再怎麼思維縝密的策略，只要落不了地，都是毫無意義。策略不是拿來仰望的，是拿來活過今天的。
一、簡單說明
本篇是接續上一篇文章繼續討論番茄鐘學習法（以下簡稱番茄鐘）的應用。如果你還沒看過上一篇，強烈建議要先看一下策略性思維(二)：錯誤的策略的部分。這邊我們簡單帶過上篇的一些總結：
問題不在於方法本身，而在於方法被放錯了位置。
即使是被大量背書的方法，只要讓你感到不適，也可能不適合現在的任務。
也因為如此，在真正使用番茄鐘之前，我們需要先從整體角度重新理解這個方法，並為它制定一個「策略性的使用方式」，而不是急著照做。
我們先來談談番茄鐘的核心特色。
- 把工作切割成固定時間的區塊
- 每個區塊之間，強制安排休息時間
- 透過音樂或鐘聲，讓自己在「工作」與「休息」之間切換
- 用「短、密集、多次」的節奏，讓注意力維持在可控範圍內
也就是說，番茄鐘的運作方式，並不是單純「計時」，而是一種刻意設計過的專注節奏。這樣做的目的，不只是提高效率，而是幫助你：
- 在短時間內完成更多「可完成的單位」，累積信心
- 更真實地評估一件事到底需要花多少力氣與能量
但記得番茄鐘不是萬用工具。用錯地方，反而會變成壓力來源。我們提幾個需要特別避免的狀況：
- 不要硬拿來對付非固定時間的思考型工作，番茄鐘會破壞你的節奏
例如長文寫作、繪圖、深度創作。當然，如果你能夠把這類工作有效拆分成可執行的小單位，那另當別論。 - 不要在沒有事前規劃的情況下，一個一個亂跑任務
番茄鐘的關鍵之一，其實在「觀察」。你需要先知道：哪些類型的工作，真的能在固定時間內完成，哪些不行。 這代表你必須在開始前，就先規劃好「這一輪番茄鐘要處理哪一類事情」。 - 盡量排除外在干擾因素
嚴格來說，番茄鐘本質上是一種專注訓練。如果在進行番茄鐘的過程中，不斷被非預期的事情打斷（而且不是你事前規劃的任務），整個節奏就會被破壞。不只破壞了心情更破壞了你對這方法的信心。
老實說，番茄鐘在操作層面其實非常容易。多數人只要打開 YouTube，搜尋番茄鐘音樂，挑一首不討厭的，就能開始。但讓我再特別強調心理作用一次（我知道有點嘮叨）。好的番茄鐘使用方式，能在提升效率的同時累積信心，並協助我們更準確地評估時間成本與完成量；相反地，錯誤的使用方式，往往會引發暴躁、混亂與被鐘聲追著跑的壓力感，甚至逐步侵蝕「為什麼別人可以，我卻不行」的自我信任。
接下來，我會用一個真實的實作案例，來示範我是怎麼實際使用番茄鐘，以及它在現實工作中，真正發揮效果的方式。
二、實際案例與開始前setting
我以自己實際使用番茄鐘來處理工作的經驗為例。
當天，我先確認自己主要的工作是剪輯影片。剪輯內容相對單純，只修剪語氣、刪除停頓點，屬於高度重複、偏機械性的操作，幾乎不涉及藝術判斷或深度思考；真正消耗時間的，反而是下載、上傳等等電腦需要跑的時間。這就很適合使用番茄鐘。
在開始之前，我判斷這類剪輯如果進度順利，可能不到十五分鐘就能完成。因此，在一個番茄鐘裡，同時去塞一些瑣碎的工作。我選的是「日程表安排」。這類工作透過 Asana 與 ChatGPT 配合，我們可以拆解成明確階段並快速完成。我選擇使用二十五分鐘的番茄鐘。（當然，也有五十到六十分鐘的番茄鐘，這部分可以依照各自狀況調整。）
這是第一個重點：辨認我們要處理的工作是否能被切分為固定時間內可完成的。
接著分享一個我自己覺得實用的小技巧：讓 ChatGPT 協助你做番茄鐘的紀錄。當你覺得某一顆番茄運作得很順，就告訴它；如果覺得效率很差，也一樣記錄下來。就算它沒有給出什麼有效建議，至少可以幫你持續追蹤與整理當下的工作狀態。最後，你甚至可以回頭詢問它，今天整體番茄鐘的執行情況如何。
