在美妝公關的職場生涯中，我經歷了無數次的活動籌備與應對各種挑戰。從記者會的細節安排到面對難搞老闆的溝通技巧，每一步都充滿了學問與經驗。這篇文章，我將分享我在職場中的實戰經驗，提供給正在或即將踏入公關領域的你。
這是一篇發生在2013年的感想文，
記錄著當時我的心情，
當時我終於如願以償成為美妝公關，
現在回想，真的是人生中最快樂的時候，
和美妝記者餐敘，
一邊享受美食，一邊介紹公司產品，
不但認識了幾個好朋友，
也成功地把公司產品行銷出去。
找到熱情 眼神都在發亮
人生很奇妙，
當時一位美妝編輯從此成為我的好友，
直到現在她也常鼓勵我。
熱情的她告訴我，
我在介紹公司產品的時候，
眼神都在發亮！
天啊~我已經很久沒有那種感覺了。
—寫於2013年 記者會前夕—
最近都在忙記者會，
老闆問我：妳上一次主辦記者會是什麼時候？
我回：2007年吧...
雖然我來到這家小小的保養品代理商才滿一年多，
不過，公關人的必備技能卻一點也沒有忘記。
例如籌辦記者會.寫新聞稿.採訪通知.連絡媒體.找場地.布置陳列.流程規劃...這些基本功,
一切歷歷在目，
這要感謝以前在公關公司的歷練。
以前公關公司充份信任我們，所以每個人都有機會擔任客戶的窗口，
打點好所有客戶交辦的活動，
從中自我學習成長。
不要怕記者駡你
你知道嗎？其實光是打媒體電話，就會有許多挫折，
因為很多記者因為忙，或者在趕稿，會非常兇，口氣也不好，
有時會直接嗆你:可以說快一點嗎？重點是什麼？
我因為做過記者，
很能體諒他們的焦慮，也相信多數記者是無心的，
但說真的，
也的確有厚臉皮又架子很大的記者，
遇到這種人，
也只能趕快想辦法伺候他閉嘴（誤），哈！
我告訴老闆，
以前在公關公司也做到主管了，
所以一點也不生疏，
只是需要幫手而已。(不過他聽完也沒找幫手就是了）
我知道現在的老闆也很信任我，
因為每個月商品的媒體曝光，我都能做到至少十家媒體報導，
所以，我深信他再也找不到更強的PR了！
（結果事實證明，我離職後一年，還收到老闆娘送的高級蘋果，謝謝你們）
但英文真的是我的致命傷，
如果英文好，我就能去更大的品牌了。
不用在這個小品牌，用一點點行銷預算還要被老闆娘唸@@
即將到來的記者會，
對我而言真的使出畢生功力，
我想讓它成為我職場的代表作，
因為公司沒有預算，無法找公關公司幫忙，
所以總籌畫.媒體邀請到主持人都只有我一個人，
老闆甚至連借單槍投影機的錢都要省，
挑個專業的活動攝影師，還要比便宜！老闆還想自己拍！
這記者會的攝影師要有報社記者功力好嗎？
你有把握能抓到每個人都沒閉眼睛？每一秒的鏡頭都不錯失？
面對當時不尊重專業的老闆....弄得我真的很累。
幸好最後他被我說服了。
好了，換個角度想，
以後不管任何老闆我都可以搞定，
以前我在藥廠，辦記者會還能請公關公司幫忙，
就算在公關公司也不用自己下海主持（唯一的主持經驗是金控公司激勵大會的司儀，
當時還吸引一名男性上台唱歌給我聽＞＜）
但這次真的逃不了，
希望到時一切順利囉！！
其實不只記者會要辦，還有另２場經銷商說明會，以及展場的２天活動... 而且這些活動都在３天內完成， 真的忙翻了！！
活動這麼多 如何做好準備不出包
簡單告訴你懶人包在這裡，總之把每個活動流程想一遍，每個環節都列出來，不要漏掉:
- 工作時程表：先把各細項時間抓出來，首先要確定的是場地，該付訂金及借投影設備都要先處理好，接著再把以下細項訂出確認日期。
- 人力配置表：明確將同事做好分工（迎賓、引導、拍照、遞資料等）避免臨場混亂。總場控除了是自己，最好再安排一個協助的副場控，幫忙處理某一部分的事務。
- 活動流程表：例如記者會的流程/說明會的流程/醫學展的流程，也一樣要訂出確認日期，很重要的還有拍照儀式，決定了出現在媒體上的主畫面。而在活動中又可以無限展開主持人/發言貴賓/表演團體...所有活動上要露臉的人都要充分溝通，確保配合良好。
- 媒體邀請函撰寫及確認：目的是吸引媒體出席，提高活動曝光與後續報導率。
- 點心飲料訂購：提供來賓簡單茶點，營造溫馨輕鬆的交流氛圍
- 製作物設計/確認：布條/展示架/指示版/展板...營造專業感與品牌形象，提供拍照視覺亮點
- 軟硬體確認或採購：確保現場音響傳遞清楚，避免混亂與冷場
- 主持人講稿撰寫：確認確保活動節奏一致，重點介紹內容準確得體
- 新聞稿撰寫：活動後可即時發送媒體報導用，提升品牌能見度
- 記者/貴賓禮品確認：表達誠意與感謝，提升活動好感度與分享意願
- 新聞資料袋製作：提供記者活動新聞稿、產品資料、品牌簡介等
- 媒體出席確認：預先掌握出席人數以便準備座位與資料
- 活動總場控及媒體接待區場控指揮，建議最好這2部分各有1名專人，協助突發狀況、調度時間與人力(但實務上很多老闆搞不清楚硬要總場控兼媒體接待，結果總場控因為要顧好舞台區，無法顧好記者需求，支援的同事不知道如何協助媒體記者額外的需求，記者趕時間就只好先走了，平白錯失曝光機會)
- 經銷商邀請：重點邀請潛力合作夥伴，展現商業誠意
- 貴賓邀請/確認：例如醫師或專業人士，側面為產品背書，以提升專業信任感
- 貴賓邀請函寄發：對外展現專業誠意與禮貌，建立良好第一印象
如果你對活動的籌備有任何疑問，或是有自己的經驗想要分享，歡迎在留言區與我交流。讓我們一起成長，提升職場技能。喜歡這篇文字嗎？追蹤我，水瓶兒的文字天空在這裡繼續書寫❤️
