【如何舉辦高效會議？】

在日常工作中，會議是不可避免的，然而低效的會議常常浪費時間和精力。如果想讓會議既高效又有價值，可以參考以下要點：

▋ Jeff Bezos 的三條黃金法則

1. 兩個披薩原則 (The Two-Pizza Rule)

• 確保參與人數不超過能吃完兩個披薩的規模，這樣會議小而專注，決策更有效率。

2. 拋棄 PowerPoint (Ditch the PowerPoint)

• 改用敘事型備忘錄 (Narrative Memos)，鼓勵用書面方式提前溝通細節，提升參會者的準備度和理解力。

3. 擁抱靜默 (Embrace Silence)

• 以 30 分鐘的靜默閱讀開始會議，讓每個人熟悉材料，避免不必要的解釋，直接進入深度討論。

▋ 提升會議效果的 6 個最佳實踐

1. 明確目標和議程 (Define a clear purpose and agenda)

• 在會議前告知參會者會議的目標和預期成果，確保每個人清楚自己的角色和貢獻點。

2. 鼓勵積極參與 (Encourage active participation)

• 鼓勵所有參與者發表意見，避免冷場或一人主導的情況。

3. 選擇合適的會議主持人 (Empower a skilled meeting leader)

• 由一位有經驗的主持人把控節奏，確保議程按計劃進行。

4. 明確後續行動 (Conclude with action items)

• 會議結束前確認具體的行動步驟及負責人，避免討論流於形式。

5. 探索替代的協作方式 (Explore alternative methods of collaboration)

• 如果不需要實時討論，可以使用異步協作工具，如共享文檔或視頻錄製。

6. 持續收集反饋 (Continuously seek feedback)

• 問參會者如何改進會議流程，持續優化會議體驗。

▋ 如何減少會議時間？

1. 設立「無會議日」 (Establish “No Meeting Days”)

• 每週選擇 1-4 天作為無會議日，讓團隊專注於深度工作，提升生產力。

2. 精簡日程表 (Master Your Calendar)

• 對會議日程進行嚴格篩選，沒有明確目的的會議可以取消，將時間留給更重要的任務。

3. 善用技術工具 (Leverage Tech Tools)

• 使用工具進行異步溝通，例如錄製視頻或共享文檔，避免不必要的會面。

▋ 會議小技巧 (Meeting Hacks)

1. 步行會議 (Walk Meetings)

• 像 Steve Jobs 一樣，把會議搬到戶外進行步行交流，激發創意，減少不必要的形式化程序。

2. 站立會議 (Stand-Up Meetings)

• 參考 Richard Branson 的做法，進行站立會議，保持會議簡短且富有活力。

3. 5 分鐘規則 (5-Minute Rule)

• Warren Buffett 的建議：將每個議題控制在 5 分鐘內解決，如需更多討論，另行安排專門會議。

4. 80/20 原則 (80/20 Rule)

• Elon Musk 的理念：僅邀請那些提供 80% 貢獻的人，避免不必要的參與者浪費時間。

▋ 高效會議工具推薦

1. Otter.ai：實時轉錄會議內容，幫助你專注參與討論，同時獲取記錄。

2. Loom：快速錄製視頻，便於異步分享會議要點。

3. Tactiq：自動生成會議議程和記錄，並導出到工具如 Notion 或 Confluence。

4. Canva GPT：輕鬆設計會議所需的圖表、簡報和視覺材料。

5. Whimsical：創建流程圖或思維導圖，方便視覺化呈現會議內容。

有效的會議不僅節省時間，還能激發創意和推動決策。通過合理運用上述方法和工具，你將大幅提升會議效率，讓每一次會議都物超所值。