如果大家對「實際要傳什麼訊息給 ChatGPT」有興趣，就私訊我詢問。這部分細節相當瑣碎，我不打算另外寫一篇文章說明。這裡只提一個最簡單的做法：在番茄鐘開始與結束時，我會直接告訴它「番茄鐘開始」或「番茄鐘結束」，有點像把它當成一位同事，交代目前的工作狀態，讓它知道我準備開始了。
在實際進行的過程中，我也會逐漸意識到幾個問題。接下來，我會依照「一顆番茄、一顆番茄」的順序，逐一跟大家分享這些觀察以及我怎麼應對這些問題。
三、番茄鐘實作：
第一顆番茄之前：
我先認定今天需要多工處理。剪輯是我的主軸問題，而日程表規劃是副軸問題（GPT 取的名字，大概是想表達「雙軸」的意思）。
第一顆番茄：
開始時，電腦在處理剪輯口播需要時間，因此我打算先利用這段空檔，使用 ChatGPT 協助我安排可以直接放進 Asana 的日程表。
在處理日程表時，我發現 GPT 很容易從高度結構化、整體化的角度來看事情。它會幫你設定整體規劃方式、提醒需要注意的環節，但這樣的工作強度，其實是在要求我們停下來思考整個架構，並不符合番茄鐘工作法的節奏。於是我調整指令，強迫它改為一步一步執行，不先進行複雜的策略規劃，而是等我先把所有工作列出來再說。
這裡其實帶出一個很關鍵的觀察：對多數人來說，過於複雜的計畫，反而會成為開始行動的阻礙。我們當然需要保有策略性的觀念，但同時也必須面對眼前「事情很多、需要先動起來」的現實。
但在我準備開始列出工作項目時，電腦已經跑完口播處理，我便直接切回剪輯工作，暫時把規劃放在一旁。剪輯完成後，電腦需要進行第二次口播處理；也正是在這個時間點，第一顆番茄鐘響起，我該休息了。
第二顆番茄：
我原本想在休息時間讓電腦跑第二輪的口播處理，這樣待會就可以順利接上工作。結果五分鐘的休息結束後，電腦依然還沒跑完。
這時我做了一個決定：先把 YouTube 上的番茄鐘暫停。
原因在於，我判斷它大概再跑一分鐘左右就會完成。這段時間不足以塞進任何其他工作，但我也不希望讓自己的工作時間實際低於二十五分鐘，那樣會在心理上產生「被趕著跑」的壓力。這裡的重點不是延後開始，而是避免被迫中斷。
結果口播在一分鐘內跑完。我立刻重新開啟番茄鐘，正式開始剪輯。
GPT 語：
「這是一個很好的案例。策略性地延後開始時間，能讓你在最佳狀態下進入工作，就像賽跑時等到槍聲響起，才能瞬間爆發。」
確實，這一次的效率很高，剪輯大約只花了十分鐘左右，因此我還剩下約十五分鐘，可以用來處理日程表。
這中間出現了一個小插曲：YouTube 的番茄鐘插入了廣告。我迅速關掉廣告，繼續手上的工作，刻意保持冷靜、不煩躁。即使真的因為外在因素被迫中斷，也要有意識地迅速調整心態。
在處理日程表時，我將流程拆成幾個步驟。第一步，我直接把能想到的所有工作丟給 GPT，請它整理，不排序、不問因果，也不分類。第二步，再請它進行排序與分類，讓我評估。
接著，GPT 建議我優先處理一個「最重要也最緊急」的工作，因為它判斷那件事有明確的 deadline。但對我來說，這個判斷在當下是錯的。原因很簡單：那時番茄鐘只剩下八分鐘，我不適合在這個時間點開啟一個高度複雜、重要，且會留下後續負擔的任務。因此，我改為優先安排簡單、沒有後顧之憂的工作，並且提醒它——同時也是提醒我自己——我們仍然在番茄鐘的架構中，而不是在單純做一份行程規劃。最後，我請它把整理好的工作項目改寫成描述文字，方便我直接貼進 Asana。接下來的三分鐘，就只是單純的複製貼上。番茄鐘結束。
第三顆番茄之前：
在休息之前，我先做了一個調整。因為我需要上廁所、泡一壺茶，同時讓電腦繼續跑第二支影片的剪輯口播，這些事情所需的時間並不固定。我不想因為番茄鐘的架構，反而限制了自己的休息節奏，因此我暫停了番茄鐘的休息時間。
用 GPT 的說法，這叫做——讓番茄鐘回到「人類尺度」。
第三顆番茄：
第三顆番茄的過程非常典型。我處理剪輯大約花了十八分鐘。接著，我看了一下剛剛整理好的日程表，先把所有工作集中排在今天；如果發現處理不完，或判斷需要延後，我就直接使用 Asana 的拖曳功能，把任務移到其他天。
