專案會議到底怎麼開?

這篇主要會是將工作上的開會經驗做一個覆盤的整理。以專案管理來說，必定會經過專案的啟動、規劃、執行到最後的驗收。每一個階段都有可能會有它潛在的問題，而一個成功的專案管理在過去可能會被定義為如期、如質、如預算的完成任務，但現在環境多變，依據現狀隨時調整，逐步朝目標前進，或許才是更適合的選擇。

當開會變成經常性的一件事時，我們是否會在會議中不自覺放空抑或提不出自己的意見或想法，又或者在被諮詢時答不出個所以然。以上的狀況其實還蠻容易發生的，然而就我自身的經驗來看，多半是因為不是這場會議的利害關係人，所以對討論意興闌珊。而事實往往是，你真的能成為局外人嗎?

從前次會議的決議事項開始，掌握這次會議的核心議題，事先蒐集相關資料並備妥，到揣測對方可能會提出的疑問，這是我建議在會前就必須做好的功課。一方面協助整個專案的推動；一方面可以事先預防長官一些不適切的「天馬行空」。

每個人的時間都很寶貴，所以千萬避免沒有意義的陳述。建議的做法會是一開始快速帶一個情境，對齊與會人員這場會議的重點，並事先點出前次會議的進度，讓大家快速的進入到會議的狀態。

在簡報時，應該針對提案重點去做說明，例如:「前次會議提到在KOL的安排比較薄弱，所以這次我們重新提列了3位在親子類有長期耕耘，穩定粉絲的候選人，過去配合的活動預計皆可觸及達....人次，達到.....推廣效益，也符合這次親子活動的TA。不知道這些候選人是否是貴單位想要的方向?」。

會議間，或許會有人對提案有所疑問或建議，你該聽懂的其實是問題背後的問題。如果你只能針對提問做出好或不可行的回應，那你可能真的需要再多練習空氣的閱讀(空気を読む)以及傾聽。

例: 長官提問「我們在活動結束後，是否可以有一些證明，讓民眾可以之後拿到這個證明時，可以回想起這次活動? 像是一些活動照片...等」

這時候廠商回答:「證明的話，我們可以去印製活動證書，但是照片的部分，我們想到的是拍立得，一張要20元，我們應該沒有辦法。」

仔細去看這個問答，廠商是線性回答，只回答了問題的本身，而沒有去理解問題的背後。這個問題的關鍵字有兩個，一個是「證明」；一個是「回想起這次活動」，所以統整一下問題背後的問題，長官想問的應該是「有沒有什麼活動紀念品?」。

會議結束不是等吃便當，應該針對剛剛會議中有疑慮或者需要私下討論的議題盡快拉出，在大家的記憶保鮮期內解決。那會議中的決議事項，把握5W1H原則(When:何時做；Where:在哪做；Who:誰來做；Why:為何做；What:做什麼；How:如何做)，與長官再確認會議中沒聽清楚或沒指派到的事項，最後整理出一份會議紀錄及待辦清單，會議才有意義。