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在你的辦公電腦裡，專案投影片的進度正緩緩推進。
你埋沒在無數的文件、電話還有文字訊息中，一步步地將專案系統給完成。
突然一封來自副總的郵件送到你的信箱，
「這個專案先暫停，我們有更好的解法。」
一切的努力看似付諸流水，這種無力的場景與心境，是所有專案PM都曾遇到的慘況。
當專案付諸流水，你是否曾想過，問題可能不在你的執行力?
你的專案為什麼在執行到一半被喊卡?
這不僅僅是執行層面的問題，而往往在於我們忽略了專案管理中一個比推進進度更重要的核心：「價值驗證」。
這是我今年親身經歷的實際案例，這個專案在年初被列在團隊重要項目當中。
但在一次的高階主管會議中，因資訊單位副總的不同意見，在短短一次會議後便宣告終止。
專案終止並非罕見，但我想藉由這個經驗，分享我從中看見的關鍵洞察。
專案啟動前的「價值驗證」比「需求收集」更重要
許多PM，包括過去的我，都曾犯下同樣的錯誤。
當啟動專案前，當問題還停留在想法時，習慣性地從「蒐集需求」開始。
羅列出可能需要的功能，開始找使用者、找利害關係人，開始進行需求訪談。
這些都沒有問題。
然而，關鍵在於：這些需求真的能為企業創造實際的商業價值嗎？
你有沒有想過，你嘗試解決的問題：
- 根本不需要資訊系統?
- 資訊系統其實也幫不上忙?
- 根本就不是個真正的問題?
在應用系統如水電般無所不在的時代，無論是企業員工還是顧客，都習慣用系統來提供服務、解決日常作業所需。
因此，很多時候企業內遇到問題，大家的第一個想法都是：「來建一個網頁系統解決吧!」
這樣的做法，嚴格來說不能算錯。
但是，它真的解決了問題的根本嗎？
我舉幾個實際的情境：
1.會議室預約系統
想像一位企業內的產品經理。你常常聽到大家抱怨：
「我要開會，但找不到空的會議室。」
「每次大家都只約特定的會議室，根本搶不到。」
「我在白板上預約了，但總是有人搶著去用。」
你投入資源，開發一個可以預約、查詢，還可以跟outlook連動的「會議室開發系統」
系統上線後，使用者比你還期待。但是不久之後，又有新的抱怨了：
「大家還是習慣直接搶會議室，沒人在用系統。」
「有些人預約了卻沒去開會，會議室還是被佔著。」
雖然建系統了，但只是解決了「找尋」和「預約」這個表層行為，卻沒有處理核心的資源與行為問題。
大家依然會因為資源不足而直接佔用會議室，或因為沒有懲罰機制而佔用卻不使用。
最終的結果是，團隊花費了時間和金錢開發系統，但員工的根本困擾並未被解決。
2.熱量計算APP
想像你是一位想減肥的上班族。
你發現自己：
「每次都控制不住想吃甜食的衝動。」
「不知道該怎麼搭配飲食，總是吃得很隨便。」
市面上有許多號稱能幫助你減肥的App。
你下載了一個評價很高、功能很齊全的App。這個App提供：飲食紀錄功能、分析你每天吃進的熱量。
但使用一個月後，你的體重根本沒有減輕。因為你發現：
「你根本不知道你的基礎代謝是多少」
「你不知道要吃哪些食物比較好」
這個APP看似很有幫助，但是沒有針對減肥新手提供正確的資訊。
一個好的產品或系統，必須能洞察問題的本質。如果只停留在解決表層問題，最終只是提供了一個看似有用的工具，卻無法真正產生效果。
從「執行者」到「決策者」的視角切換
當專案喊卡，這正是你練習視角切換的絕佳時機。
雖然我們常說「PM就像是專案的CEO」。
PM要包山包海協助專案的各個面向，但是你真的具備CEO的思維了嗎?
PM不應該只是「執行者」，被動地接收並執行上級或客戶的需求，僅是「把事情做對Do the things right」。
更重要的是，PM必須成為「決策者」，從宏觀角度審視專案，確保「做對的事情Do the right thing」。
以下是我建議PM在視角切換時，應著重思考的三個關鍵議題：
- 理解大局：理解整體局勢，包含：公司的資源投注方向、這個問題在企業內部的優先序。當變動發生時，你才能理解決策背後的原因，而不是僅僅感到困惑或挫敗。
- 預測變革風險：從決策者的角度思考，能讓你更早發現潛在的風險與瓶頸。當新系統上線後，勢必對組織內部帶來改變。要能有效評估變革影響的範圍，以及後續的影響。
- 利害關係人溝通：從「理解大局」跟「預測變革風險」兩個面向評估後，大概就可以知道會對那些人造成影響了。從這個角度出發，對受影響還有關聯的利害關係人溝通，爭取他們的支持與理解。
理解大局試著辨識局勢，你可以知道你的專案在組織中的重要性。
是擁有絕對的權力與資源，公司上下一心支持。還是你其實資源有限，不是大家眼中最重要的事情。
先理解大局之後，你才能知道自己能夠發揮的空間。
預測變革風險，把會被你影響到的人辨識清楚。配上利害關係人的溝通，進一步取得他們的支持或理解。
總結來說，從「執行者」到「決策者」的切換，是從「專注於把事情做對」，提升到「思考該做哪些對的事情」。
專案失敗並非終點，而是「專案成長」的起點
當自己親身碰到專案中止的風險，心裡想的是「好喔：)」
但事情發生了，總是要帶點take away走。
沒有一個專案是完美的，失敗也並非終點。
身為有一點經驗，但又還沒參與公司經營的中階夾心餅乾，我們的決策權跟影響力是有限的。
但這不代表你不能影響你的高層、你的利害關係人。
當你下次收到需求時，先理解背後想要解決的問題是什麼。
當你身處專案之中，別忘了抬頭審視大局。從公司的資源分配、這個問題的優先順序開始思考，逐步培養你的決策者視角。
區分哪些是表層的需求，哪些又是需求背後深層的問題。
從此刻起，我鼓勵你開始練習： 每當有新專案或新需求浮現，先停下來問自己：「這個專案或功能，真正想解決什麼問題？它的核心價值是什麼？有沒有更好的方式來驗證這個價值？」
專案的喊卡，或許是當下的挫敗，但它更是一個重要的轉機。
這次專案的失敗，讓我從「執行」的細節中抽身，重新回到「價值」與「策略」的高度。
