談到專案管理，很多人腦中第一個浮現的畫面，可能是滿滿的甘特圖、各種排程軟體，甚至會想到 PMP 認證課程裡的一堆專有名詞。
但實際走進職場後，你會發現專案管理的樣貌遠遠不只這樣，有更多的是雜七雜八的事情要處理。
- 有些專案很吃行程精準度，因為要跟產品上市或客戶交付掛鉤；
- 有些專案則是公司內部改善，壓力可能來自於「上面交辦」而不是「客戶催單」；
- 甚至在一些公司裡，每個人都被期待要具備專案管理的能力，處理公司大小事。
換句話說，專案管理這個角色，沒有「標準答案」，而是會隨著組織架構、公司氛圍、人數規模、工作性質而變形。
小小背景介紹
我自己是一位在傳統產業的專案管理師，大概做了七年。我的角色不是產品經理（PM），也不是開發專案的那種 PM，比較像是「執行及追蹤公司內部政策及改善案」。更有趣的是，我們部門的特色是「突發事件特多」，每天都像在玩 RPG 遊戲，永遠不知道下一秒會跳出什麼任務。
我認為專案管理的三大核心職能
做了七年下來，我總結出三個最重要的職能：「校準 BOSS 目標」、「溝通協調」、「時間管理」，這三點聽起來很常見，但我會用自己的經驗講講「為什麼它們真的重要」以及「我怎麼應用」。
1. 校準 BOSS 目標
所有專案最重要的第一環，不是工具也不是時間表，而是「確定你老闆（或客戶）到底要什麼」。理解專案的真正問題、交付的成果、最後的驗收標準，這是專案能不能正確前進的關鍵。否則就會像 GPS 定錯目的地，再努力走也只是「快速走錯路」。
而且這不只是啟動專案時要做的事，更是要持續執行的事項。因為在專案進行中，需求常常會因為外部環境、主管想法、甚至臨時決策而有所變化。若沒有定期校準，很可能你花了很多心力，最後卻發現方向已經跟老闆或客戶要的差了一大截。
所以與其在結案時被打槍，不如在過程中反覆地確認方向。「走偏了再修正，比結案被打槍輕鬆太多」，這句話聽起來雖然有點調侃，但我想這是每一個專案管理師血淚換來的真理。
2. 溝通協調
很多人以為溝通協調只是「把話講清楚」，但若是這樣組織內部的衝突應該不會這麼多，而我認為溝通的核心目的是讓彼此互相了解，從中找到衝突的點，並想辦法解決，這還蠻吃觀察能力，若能看出對方的點，才能順利地往下談下去。這時候就要用小時候教導過平交道過馬路的技巧「停看聽」
- 停：先停下來，別急著把你想說的話全部倒出來。因為如果你的話不符合對方預期，或讓對方產生防備心，那談下去也只會越來越僵。
- 聽：專心聽對方怎麼說，抓住重點。不只是聽字面上的意思，而是要試著理解背後的動機與擔憂。
- 看：觀察對方的反應，判斷他是支持、抗拒，還是有疑慮。同時注意他的互動模式，例如：哪些人他願意合作、哪些人容易有摩擦，這些都是重要的線索。
- 行：在「停、聽、看」之後，心裡就能盤算出更合適的回應方式。針對這個人、這件事，選擇對方能接受的方式去說服或協調，才有機會達成雙贏。
只有搞清楚「對方是什麼樣的人」，你才能決定是要「怎麼跟對方說」。
3. 時間管理
很多人以為專案管理一定要用甘特圖才能好好管理專案。但老實說，有甘特圖是一回事，專案順不順利又是另一回事。我自己比較傾向抓出任務的順序，壓個大概的時間點就好，因為現實世界常常充滿突發事件，我很常需要調動不同專案的順序（不是單一專案內的任務順序）。因此計劃幾乎不可能百分之百照走，若太執著於隨時更新甘特圖，只要突發事件一來，上一秒才改好的圖，下一秒就又要再改一次。對我來說，甘特圖比較適合用在要管理的專案數量不超過三個，且時間能相對預期的情境，這樣還有使用的理由。
另外，時間管理的工具中很多人會推薦艾森豪矩陣（緊急／重要），但至少對我來說並不實用。因為我手上的案子常常都「又急又重要」，所以矩陣最後看起來就像四格漫畫一樣，滿到沒有意義。而且當你處理完一堆「緊急重要」後，原本「重要但不急」的事項也會自動升級為「緊急重要」。所以，對專案量大的情境來說，艾森豪矩陣必須「魔改」一下，才比較符合實際。
我自己的調整是把事情分成四類：
- 主要負責：這些是我全力盯緊、最不能放掉的專案。因為若我沒有處理，績效一定會受影響，所以它們才是真正的「核心重要事項」。
- 追蹤負責：有些專案規模太大，無法一個人完成，我會切分部分項目給同事處理。但即便如此，我仍需要持續追蹤進度，這些是我的第二優先。
- 專案成員：這類專案我也有參與，但不是我主導。雖然有時候也很重要，但若投入太多，反而會擠壓掉「主要負責」的時間，導致得不償失。
- 定期會議：這類是固定節奏的事項，例如每週例會、進度檢討。它們需要跟進，但通常是穩定性的，不應該壓過前三類的優先度。
這樣區分之後，我就能更清楚知道「哪些才是真正需要我花最多心力的」，而不會被表面上的「全部都很重要」搞得焦頭爛額。
小結：專案管理是每個人都需要的能力
雖然我是一個專職的專案管理師，但我其實認為專案管理的職能不是只有給「職稱為專案管理」的人使用，無論你是工程師、行銷，還是學生，只要有需要規劃、執行、協調事情的時候，就會用到專案管理。
最後，也想偷偷工商一下 😆
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