《沒有Email的世界》1 深度工作再升級：告別Email帶來的效率陷阱
書籍全名：沒有Email的世界-過度溝通時代的深度工作法
英文書名：A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload
作者：卡爾文‧紐波特 (Calvin C. Newport)
- 喬治城大學的計算機科學教授，專注於分佈式算法及數位文化的研究。
- 紐約時報暢銷書作家，著有暢銷書《So Good They Can't Ignore You》、《Deep Work》和《Digital Minimalism》等書，探討專注力與數位簡約生活的重要性。
- 主要觀點是強調在現代科技主導的社會中，如何通過深度工作和簡約主義提升生產力與生活質量。
- 個人網站和Podcast
這本書是我介紹的第三本紐波特的書，另外兩本的內容核心觀念都相同：守護我們的注意力與時間，做重要的事，文章連結：
《深度工作力》排除淺薄事務的心法與實踐
《深度數位大掃除》用數位極簡主義重拾生活主導權
看到這本書的書名《沒有Email的世界》，我的第一個想法是：在工作中怎麼可能沒有email？但讀完這本書後，我發現，紐波特其實主要反對的是過度的溝通。就像前面幾篇文章提到的深度工作概念，我們需要的是深度工作的專注能力，而不是被email頻繁切換注意力，最終一事無成。
現代工作與生活中，相信大家多多少少都會有被信件或者訊息淹沒的感覺，每天花在查看信箱、更新進度、回覆訊息上的時間可能比你想像中的還要多。在書中提到一項研究，團隊統計許多在辦公室的知識工作者，發現半數的人不到六分鐘就會查看一次信箱或通訊軟體。不受干擾的時間很珍貴，在半數的人當中，不受干擾的最長時間不超過40分鐘，三分之二的人在研究期間，從未經歷過超過一小時的不受干擾時間。但是，工作就是需要使用Email啊？要怎麼避免這些干擾呢？這本書就是針對這個問題提出了解決方案。
在這篇文章會介紹「使用email」的缺點，以及造成的工作效率盲區，解決的替代方案，將會在下一篇文章討論。
為什麼不要Email？
過動蜂巢思維 Hyperactive Hive Mind
作者提出「過動蜂巢思維」的概念，其定義是：
以持續對話為核心的工作模式，透過電子郵件及即時通訊服務等數位通訊工具，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。
換句話說，人們隨時可能收到來自同事或客戶的消息，然後立刻回應，導致工作流程被頻繁打斷，就像蜂巢裡的蜜蜂不停來回穿梭我們不斷被不同的訊息拉扯，難以專注於一項具體任務。這種「過動」狀態導致了低效率、精力分散和注意力的枯竭。
我們無法一心二用
許多人聲稱可以一心二用，但其實我們的大腦一次只能專注一件事情，所謂的一心二用，只不過是快速的在不同的目標之間切換。而研究證明，每次切換我們都需要耗費一些精力重新達到原本的專注狀態，頻繁切換會消耗我們的意志力，導致注意力低下，甚至記憶能力降低。所以每次我們忍不住查看信箱，或者被提醒訊息打斷專注，都是一次次心神的消耗。
溝通效率差
Email是非同步溝通，這乍看之下似乎很有效率：你可以在方便時寄出郵件，收件者則在方便時讀取，不用互相等待捉迷藏。但事實是，非同步溝通在大多數時候很沒有效率，一通話或在會議室互動數分鐘就可以解決的事情，如今變成十幾封甚至數十封(別忘了你還會cc一堆人！)郵件，互相等待回覆，可能拖了一兩天還沒有結論。
更甚者，收發Email甚至像一種假努力。由於知識型工作(辦公室工作)有時不像製造業生產線，可以看出明確產出，為了讓管理者知道我有認真工作，不得不做出積極回應的樣子：收到Email馬上回覆，有新消息馬上通知大家，把一堆人加到副本收件者，像是在跟大家宣告你有認真工作──但這樣是真的有在工作，還是只是表現出「努力工作」的樣子？
公地悲劇
你的一天應該要大多花在認真工作，而不是討論工作，或者無止境地在訊息裡來來回回商量著瑣事。我們工作的時間可以簡單區分成專心不受干擾的時段和回應外部需求的時段，無論你是管理者、專家型工作，還是需要回覆客戶的工作，不同的工作類型配比時間不同，但仍應該注意不要太過傾斜於回應外部需求。
在著名的經濟學案例「公地悲劇」中，每個牧羊人為了個人利益，都想讓牲畜盡量在公地吃草，但如果每個人都想達到自己的最佳利益，必會導致公地過度使用，最終損害全體利益，為了個人的利益造成集體的苦難，這是賽局理論中的無效奈許均衡(inefficient Nash equilibrium)。
現代辦公室的通訊，就像著名的公地悲劇，每個人都會為了眼前的利益而使用「過動蜂巢思維」的工作流，當工作成為以Email訊息為中心的流程，我們預期丟給同事的訊息可以盡快回覆，但如果我單方面想要減少花在信箱的時間，就會拖慢其他人進度，甚至背上懶惰、不團結、不敬業的罵名。「在知識工作中，我們過度使用注意力公地，因為我們都不想成為讓羊隻挨餓的那個人。」
那麼，要怎麼解決這個問題呢？
想要解決公地悲劇，無法透過個人單方面努力來解決，必須替換整個系統。
知識工作應該管理工作流，而不是工作執行
專注力資本理論Attension capital theory
如果我們找出更可優化人類大腦的能力、持續為資訊加值的工作流，便可以大幅提升知識產業的生產力。
在工業，最重要的資本可能是原料、機器設備，作者紐波特提出，在知識工作中，最重要的資本則是專注力(Attention capital)。就像提升機器設備的產能，或者改善工廠布局(例如流水線)可以大幅提升工廠效率，若我們可以使用更好的工作流程，便可以大幅提升知識產業的生產力。
知識工作可以分成兩個部分：工作執行和工作流。工作執行是實際創造價值的活動，例如工程師寫程式碼、編輯撰寫稿件。而工作流是指如何設定、指派、協作等基本活動。彼得杜拉克說：「知識工作需要我們把生產力的職責施加到個人知識工作者本身。知識工作者必須自我管理。他們必須擁有自治權。」這裡講的自我管理，就是指工作執行。管理者不能過度干預「工作執行」，你不能規定或限制工程師如何寫程式碼，或者要求作家固定寫作的節奏。但是，我們不能讓個人去自行摸索「工作流」，因為最有效率的系統通常不會自然形成(想想公地悲劇！)
小結
《沒有Email的世界》提醒我們要重新審視了現代工作環境中的溝通方式，過動的蜂巢思維與無止境的Email往往讓我們陷入低效的惡性循環。如同紐波特另一本書《深度數位大掃除》中提到的，我們不是拒絕使用工具，而是拒絕「不經改善」的使用。我們需要設計更好的工作流程，讓專注力回到工作的核心。在下篇文章，我們就來看看作者提出的解決方案吧！
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