真正成熟的討論，從來不是在會議上才開始。本文將分享如何透過議程設計與事前準備，將會議從「驚喜包」變成「決策場」。
你是否也經歷過這樣的會議：議程不明、討論發散、沒有結論，結束後所有人如釋重負，卻沒有人知道下一步該做什麼？這幾乎是所有組織的日常。
問題的根源，在於我們誤解了會議的本質。大多數人認為會議是拿來解決問題、創造共識的，但事實上，一場成功的會議，不是靠現場的即興討論，而是靠會前的準備，鋪出清晰的對齊路徑。【核心觀念】會議不是用來「討論共識」，而是「確認共識」
會議是昂貴的組織活動，它的目的不是拆驚喜包的舞台，更不是解釋失誤的地方。它是一個「確認、統合、轉化」的決策場域。所有真正的討論，都應該在會議之前就完成一半。
以下是四種最常見的「災難型會議」，看看你是否也身在其中：
- 驚嚇包型會議： 與會者到了現場，才第一次聽到關鍵資訊，討論無法聚焦。
- 總結不明型會議： 沒有設定會議要產出的具體成果，最後流於散談，陷入責任漂移。
- 角色錯配型會議： 與會者沒有決策權或不了解背景，導致需要再開一場「補救會議」。
- 範圍模糊型會議： 討論主題未聚焦，什麼都談卻什麼也沒結論。
【解決方案】高效會議的 6 項會前準備清單
為了避免災難，一場真正成熟的會議，在邀請發出的那一刻，就應該完成以下六項準備：
1. 定義會議目標與角色 (Define Goal & Roles)
> 這次會議的目的是腦力激盪、確認議題，還是分配任務？不同的目標，需要不同的人與節奏。
2. 提供前置資料與背景 (Provide Context)
>所有討論需要的數據、案例、邏輯脈絡，應在會前整合成一份簡潔的文件，確保大家「從同一頁開始討論」。
3. 切割議題與優先級 (Segment Topics)
>清晰列出本次要談的 1-3 個具體議題，以及每個議題希望得到的輸出是什麼。不可能談完所有事，就必須排好順序。
4. 與關鍵人事先對焦 (Pre-align with Key Persons)
>許多會議的卡關點，是決策者或關鍵執行人的疑問沒有被提前處理。一對一的「會前會」，遠比在會議上公開辯論更有效率。
5. 設計會議流程與節奏 (Design the Flow)
>哪個階段由誰發言？何時該總結？是否需要中場休息？一個好的主持人，更是一個好的流程設計師。
6. 準備輸出模板與記錄機制 (Prepare Output Template)
>會議的產出是什麼？是一份決策、一個行動列表，還是一個專案排程？預先準備好模板，由專人記錄，確保會議記錄是「決策副本」，而非流水帳。
(延伸閱讀與下一步)
當你完成了完美的會前準備，下一步就是確保會議本身能高效地「確認共識」。想了解更多，歡迎閱讀本系列的下一篇文章：
▶︎ 延伸閱讀：【深度會議2】會議不是用來討論共識，而是確認共識
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