《沒有Email的世界》

在這科技爆炸性成長的時代，還有多少人在用Email呢？當時Email取代了紙本書信，現在各種社交軟體、即時通訊程式，也漸漸地取代部分Email的工作。

為什麼會發生「取代」的過程呢？節省金錢與時間、集多項（看似）好用的功能於一體，都是常聽到的理由。本貓還經歷過需要寫紙本書信的年代（國小課本還獨立章節教大家寫信的眉角），必須自己貼郵票當作郵資，還得遍尋家附近有沒有郵筒可寄。因此，剛開始接觸到Email時，發覺能省去各種麻煩，當然樂於接受這項新科技。等到「即時通」類型的程式發展成熟後，又改進了一些Email的缺點，自然也倒向這些新興科技的懷抱。

然而，《沒有Email的世界》卻點出這些愈加方便的科技，並沒有如想像中帶來更多的生產力，甚至形成一種阻礙，更麻煩的是，許多人沒有意識到問題是來自這些科技。先澄清一下，此書與本貓並不提倡放棄這些科技，只是著眼在「提高生產力」的目標，檢視這些科技的使用方法，思考改進的可能，或是使用具有相似功能，但可以避免降低生產力的替代科技。

不瞞各位讀者，其實本貓第一眼看到書名時，想到的是：「喔？沒有Email的世界，是個怎樣的世界呢？」基於貓的好奇心，在沒有注意到副標的狀況下就買了這本書。雖然書中的內容跟一開始想像的不一樣，但愈看下去，就愈慶幸有買它好好拜讀。以下就針對當中有所共鳴的部分，跟大家分享。

Part 1：那些會打擾你思緒的，放下吧！

在本書的第一部分，作者說明了為什麼反對Email的使用。如果讀者沒什麼使用Email的經驗，可以把它替換成任何你工作、日常中經常使用的通訊軟體，書中多數反對的理由都還能套用。

科技進步至今，使用通訊軟體時，只要發送了訊息，幾乎保證對方一定能收到訊息，而且按下「傳送」的瞬間，訊息就會顯示在對方的通知上。如此方便、快速的溝通模式，減少傳訊者等待回覆的耐心，同時強迫收訊者「如對話般地」查看新訊息通知，並盡快地“回應”——有時只是把回覆的壓力丟回傳訊者。

最後，溝通的便利性大幅提升、找人不用花什麼成本（包含金錢、時間），各種通訊軟體的通知紅點，散佈在你的手機桌面、電腦工具列上，像海嘯襲來般的訊息淹沒了每個人，而且一波未平一波又起。更別提部分軟體中的「標註」功能，讓被標註者直接被「瞄準」，訊息就如追蹤彈般纏著不放，迫使目標立即面對。

當發現注意新訊息通知、思考怎樣回覆，以及不斷重複這樣的歷程，已經佔掉大部分可以做事的時間，就是病入膏肓了。前陣子的工作狀態，經常會被強制加入各種專案、合作團體的LINE群組，新訊息的通知就會暴增。即使已經把聲音、彈跳視窗都關閉了，依然不敢將狀態列上的icon取消顯示，因為永遠不知道你是否被標註在哪則訊息上，即使沒有被標註，這個訊息流可能隱藏了未來執行方針的蛛絲馬跡，沒有好好留意會被認為是疏失。這怎麼能專心好好做事呢？

先前工作性質很接近「知識工作者」，非常能體會書中提到的各種困境，很認同多數作者提出反對使用Email的理由。但一昧地反對，只會被認為是拒絕使用先進科技的LKK，肯定不會有人相信這麼做能改善什麼。

因此接下來，作者嘗試提出多個符合時宜的替代方案。

Part 2：好的工作流，讓大家不再互相傷害

在第二部分，作者提出了四個「在沒有Email的世界也能好好工作，甚至提高生產力」的原則：專注力資本、流程、協定、專業化。書中非常詳盡地解釋每個原則，也提出許多案例，讓讀者可以具體地想像如何執行，也能發覺「原來真的有人這麼做，而且成功了！」以下本貓分享幾個覺得不錯的要點。

一次專注在一件任務

就像為什麼大家提倡寫筆記的習慣，因為大腦很難清楚記下所有事情，在做事的時候，也別太相信大腦可以多工處理，而且每項任務都能以最高效率進行。好好地完成一件任務，或是做到一個段落，再去做下一件，除了可以避免超載，還能減少背景轉換所花費的精力。

如果別人說你這麼做很自私怎麼辦？那就用實力與成果證明吧！畢竟到最後，我們最在意的是你做好幾件事，而非過程中你同時做了多少件事。只要能在需求時限內完成任務，且證實不影響其他任務的進行與成效，我相信指指點點的聲音會少很多（或者...何必在意？把事做好，對自己跟主要相關人能交代即可）。

事先建立明確的執行步驟與對外聯繫公約

明確的執行步驟，能幫助內部作業的順暢。通常一個專案會涉及到多個人合作，把每個任務的執行步驟確定下來，以及把每人的應該要分配的任務、時限，甚至需要開會追蹤進度的日期都訂好，接下來就能自動化，每個人在每一個步驟，都專注在執行、完成任務就好。

雖然有些讀者會認為，開會是很浪費時間的事，但在合理的頻率、明確的目標下，很多問題透過開會面對面直接釐清，比在通訊軟體上討論快速有效。同時，這也提供一個合適的場合，讓大家互相理解短期內的任務狀態、提出已經或預期遇到的問題，為接下來的任務執行做出因應；既然知道可以在此時提出討論，除非是十萬火急的意外，否則開會前不用驚擾大家，互相尊重需要專注的時間，是很不錯的雙贏局面對吧？

對外聯繫公約，則用於穩定外部作業。再怎麼討厭Email、通訊軟體打斷專注時刻，不得不說仍然有使用它們的需要，像是外部的合作對象，很難說服他們比照內部作業的流程做事（客戶曰：不像做生意了是吧😡）。既然難以避免，那就退而求其次，讓雙方對互相聯繫的規則有共識，比如何時可以聯繫到本人、收到訊息後幾天內會必定回覆等等。讓外部人員得知明確的處理方式與資訊，能降低心中的不安全感，減少天天聯繫你問問題的機會。

無論是對內、對外的明確細節，都需要花時間思考、設定與溝通。寧可在動手前，運用所有已知的資訊花時間規劃、做決定，也不要在動手後，又得中斷專注狀態，重複進行本來可以在一開始就做好的事，不僅是尊重與你合作的人，也尊重想要投注精力把事做好的你。