當主管每天忙到要爆炸！？ 工作更有效率的5個方法

在日常的工作裡，設計主管要執行的項目真的多到不行，從執行面要做好原本在設計上份內的工作以外，還包含管理團隊、推進項目進度、成員的職涯規劃等。

在這樣的時空背景下，提升管理效率就是提高生產力的關鍵，也是確保團隊士氣和創造力的重要因素。今天將介紹五種我在日常使用的方式，目的就是為了每天被各種瑣事煩惱的管理者，提供一條清晰、實用的路徑。

José Martín Ramírez Carrasco on Unsplash

1.優化決策流程

決策流程的效率會直接影響到團隊的生產力。

去除不必要的階段和繁瑣的批准程序，可以加快決策速度，也可以有效提升團隊的執行能力。主管應該要設立一個明確、簡潔的決策框架，讓團隊在清晰的原則下迅速執行任務。

委託團隊進行初步決策建議則是一種『賦權』，鼓勵團隊成員積極參與決策過程，從而增加了決策的多樣性。這種做法不僅提升了團隊成員的責任感和參與度，也提供了多角度的視野，幫助主管做出更全面的決定。像是在面試新進成員時，我也會保留一些成員決策的空間，因為比起我，新進的成員可能會更常與他們在工作上面有交流，像是這種我就會蠻在意成員對於新成員的想法。

定期評估決策效果則是持續優化決策的關鍵。透過回顧決策的成果，主管可以識別哪些決策有效，哪些需要調整，從而逐步提升決策的準確性和效率。記得，決策不會是一次到位的，重點的是不斷的因應遇到的情況做快速的調整。

1.簡化決策步驟。

2.委託團隊成員進行初步決策。

3.定期評估決策成果以提升未來決策品質。

2. 採用敏捷管理方法

採用敏捷管理方法是提升中階設計主管管理效率的關鍵策略之一。透過將敏捷方法融入設計流程，能夠確保項目的靈活性和適應性，快速反應市場需求和客戶反饋。這一方法著重於短周期的規劃和評估，使團隊能夠持續進行小規模的迭代，從而促進產品或服務的持續改進。

在產品開發，跨功能團隊合作模式是敏捷管理的核心原則之一。在這種模式下，設計師、工程師、以及產品經理等不同背景的團隊成員共同合作，打破部門間的障礙。這種跨領域的合作我認為最重要的就是把溝通的管道統一，這加速了解決問題的過程，並提高了解決問題的效率。所以在管理設計團隊時我也把此方式運用在我們溝通上。

此外，實施定期檢視會議是這一策略不可或缺的部分。透過定期的檢視會議，團隊可以評估進度，討論遇到的挑戰，並快速調整計畫方向。這種定期的反思和規劃確保了項目目標的清晰，並允許團隊靈活應對變化，從而有效提升了項目的成功率和管理效率。

1.敏捷方法至設計流程中。

2.強調跨功能團隊合作的重要性。

3.實施定期檢視會議以快速調整計畫方向。

3. 強化團隊溝通

要強化團隊的溝通，首先，建立開放式溝通文化是非常重要的環節。這意味著鼓勵團隊成員在任何事情上表達自己的想法和意見，無論是項目挑戰還是創新點子。透過建立一個無懼於分享失敗和成功經驗的環境，可以促進學習和自我提升，從而增強團隊的整體表現。

使用有效的溝通工具也是強化團隊溝通不可或缺的一環。在今天這個數位化時代，有許多工具和平台可以支援即時溝通和協作，如Slack、Microsoft Teams、Notion等。選擇適合團隊需求的工具，可以幫助管理日常任務，並提高溝通效率。

以我們公司來說，我們會定期舉行團隊建設(Team Building)活動，這是增強團隊凝聚力的方式。你會發現，這些活動不僅是玩樂，更是一種讓團隊成員在非正式環境中建立信任和了解彼此的機會。無論是密室逃脫還是桌遊，在這些活動後的共同的經歷可以深化團隊成員之間的連接，從而在工作中創造更流暢的溝通和協作。

1.推廣開放式溝通文化。

2.使用有效的溝通工具。

3.定期舉行 Team Building以增強團隊凝聚力。

4. 時間管理與任務優先級劃分

對於中階設計主管而言，時間管理與任務優先級劃分是提升高效管理和團隊生產力的關鍵。

首先，掌握時間管理技巧是基礎。可以利用各種工具和技術（如番茄鐘法、愛森豪威爾矩陣等）來增強個人和團隊的工作效率。 學習如何設定並遵循任務優先級同樣重要。這意味著要能夠識別哪些任務是最重要和緊急的，哪些任務可以延後處理或者委派他人完成。透過優先處理關鍵任務，主管和團隊可以更有效地達成目標。

教導團隊成員時間管理與優先級判斷也很重要。通過示範和指導可以幫助團隊成員發展出有效的時間管理策略和優先級設定技巧。當團隊成員能夠自我管理時間和任務優先級時，整個團隊的生產力和滿意度都會顯著提升。

通過這些策略的實施，中階設計主管不僅可以提升個人的時間管理能力，也能夠促進團隊成員之間的協作和效率，進而達到更高的工作成就。

1.掌握時間管理技巧。

2.學習如何設定並遵循任務優先級。

3.教導團隊成員時間管理與優先級設定。

5. 推廣持續學習文化

在管理的時候，我認為團隊成員共同的進步是很重要的。因為在公司待了一段時間後，大部分的成員都會開始省視自己在這間公司學到什麼或是有什麼樣的成長？主管可以透過鼓勵團隊成員學習線上課程，或以部門的角度來提供學習資源或補助課程費用。這種做法不僅能夠提升團隊的專業技能，還能增加讓成員覺得在公司是不斷獲得新東西與成長的。

團隊內部也可以舉辦技能培訓，這些活動可以確保團隊一直在更新技能，並激發創新思維。活動可以包括最新設計趨勢的工作坊、或加強使用專業軟體工具的培訓。透過定期組織這樣的活動，可以確保團隊不斷進步，並保持在行業中的競爭力。

也可以透過建立一個資源共享平台，以促進知識和技能的共享，對於營造一個持續學習的環境至關重要。這個平台可以是一個內部群組，讓團隊成員分享學習資源、課程心得、專業文章等。有助於提升團隊的整體技能水平，還能促進成員之間的交流和協作。

中階設計主管可以透過這些有效地推廣持續學習文化，從而不僅提升團隊的專業技能，還能激發創新思維，促進團隊的長期發展和成功。

1.鼓勵團隊成員學習線上課程。

2.實施定期的技能培訓。

3.建立一個資源共享平台，以促進知識和技能的共享。

鴨的真心話

我覺得設計主管在日常真的要執行或是考慮事情真的很多，有的時候不僅需要管理能力也需要持續地進行開發，每天真的是忙到焦頭爛額。上面的方法真的都是我嘗試過後覺得很有用的方式，小筆記分享給需要的人。