這幾年看過不少公司，老闆們都喊著要上市，但實際上，這堆工作量全丟給基層員工扛。那些財會、業務、採購、生產部門的人啊，心裡早就翻白眼了！誰想下班還要被一堆需求資料表格搞得頭昏腦脹的？
因此切記做需求表格不能太為難人，誰想打開一個Excel後，看到一堆亂七八糟的公式和數字，還要花時間去猜你在想什麼？就算是你寄給部門主管，主管看懂了，但當主管分派工作給底下的執行人員，實際作業的人常常還是霧煞煞，到不理解的情況下，作業人員通常還是會再重新詢問你，而時間就在這樣繁瑣的往返工程中浪費掉了。
我常常看新人做的表格，資料是齊全沒錯，但就是沒重點、沒方向，感覺就是拿別人的範本來改一改，完全沒考慮到客戶的實際狀況。我覺得一份好的待提供清單，就是對方拿到後，不用花十幾分鐘跟你討論，就能馬上知道要回填什麼給你。
那要怎麼做出這樣的表格呢？幾個小技巧給你參考：
- 設定統一的資料編號，方便你日後整理資料，並與客戶討論時不會雞同鴨講。
- 刪掉不重要的欄位，那些你留著看的資料就自己保留，不用放出來給客戶誤解。Excel公式少用一點，尤其是那些複雜的，很容易出錯。
- 預先跟對方溝通，提前瞭解一下公司的狀況，這樣做出來的表格才會更符合需求。
- 需求簡單明瞭，直接告訴對方要什麼資料，如果有些欄位有彈性，就給對方幾個選項，讓他們統一格式。
最後，希望透過以上方式，可以讓對方拿到你的表格，應該要覺得很輕鬆，一眼就能明白要怎麼填，按照你的邏輯把資料整理好，祝各位好運囉。
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