【掌握企劃架構的兩種方法：簡報不再沒邏輯，報告不會再緊張】

一、表達沒邏輯的原因

1. 學生時期的表達訓練

就我在簡報的教學經驗，許多人不擅長將混亂的想法，組織成有邏輯的內容。這很有可能是過去學生時期的寫作訓練出了問題。

在台灣，多數人最早開始接受的表達訓練，是學生時代的寫作，但當時的寫作練習，通常只是為了「考試拿高分」。我們專注於玩弄文字、修辭、語調，讓文章讀起來十分華麗，卻忽略思考文章的邏輯結構，與背後想傳達的目的。

這樣的表達容易流於表面、零散破碎，無法將核心概念精準傳達。

這或許不是教師和學生的錯，只是面對當時的考試制度與題目，這樣的寫作模式可能是最有「效益」的做法。

但離開學校進入職場後，若我們仍以過去寫作思維，去面對職場簡報或寫作，往往就無法表現得出色。

2. 職場需要的表達能力

職場真正需要的表達，不是你把話說得很美、很華麗，而是你說的話有沒有道理、有沒有邏輯、能不能讓人聽懂、讓人信服。

這時候，表達時能否展現「洞察力」與「邏輯性」，往往比表達的「美感」還重要許多。

也可以這樣說，表達的美感應該建立在紮實的內容基礎上。如果內容有料、有邏輯，那修辭技巧、設計美感會大大加分；相反的，如果表達只有美感，卻內容空洞、邏輯混亂，則無法在職場環境中被接受。

那怎麼辦呢？我們必須從表達的基本功做起。

什麼是表達的基本功？就是有邏輯的表達架構。

二、好架構的重要性

1. 幫助表達者釐清思路

建立架構的過程，是思考大於產出的過程。講者需要不斷刺激思考、釐清問題、整合想法、調整順序，最後才能規劃出一張目的明確、路徑清晰的表達地圖。

這個過程，相較於單純調整文字細節辛苦許多，又無法看見立即的成果，導致很多人表達時不喜歡在架構上下功夫。就像是很多人準備簡報時會花大量時間做PPT，卻沒有花腦袋搞清楚真正的簡報目的。

管理學上有一句話，特別適合用來鼓勵我們學習架構：「別用戰術上的勤勞，掩蓋戰略上的懶惰。」戰術指的就是讓表達酷炫吸睛的技巧，比如：修辭技巧、投影片設計、話術…等，而戰略指的是透過思考，建立紮實有邏輯的架構。

很多時候，我們都在枝微末節的戰術層面努力，卻沒有真正掌握戰略的問題，這樣表達沒邏輯的問題自然就不會被改善。

2. 幫助讓聽眾容易理解

《精準寫作》告訴我們：「寫作就像是堆香檳塔，創作者從底層思考、整理，一層層往上堆砌想法、重點，最後得出那一杯獨到的結論和觀點。而從受眾的角度，反而是從上而下取杯，從結論看到支撐結論的論點，從論點看到證明論點的證據。」

這裡的「寫作」，我認為可以替代成任何和「表達相關」的詞彙，比如：簡報、演講…等。

對聽眾、讀者來說，一個好架構能夠幫助他們更快速的掌握內容。訊息從結論、論據、案例說明逐步展開。

如果表達時沒有一個明確的表達架構，想到什麼說什麼，聽眾就容易迷失其中，無法輕易理解表達者的意思，然後失去耐性。

小結一下，好的架構能幫助表達者釐清思路、整合內容；而也只有當表達者清楚知道自己想要說什麼、要帶聽眾走向何處，聽眾才可能理解表達的重點。

三、如何產出好架構

1. 產出架構的兩種方法

產出架構的方式有兩種，一種是從無到有逐步建立架構，另一種則是直接借助合適的表達框架來思考，將內容填進去。

① 由下而上的KJ法

KJ法其實是來自一位日本人文學家，川喜田二郎(Kawakita Jiro)，在歷經多年的野外考察後，總結的一套方法。而KJ二字，就是來自這位人文學家的名字縮寫。

這套方法可以將它活用在許多地方，比如：團隊合作、企業會議、組織簡報、企劃活動…協助我們發揮創意、釐清問題的本質，並找出可行的行動方案。

我在《表達力專欄：如何透過KJ法，建構有邏輯的表達架構？》有詳細介紹KJ法，有興趣的人可以當作延伸閱讀。

這篇文章，只簡單介紹KJ法的操作流程：（根據我的個人經驗改編）

Step 0. 事前準備：表達必須以終為始。一開始先思考講給誰聽、目標為何。 Step 1. 自由發想：將腦中對於該表達主題的想法盡可能的全部抽出來，訣竅是：時間限制、不議論不批判。 Step 2. 重點分類：將第一階段的點子根據共同特徵進行分類，歸納出數個大重點。 Step 3. 檢視架構：根據歸納出來的重點思考是否需要調整表達順序，讓重點呈現故事性。

