公職三寶：職章、公文、公文時效

　　筆者在公職打滾轉眼已5個年頭，本文將串聯公職最重要的3個「東西」，即「職章」、「公文」、「公文時效」，試著思考三者的關係及基層承辦人在此之間所扮演的角色。

　　首先，本文並非要探討印鑑文化保存與否的問題，雖然民法第3條第2項規定，簽名與蓋章在法律上有一樣的效力，而且是以簽名為主，蓋章為輔。然而，公務機關卻僅以蓋章為主（只有機關首長可直接簽名）。另依《桃園市政府及所屬機關職名章使用管理要點》可知，職名章分為3種，即甲種（機關首長、副首長）、乙種（科長、專委、主秘等核閱文稿人員）、丙種（承辦人）。彼此差異在於長寬不同外（甲種3*0.8公分、乙種2.8*0.75公分、丙種2.7*0.7公分），更在於「責任」的不同。

　　考上公務員報到後並不會馬上就有章可蓋，按不成文的規定，是到職後滿一個月才能拿到章，表面上是希望這一個月能夠先熟悉環境（同事、公務系統、冰箱、咖啡機、打卡機、印表機、中午附近的餐廳），並以實習生或助手的角色，一邊協助同事一邊學習公務。然而，事實卻是（以筆者為例），從報到隔天，就開始接案子（3個工程+勞務案共6案）。這一個月並非就不用處理公務，而是看過公文後再請其他同事蓋章（修改亦同）。直到一個月拿到章後才「名副其實」的蓋下去。

　　簡單說明一下，公文依性質可分為「局」文（以「局」的名義簽辦的文，如：○○市政府文化局）、「府」文（以「府」的名義簽辦的文，如：○○市政府），及一層決、二層決。前者除文號編號方式不同外，主要差異在於，「局」文的機關首長就是「局長」，「府」文的機關首長則是「市長」。又因首長業務日理萬機，故可授權給局一層（副局長、主任秘書）或府一層（副市長、秘書長）「代為決行」，首長可視業務需要增刻1至3顆職章（以甲、乙、丙區分）予代為決行者決行。以筆者的單位為例，局長便授權給副局長（甲章）、主任秘書（乙章）「代為決行」。而局或府一層決行（有首長章的）為「一層決」，開放給局或府再下一層決行的則為「二層決」。如：「局」文二層決，即機關首長（局長）授權給科長決行，「府」文二層決，即機關首長（市長）授權給局長決行。

　　蓋章的順序，通常是承辦蓋完給再由上一層的股長、技正或專員（看各科編制）蓋，之後給科長蓋（局文二層決行，公文即於此決行，通常是一些與業務相關的例行性公文），出了「科」之後再依序送局一層之專門委員→主任秘書→副局長→局長（局文一層決行、府文二層決行，公文即於此決行，視局長授權之甲乙丙章皆可決行）；通常是一些人員任用、採購案件（密件）、議員質詢案件，才會陳核到局長室。出了「局」之後再依序送府一層之副秘書長→秘書長→副市長→市長（府文一層決行，公文即於此決行，視市長授權之甲乙丙章皆可決行）。

　　筆者不管是府文一、二層決行或局文一、二層決行都簽過。當承辦一蓋完章，送出公文，若未被決行，通常是被長官退回要求清稿（中間被改太多）、或會辦單位有給意見需再統整後「綜簽」、或長官對公文有疑義需說明釐清、或退回修正再重送。而減少不被決行的機會，就是簽核前先與科長或會辦單位討論（視公文內容而定），大家都覺得沒問題後再簽上去最保險。然而，若是長官交辦的事項承辦不同意，能夠不蓋章嗎？之前聽過將職名章反著蓋（姓名上下顛倒）或刻意蓋得很淺，以示抗議或等出事時做為當初反對的證據，以免被究責。但當長官要最基層的承辦蓋章時，硬著頭皮還是要蓋，因為沒有選擇不蓋章的權力（除非直蓋辭職簽）。

　　接著，職章與公文的關係在於，先有文（內容），才有章（確認內容），兩者是相輔相成的。然而，一件公文多則蓋十幾個章，最重要的章不是最後一個章，而是第一個章，也就是承辦的章。或許你會說，承辦的章才是最不重要的吧，可決行長官不蓋章，公文等於沒跑完。然而，章的意義在於，要有人蓋第一個章，才有下一個章的可能，一棒接一棒，直到公文重新回到承辦手上發文或歸檔、形成為一個封閉的系統。公文的生命有沒有到最後很重要，但更重要的是賦予公文生命，而賦予公文生命的便是承辦的章；沒有章之前公文是沒有生命的，因為它還不具備「動能」，即不具備方向性、目的性，與一般印錯的二手紙並無二致。而長官通常對公文內容有問題會直接找承辦非找科長。因為為公文負責任的是承辦、宛如生育出公文的承辦。故公文逾期、展期，長官不會認為是自己太晚批核，永遠是承辦人太晚送（生）出公文所致。

　　在講求公文時效的今天，重點已經從把公文辦「好」變成把公文辦「完」。不管什麼案件都是「最速件」，公文時效能少半天是半天。而忽略了「文來文往」背後，公文內容的根源。重要的是去理解、解決來文的問題，而非公文從系統上消失、結案。公文的這樣一大套系統，除了層層背書、確認、再確認之外（雖然多少還是會忙中有錯，如：錯字、發文地址寫錯），其「公文時效」便是建立在公文的生命週期上；即從取公文文號到最後發文、歸檔的時間（一般公文是7個工作天，第一次展期可展8工作天）。該時間是由各個章的時間所累計而成，每個章背後都代表一個人，章與章的差異在於，多一個章便代表公文內容被另一位長官看過，即便公文最後被更上面的長官否定而「被消失」（取消文號），該公文都還是存在的原因在於，每個看過該公文的人們都「分有」公文的一部分；即雖然不參與公文內容，卻為公文產生作用（往下一層送），讓自身成為傳遞、保留公文內容的「容器」。

　　其實大部分的公文，都是「未來」公文，即公文內容早已確定，只等著「未來」陳核後發文或歸檔的公文，如：例行性的公文。「未來」公文的特色在於，早在動手打公文之前，就已知道結果會是如何，打公文不過是一種毫無創意、思考的活動。惟有少部分的公文，如：陳核後遭長官要求修正重送的公文，通常是非例行性的、個案而非通案，打公文才會用到創意（如何委婉的表達）與思考（如何說服長官）。被退的公文，不再是「未來」公文，除非再依長官意見修正。若不依長官意見修正，則公文便不再是封閉的循環的系統，因為不能發文或歸檔，只剩「取消文號」一途，成為「過去」公文。

　　綜上，說這麼多只是想說，要避免在日復一日、封閉循環的公文系統中成為沒創意、不思考的「異化公務員」。應該重新找回賦予公務「動能」的潛力，即重新思考「職章」、「公文」、「公文時效」的關係。公文當然要簽核過才會產生效力，但沒過也非完全沒效力，至少在章的背後，有被看見過，也許某天將已另一種形式被決行。

2022/5/20