職場中 "數字" 教會我的事

從畢業到現在這麼多年,在職場上一直努力學習的各種不同的技能,不管是專案執行,產品管理,業務開發.....,累積的技能熟練與經驗越多,代表的能處理更困難的問題就越多,雖然技術可以不斷的更新精進,但是在會議中面對各單位的長官與老闆所提出的報告,絕大部分都是要解釋簡報上的數字發生的原因,造成的影響,產生的效益以及需要採取的措施.

在這邊跟分享"數字" 給我不同階段的教育訓練心得分享.

一. 理解數字變化帶來的訊息(持續觀察數字的變化連結現實狀況)

在新竹園區工作的時候,我跟大家一樣忙得準備"週報" "月報" "季報" "年度報告", 每一頁的報告都是數字,當我經歷了6個月的數字問答特訓之後,其實讀完工廠的報表資料後,有些問題根本不用再去廠端人員開會,我也可以直接大膽的說出問題發生的原因,舉例來說: 之前某一天的地震發生直接決定工廠機台的停工,也影響了下個月可以產出的出貨數字,也影響了財報上的虧損或盈餘,都是跟數字息息相關,甚至也會影響投資人的股票市場;這個部分只是代表我對能夠理解數字發生的原因.

二. 小數點後面的四位數字浮動也可以造成海嘯

曾經我也是被數字追著跑的業務,由於業務團隊人力緊縮(我沒有聽過業務單位人力充足),所以每一個季度的議價,都是我們三個業務完成BOM裡面的三千多顆料件的價格確認跟代工費談判,而且必須重複確認三次以上,我第一次做這份資料的時候,我花了三個星期才確認完,因為每一次的檢查都有數字的誤差,到了第四次做這份資料的時候,只花了四天就完成,雖然經過了十年我還記得有一顆材料的單價是從美金$0.0025 降價到 $0.0023,在處理核對這些材料價格的過中,只要做錯$0.0001 公司的利潤就會損失超過幾十萬美金,所以了解熟悉數字並且訓練自己在數字上的手感,都是訓練數字敏感度必要的過程.

三. 財務的數字沒有討價還價的空間(一進一出)

在我的業務職涯的期間,最常溝通的其中一個部門是-財務部門, 業務接單都會因為降價,附加服務與不同的品項稅則牽扯到很多費用收入與原本的報價單不能完全吻合,而在討論的過程中預收款跟公司間的退費,對於財務部同事而言,相對應的品項,一進一出必須是相等的,就算只差一塊錢,我自己要私人掏腰包也是不可行的.

四. 尊重對數字的專業(不同的位置,有不同的數字專業)

公司或是集團的每一個部門評估的單位與衡量的數字方式完全不一樣,但是到了要確定最後衡量標準的數字的時候,不管數字的大小,所產生的實際效益才是最終的意義; 舉例來說: 跟客戶達成的最後規格確認後,客戶需要把收貨檢驗的規格0.15再變更得更精準一點0.145,但是對原本公司的不良率增加,製造成本把原本的獲利都吃光了,如果業務單位通常對某些設計上的數字是沒有概念的,若為了馬上搶到訂單卻沒有跟 研發,品保部門溝通,造成的損失都是不可挽回的.

當進入職場後,大家心裡都很清楚每一家公司最終的目的是穩定的獲利跟持續增長,當我到了某個年紀也投入職場的大量時間,我清楚地了解到"每個數字都有代表的意義和背後的故事",唯有提升對數字的敏感度跟精準度,才能串起所有的故事,找出問題的原因,讓自己的專業度隨之提升.