在工作的這段時間,你可能有看過或經歷過這樣的經驗,剛進去的時候前輩會說「有問題都可以來問我」,等到帶著問題去找前輩,前輩卻回覆「這個問題你不會自己先想過嗎?」、「怎麼連這種問題也來問我?」,更別說做錯事以後被念「你怎沒有來問我後再做?」,反覆的態度常常讓很多人搞不清楚,到底有問題是可以問還是不能問?
【這問題該不該問,先從自己有沒有嘗試解決開始】
工作中會遇到夥伴用二分極端法處理,一開始是因為擔心做錯,所以一遇到問題就提問,這時候給人的感覺就是依賴性太強,但等到被提醒後,又開始轉成完全不問悶著頭摸索,這時不僅花時間又容易出錯,讓自己與同事都不好受。
當遇到不懂的問題時,可以先思考一下,第一步應該是要先自己嘗試收集資料,了解自己卡在哪裡。先找尋過往的SOP、交接資料、內部文件看有沒有方向,就算最後沒有找到方向,也可以清楚手邊的資源有哪些,在請教別人時也可以同步說明自己已經有確認過的部分。
【問題的要點不是答案,重要的是解決過程及改善思維】
在解決問題的過程中,我們常常會急於要知道答案,但光知道答案無法幫助你解決下一次類似的問題。你可以試著把遇到的問題和解決過程記錄下來,先說明自己已經嘗試過的方法和遇到的困難,讓對方更容易理解和回答。
像是「我有用上次的表格去更新,但某個欄位會一直出錯,我懷疑是設定問題但找了幾個選項找不到,想請問您會如何去找到並解決」。
這樣的問法,一定會比你直接說「欸你幫我看一下,這個為什麼會錯?」更收斂問題,而且透過說明自己的問題處理邏輯,也可以幫助同事更了解你的個性跟思維,後續也能提高溝通效率。
【當已經試過自己解決無效,就算問對的人也要在對的時間】
如果自己解決不了問題,尋求幫助是很正常的。但當對方對方手邊剛好有工作,已經急到不行時,還直接過去要求幫忙一定是不適合的,你可以試著留訊息或紙條,「我目前有個EXCEL的樞紐執行錯誤問題,需要您幫忙看一下,大概5-10分鐘,等您有空時我在過來找您」。
沒有人喜歡在焦急全心工作中突然被打斷,這樣可以讓對方有個心理準備,又或者回覆他目前挪不出時間你可以找誰協助,也可以避免你苦苦等待。
【問題解決不是終點,建立個人的知識庫】
透過幫助解決問題後,最重要的是要能夠建立自己的知識庫,將遇到的問題和解決方案整理成文檔,方便日後查詢。我個人是習慣用EXCEL進行記錄,這樣不僅能幫助你自己定期回顧,也能幫助其他新進同事,提升整體工作效率。
●問題怎麼發現的?
●我試過什麼方法?
●最後怎麼解決的?
【(超重要) #主動進行知識分享】
人跟人的關係是互相幫忙的,如果自己總是接受幫助的一方,最後天秤一定會失去平衡。所以當你在工作中解決了一個問題,或是學到了一個新的技能,分享給有需要的同事或朋友就是一個好習慣。讓自己成為團隊中有價值的人,也是讓其他同事願意繼續幫助你的重要關鍵。
●先試過再問問題,是對自己的任務負責
●問題說明有邏輯,是對他人及自己的尊重
●願意分享改善資訊,才能讓自己更被看見。
簡單來說,自己學習和向他人請教不是對立而是相輔相成的。初期大家一定是願意去回答問題,但隨著時間一直推進,自己能不能透過建立知識庫減少問的次數,並且透過自身知識進而成為幫助團隊的一員,就顯得非常重要。