KJ法比較適用於「毫無頭緒或思緒混亂」、「團體報告整合想法」、「突破框架展現創意」這幾類狀況，可以激發出不同的可能性，但缺點是比較耗時。

相關文章： 《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》 《表達力專欄：如何設定簡報目標，更精確的準備內容？》 《表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？》）

② 由上而下的框架法

第二種內容架構的方式，是挑選合適的框架來進行表達，比如：行銷4P、PREP、SCQA…等。

透過這些經典的表達架構引導思考，能夠幫助你更快速產出有品質的內容。

或許有的人會擔心，透過表達框架來思考，不就是跟做投影片套簡報模板一樣，沒有創意嗎？《簡短卻強大的三分鐘簡報》裡提到的一句話，可以解釋這個困惑：「想打破規則達成目標，遠比採用經過千錘百鍊的方法困難。」

有些時候，借用歷久不衰的經典框架來表達，效果遠比你想破頭來展現創意還有用。（參考閱讀：《表達力專欄：如何有邏輯的表達？表達框架PREP：原理、用法與案例解析》）

你可能會問，那到底用哪種方式建立架構比較好呢？我認為兩種都要會，因為不同的情境，會需要不同的思考方式。

我個人的經驗是，對外的大型演講，會使用KJ法來組織想法、建立架構，產出具有創意的內容；對內重視溝通效率的簡報（公司、學校、教學），則借用經典的表達框架。

2. 好架構的特質

上面談了建立好架構的兩種方法，這部分要提醒一下好架構有什麼特質，幫助我們能真正規劃出好的表達結構。

① 重點數量精簡

一個好的表達架構不能太多重點組成。根據過去到現在關於人類大腦記憶的研究，二到五個重點會是不錯的選擇，如果超過這個數量，大腦的負擔就會太大，吸收不良。

心理學有個定律叫做希克定律（Hick’s law ），指當內容選項太多時，不僅會讓受測者選擇時間加長，也會讓錯誤率增加。這在表達上的意義是，如果表達中有太多訊息，很容易讓聽眾漏接核心訊息。

簡單來說：太多重點，對聽眾來說就是沒有重點。

② 重點緊扣主軸

第二個特質，是好架構的重點，需要緊扣簡報的核心目的或論點。

舉例來說，有一份簡報的目的是希望老闆提升「閨蜜巧克力」的行銷預算，簡報者的架構有三個重點：

1. 閨蜜巧克力一詞流行 2. 越來越多閨蜜巧克力派對 3. 巧克力賣場，女性大排長龍

請問這三個論證，哪一個有問題呢？

答案是第三個。因為女性大排長龍，並不直接代表閨蜜巧克力的需求增加，它只是有可能增加，因此不能直接當成結論的證據。（相關性不等於因果性）

這個例子告訴我們，當整理出架構的重點後，要記得回頭檢視一下：這幾個重點和我的表達目的有相關嗎？真的能夠支持我的表達結論嗎？

③ 彼此邏輯連貫

如果你的重點架構能夠做到「數量精簡」、「緊扣主軸」，就可以進一步思考：能不能讓簡報產生故事性？

什麼是故事性呢？

舉例來說，如果你是運動醫學系畢業的健身教練，想要介紹這份工作給畢業生，你列出了三個演講重點：健身教練需要的專業能力、能為客戶帶來哪些成長、工作環境介紹。

你會如何安排三個重點的順序，才能讓聽眾感覺像在流暢的聽一個故事呢？

你可以思考聽眾如果真的入行，會經歷的職涯時間順序是如何，來調整重點的順序。首先，先講工作環境；再來，談專業能力的養成；最後，分享具備專業能力能帶來哪些收穫。

想要讓表達有故事感，可以根據重點之間的邏輯關係，由大到小、由遠到近、由過去到現在（或現在到未來），來調整重點呈現的順序。

總結