報表---報表管理是重要工具,身為管理者,如何輕鬆看對報表?

2022/11/23閱讀時間約 6 分鐘
本圖轉載自大圖網
要讓更多的人如你所願完成工作,你必須具備的不是一招半式的管理技巧,而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。

管理工作離不開數字,別說一般商業機構成立的目的,在於賺錢,全部的支出收入,都要做數字管理。即使是不以營利為目的的公家機關,或者是慈善團體,也都有預算分配,跟量化的單位目標。全都需要透過數字報表,來追蹤查核。
身為一個管理者,如果不擅長看數字報表,無論如何,都會是一個管理上的弱點。尤其是商業機構,重視財務目標的達成與管控,如果你對數字不敏感,不熟悉,你會無法確實掌握,你管理部門的工作成果。在主管會議中,你也會捉襟見肘。
有人說我們人類的腦袋,有左右腦之分。擅長文字的人,數字能力就比較弱。我不知道這樣的區分,在科學上是否正確。但是對我來說,確是如此。法蘭克從小作文總是能得高分,但是算術心算一向很弱,總覺得數字,不是我的好朋友。

主管要以數字為管理依據

本圖轉載自會計網
以前我有一位同事,從來不記電話簿。電話只要打過兩次,他就能把人家電話號碼背起來,數字能力十分驚人。我每次開會前,都要花時間檢查數字,以免被打槍。他老兄卻總是草草把數字填一填,從不檢查,主管開會問什麼他就答什麼,從不出錯。跟數字交朋友,交到如此熟悉,令我十分羨慕。
隨著我職位越升越高,在工作上對於數字的要求,也越來越嚴格。所有關於工作上的數字,我都要刻意去背。各位知道,如果叫你背一首唐詩,可能還容易。叫你背一堆由十個數字排列組合,看起來都長得差不多的數字,實在不容易。
不過俗話說,熟能生巧。一件你不熟悉的事,做了幾百幾千次之後,要你不熟悉,也難。現在我跟十個阿拉伯數字,總算熟悉一些,也變成了好朋友。

簡單看懂報表的三個技巧

本圖轉載自自由時報
如果你跟我一樣,有判讀數字上的障礙。在閱讀報表時,法蘭克給你的建議如下:
1. 認清項目: 所有報表,都會有橫向跟縱向的項目,你在看報表以前,不要一頭栽進數字裡,你要先看清楚,報表的橫向縱向是什麼?搞清楚這張報表,要呈現的是什麼?這樣,你才能跟報表裡的數字,有所連結。
舉個例子來說。當你看到報表上項目”身高”的數字顯示1258(單位:cm),你就會警覺,可能是你看錯,或是報表上的數字填錯。
你要先知道報表要呈現什麼,隨後你跟數字,才能產生連結。
2. 先記整數: 法蘭克到現在,還沒辦法背熟六位以上的數字。但是,我對於每月月底的銷售數字是2840萬或者438萬,絕對不會搞錯。我曾經看過一位迷糊的同事,將應該是以千萬為單位的數字,報成幾十萬而不自知,當場引起總經理翻臉,把他臭罵一頓,實在是非常不上心。
你不要只是專注在數字上緊張,在你認清報表要呈現的目的之後,你就應該知道,數字大概的範圍。如果你能說出整數,基本上,就代表你對管理事務有所掌握,主要數字後面的數字,等人家追問,再翻報表也不遲。
3. 重要數字: 一張報表上,總會有幾個重要數字。比如說,支出明細裡的支出總額,你應該要挑選幾個重要數字,將它背熟。人家一問,你就可以立刻說出來。至於其他構成總數的細部數字,即使你背不出來,也不會有人怪你。
以上,是對數字不擅長的法蘭克經驗之談,相信對同樣不擅長數字的朋友們,應該有所幫助。
因為各行各業,各部門的需求不同。商業裡的數字報表,何止千萬種。你只要依照我前面三個簡單建議,就可以滿足你做為主管,應該有的掌握。但是,如果你希望更上層樓,不管你現在處於什麼位階,你都要開始練習,熟讀以下三種報表:

透過數字,才能看清管理全貌

本圖轉載自勁報
1. 資產負債表: 這份報表,呈現出一家公司有多少資產,以及資產的價值是多少。顧名思義,它也呈現出一家公司有多少負債。簡單的算術就是,資產減掉負債,就是這家公司的價值(淨值)。
資產-負債=淨值
所以,如果這家公司資產很多,負債很少,資產減掉負債的淨值很高,這家公司就很有價值。反之,如果這家公司淨值很低,甚至是負值。那麼這家公司,就岌岌可危了。
2. 損益表: 這份報表,呈現出一家公司在營業中賺錢,或者虧錢的實相。如果這家公司收入減掉支出,獲利很高,那就代表,這家公司賣的產品,很有競爭力(例如: Apple),相反的,如果獲利很低,那就表示,產品沒有競爭力(毛三到四)。
獲利又分成毛利淨利兩種。單純用賣產品的收入,減去產品製造成本,得到的是毛利。總收入(含業外收入)減去總成本(加計人事、租金、利息等總支出)得到的是淨利。
銷售收入-產品製造成本=毛利
總收入-總成本=淨利
一家公司可能毛利很高,但是淨利很低。那就代表生產以外的支出,很多。

經營高層 只能靠報表管理

本圖轉載自自由報
3. 現金流量表: 這份報表,呈現的是一家公司在每個時期,可以運用的現金有多少。它顯示的,就像我們身體裡的血液。一個很強壯的人如果失血過多,很快就會死掉。市場上,也不斷出現許多體質良好的公司,卻因為現金沒有控管好,一時之間欠缺現金,來支付薪資貨款跟銀行利息,而倒閉,實在冤枉。
在說一家公司體質多好,未來多有前景之前,要先有現金流,來支撐它持續運轉,否則血流光了,一切都是白談。
在財務上還有很多報表,呈現經營一家公司,方方面面的細節。但是多數都是以這三張報表,延伸而得。作為一個老闆或者CEO,大概也都要隨時查看,這三張報表上的數字。這三張報表基本上,就能呈現一家公司經營的全貌。
即使你現在位階還低,還不用參加董事會,或者公司經營會議。學會看這三張報表,對你有益無害。要熟悉這三張報表,需要花時間研習。它們不但可以讓你清楚,公司經營的現況,也可以讓你事先知道,公司高層未來會著重的方向。
如果你有一天,能夠升到公司經營高層,你一定要會看這些報表。不管你後來跳槽,還是自己創業當老闆,你也要會看這三張報表。
總而言之,只要你想在職場更上層樓,你都逃不開,這三張報表。
延伸閱讀:
1.教你如何用數字進行溝通---行銷人
2.台積電2022財務報表---台灣積體電路製造股份有限公司

Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年,喜歡研究全球經濟及各產業變動情形,思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力,及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
為什麼會看到廣告
160會員
356內容數
在這裡,我只能跟你分享在職場上,如何讓丹田充沛、思慮清明的內功心法,學習這樣的內功,很費耐心。恕我無法提供給你如何剷除異己、左右逢源的刀劍武術,因為江湖一直在變,門派推陳出新,你所面對的挑戰,也不會一樣。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!