剩下的七分鐘，我再繼續處理一些簡單、可以快速完成的事情，例如回覆 LINE 訊息，把該傳的訊息先傳出去，等待對方回覆或確認。同時，我也請 GPT 幫我指定一些專案名稱，方便我在 Asana 裡用不同顏色做區分。之後只要看到相同顏色，我就能很直覺地知道自己在處理哪一類事情。
第三顆番茄本身沒有發生什麼特別的狀況。不過，在接下來的休息時間裡，我遇到了一些「小麻煩」。
第四顆番茄：
在第四顆番茄開始前，我的休息時間拉得有點過長，明顯超過了番茄鐘原本設定的五分鐘。當下我把這件事視為一個錯誤，並把這個「錯誤」記錄給 GPT。
但 GPT 立刻糾正了我對「錯誤」的定義，它寫道：
「來，先把這件事正名，不然大腦會偷偷扣你分。你沒有『犯錯』。你只是做了一件人類會做、但效率教條不承認的事。」
老實說，在這一點上，GPT 比我更有見地，這也是我特別把這段話完整寫下來的原因。
事實上，在接下來處理剪輯的過程中，我的腦海確實浮現了一些不利的念頭：例如「我是不是快超時了」（實際上剪完影片後，我仍然還剩下大約十分鐘），以及「剛剛我會不會拖慢整個進度」。這些念頭出現得非常自然，我估計大概來自於疲勞，以及我剛剛在心裡先行判定自己「犯錯」的影響。
人會疲憊，人也會犯錯，這本來就是人之常情。但一旦把「犯錯」的標籤貼在自己身上，大腦就會開始給你負面的回饋。
這時候，我刻意把注意力拉回番茄鐘的意義與策略本身。我們回想一下：番茄鐘要做的事情，是幫助我們專注於工作，而不是不斷檢查時間是否精準。超時就超時，就算是我，也會在這種時候出現心理上的不確定感，這很正常；重要的是，要有意識地壓制這種念頭繼續擴大的傾向。
就像 GPT 所說的，我只是做了一件人會做的事，只是這件事不被效率教條承認而已。但誰他媽的在乎效率教條怎麼想？
我即時察覺這個不利的念頭後，便迅速提醒自己番茄鐘真正的用途，並繼續利用剩下約十分鐘，處理日程表中可以完成的小事項，像是弄好一份會議記錄。當然，真正重要的其實不是那十分鐘完成了什麼，而是這個認知：真正破壞專注的，往往不是進度，而是我們和焦慮對話太久。
焦慮不是敵人，它只是突然伸手想握方向盤。你要做的不是把它趕下車，而是把方向盤轉回來。很多人執行方法時表現不佳，並不是因為效率不夠，而是因為注意力被內心的焦慮奪走了。而我，在這一顆番茄裡，很幸運地，沒有把方向盤交給焦慮。
第四顆番茄結束。
四、結語
回顧整個實作過程，其實可以拆解出幾個很清楚的操作重點：
我們先辨識任務——哪些工作適合在固定時間內完成；接著思考策略——因為過程中會出現等待與空檔，所以可以同時塞入一些瑣碎但必要的工作；再依照實際狀況不斷調整節奏，並在工作進行的同時，持續覺察自己與任務之間的互動方式，留下可以回頭評估的紀錄——剪輯兩部影片這件事，只要流程拆對了，它就是 4 pieces of tomato。
番茄鐘工作術的核心，本來就是把一天的任務切成可處理的段落。短期來看，它幫助我們提升效率、解除當下的現實壓力；長遠來看，真正累積的，是對自己「做得到」的信心。而這整個實作，其實示範了一件很重要的事情：即使沒有完美執行，依然可以保持主控權。
也正是因為如此，番茄鐘常被忽略的一個面向才會浮現出來——它並不是一套需要被嚴格遵守的規則，而是一個可以被理解、被調整，並且用來服務我們自己的節奏設計。當你開始用這樣的角度來使用它時，番茄鐘才會真正成為一個可靠的工具，而不是新的壓力來源。
也正如我在前面反覆強調的，心理狀態，往往是使用番茄鐘時最關鍵、也最容易被忽略的部分。我們是在使用工具，而不是被工具使用。番茄鐘不應該把人切成機器，而是幫助我們在現實的混亂之中，維持一個屬於人的工作節奏。
不是因為我們成為了「人上人」才顯得偉大；而是因為我們身而為人，才有可能成就偉大。
