【個人管理02】3重點表達術
更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘
「王大明！你提出的報告，重點到底在哪裡？！整份報告沒有符合本次專案所需要的！立刻拿回去重寫。」陳經理情緒激動的說。而大明只能不斷點頭說是，以及摸摸鼻子在心裡低估著–「我明明寫的很詳細，很清楚...！是陳經理看我不順眼，所以才推翻我的想法。」
根據上述的案例，不知道有沒有常常在職場當中，聽到同事們說到與之相關的事呢？對於上級主管所提出的要求，我們已經盡力的配合，甚至想要做的更好，為此將報告內容紀載著非常詳細，深怕主管不懂我們想要表達的含意。拚了命把手頭中的報告，從1頁A4型的報告，補充到5頁，甚至到20幾頁都有...！
而筆者過去也曾犯過這樣的毛病。希望上頭能夠清楚知道我們想要表達的內容，拚了命的把報告內容不斷擴展。結果到了最後，主管不但找不到重點，自己還會因為報告寫得過於複雜，導致在解釋上沒有辦法發揮到預期的結果...！實在可惜。後筆者透過練習，將一份報告的內容，從20幾頁，慢慢縮減到5頁，甚至到用1頁A4就能表達這份企劃的目標與需求為何，以此減少讀者在閱讀上的障礙。以下是筆者常用的方法，可以供大家使用：
- 先釐清目標與現況：首先，必須先釐清做事情的目標，找出目標與期望之間的差距，並建構合適的改善方法。
- 把握3個重點：大腦記憶本身沒有辦法一次紀載過多的記憶，根據研究，大腦一次大約為7±2個項目，筆者習慣講述重點用3項。
- 結論先行且正面表述：建議結論先行，原因隨後補上，其用意在於現代人時間緊湊且專注力沒有辦法維持得太久。因此，建議在陳述報告的表述上，先把預計完成這個計畫的結果先行展出，並隨後附上具體作法與原因作補充說明。
以上3點是筆者常用的方法，筆者發現在表達事情的結構上，若以重點為三的方式，在每一次講述與交辦事務上，能比以往更加明確與清晰。對於在職場上的我們來說，如何快速的把你想表達的重點，放入到對方的腦袋裡，建議，一次就以3個重點來描述！除了能把事情產生效率化之外，更能夠帶給他人一種能被交辦的感受，筆者祝福大家成為在職場當中，成為一位可值得信任的大將。
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