中出現陌生的聯絡人時，我會提高警覺，因為這通常意味著問題即將 escalation 。
在問題爆發前，我會提前向內部團隊 heads-up，確保資源準備到位。一旦問題真正爆發，我已經安排好應對actions，讓不同region的團隊行動，確保進度推進。
當客戶開始施壓時，我早已同步向內部施壓，確保解決方案能迅速交付，進而縮小問題範圍。
長期策略
這種策略長期帶來了額外的好處。曾經我負責同一家同公司但不同團隊時，我請原本經營的「種子球員」客戶提供內部情報，幫助我快速理解新團隊的運作方式。
而不斷去理解對方的組織， 這種做法後來我也因為太「樹大招風」，甚至連對方公司(美國筆電品牌市佔第一)的高層都知道我。有幾次，他們的二線主管會直接繞過內部工程師，直接打電話來問我狀況。許多看似複雜的問題，其實只是對方內部溝通不良，透過提前安撫與資訊透明化，我往往能在問題擴大前成功降溫。
這些建立信任的關鍵點，除了展現專業能力，讓客戶對你的判斷有信心。 也可以主動承諾，當客戶主管有疑慮時，主動承諾提供最佳資源，展現解決問題的決心。 適時安撫，建立更深層的合作關係。
這些策略看似與 時間管理 無關，其實大幅提升了我的工作效率，讓我能更有效運用時間，永遠要提早想得比別人多一步，降低不必要的反覆溝通與問題處理成本。畢竟，真正的時間管理，不只是管理行程與任務，而是讓事情能夠更順暢地運行！另外，不是所有人都需要作時間管理，還有很多招數的說，有機會再來慢慢說。
至於聰明主婦的教學，她不僅僅教大家如何在工作上應用，還有時間管理在家庭上如何兼具大小的事情。畢竟我上面那套可不能直接拿到家庭上，她清楚找出那些可以充電或是會對自己時間耗電的事情，可是說相當的有幫助。
