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實戰經驗｜想與職場貴人相遇，得懂 Networking 視訊禮儀：Coffee Chat 正確的打開方式

2023/06/14閱讀時間約 12 分鐘

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Networking 雖然可以被廣泛的翻譯為「拓展人脈」，但根據我在歐洲四年與大西洋兩岸同儕相處的經驗來說，這兩個詞彙並不是完全對應的。主要是西方世界裡職場（Professional）與個人（Personal）場域以及其對應的人際關係的區分非常明確，人際交往在剛開始就會因為目的，而區分出相對應的禮儀準則。

既然認識人不隨意稱兄道弟或以家人互稱，「人脈」跟「人情」也就不一定綁定。當你在職場上有所求的時候，正因為意圖明確，對方如願意幫你，也多半是職場利益往來的「Give & Take」，看好你這個人，把你當做初始投資，目的是帶來資源跟成功，甚至是未來的合作機會。但在此同時，正因為這是一種類投資，他們也深知這類關係不一定會有來有往。而幫了你一次，也不代表之後他們尋求你幫助時，會用把過去的經歷當作籌碼，用人情壓力逼迫你吐出資源。頂多是一種迴向：我當初看好你，投資你。現在我認爲我值得你投資，你願意投資我嗎？

光是在這個初始的心態上，就與東亞社會「拿人手短，吃人嘴軟」的「相欠」心思有非常劇烈的差異。而這種差異也是許多東亞學生，或是有東亞文化經驗的專業工作者在 Networking 時會有的誤區：把約人 Coffee Chat 當閒話家常，交朋友、講心事、搏感情、攀關係，在態度跟結構都讓人感受到職場（Professional）與個人（Personal）邊界的混亂，也就難怪會被冠上不專業的評價。

我過去經歷過學習 Networking 的階段，而我如今在英國職場工作，也依舊在持續優化這個過程。這麼長的時間自我覺察，自然知道送出邀約以及約人談話必須要跨越的心理門檻。而過去四年多來，我也收過超過 50 封來自不同國家的 Coffee Chat 邀請，並且擔任多次歐非與近東地區的 HEC Paris MBA 面試官。坐在桌子兩方的經驗，讓我有不少系統化的比較，如沐春風有之，氣急攻心亦有之，自然就有能力對禮儀以及誤區進行提點。在外生活不易，多一份經驗堆疊都可以讓人免走錯路，也期許本篇成為提出邀約的基本禮儀提點。基礎對了，要往進階就不是難事。

想與職場貴人相遇，約約 Coffee Chat，讓我們從 7 個面向開始說起：

Channel: 不過度仰賴個人社群平台，習慣使用正式聯繫管道
Connection: 視訊咖啡當道，會前確保網路通順，環境得宜
Camera On: 人類仰賴非語言溝通，開鏡頭是後疫情時代的禮儀
Agenda: 每場 Networking 都有主題，你得在議程中得到答案
Context: 這是一個互動關係，任何問題請解釋脈絡
Due Dilligence: 對話以前，請先看看對方的公開經歷
Time Management: 尊重彼此時間，長話短說

不過度仰賴個人社群平台，習慣使用正式聯繫管道

初始的咖啡邀約雖然多半是在個人的社群平台（如 Facebook 或是 Linkedin）或是通訊軟體（如 Line 或是 WhatsApp）中進行，但如果雙方在溝通時，已經很明確的表態希望用「郵件」、「會議邀請」作為最後確認資訊，則任何資訊上的更動，請一定要用正式管道更新，並讓非正式管道退居提醒角色。而會議邀請除了在含義上更加得體，產品三眼怪實驗室 3PM LAB（專欄、粉絲頁）創辦人之一 Nana 也提及，科技工具能夠避免時差問題：尤其當與會者身處兩地，時差又會因為冬夏令而有所差異，這即是一個風險最小的溝通工具。

選擇不同管道此事，並不僅是「換個使用產品」這件事而已。背後主要原因有好幾個：比如，正因為 Networking 是一種專業的職場行為，在有些人心中，這是工作事項。而在工作期間，公務機之外，並不是每個人都會定期看個人手機。但通常工作期間的電腦都會隨時保持郵件暢通。而就算有人會定期觀看個人手機，碰上隱私線更明確的人群而言，有些人視手機為私領域的物件，並不一定想要用個人手機進行這種職場談話。

我知道台灣習慣，是讓通訊軟體或是社群媒體大行其道，但面對更廣泛的國際人群或是專業職場工作者，我依舊建議以保守的行事風格表達尊重。

我曾有接過一通印象不好的 Coffee Chat 電話：當時是平日上班時間，我是撥出中午休息時間來進行會議。會議前幾分鐘，非正式的通訊軟體裡收到了邀約者的通知，要臨時更換視訊軟體，但是我正式的會議邀請裡的資訊沒更新。過幾分鐘後，我再度收到第二封私訊，要求我改用私人通訊軟體裡的視訊功能。

這來回幾封信其實已經讓我感受到些許冒犯，覺得個人與專業界線被這突如其來的訊息擾亂。而當我請對方寄信，正式更新最後的視訊方式，我竟然還得到留言直指：「上面訊息已經有寫了。」

我不得不說，這樣的溝通，我還沒講到話，火已上三分。即便我一方面也可以客觀的指認，這位年輕的台灣學生並沒有搞清楚職場行動的界線：他錯認這場 Coffee Chat 也許只是一個跟校友的閒聊而已。

視訊咖啡當道，會前確保網路通順，環境得宜

疫情後遠程工作是個常態，網路問題難免，偶爾斷訊，需要與會者等待，並不是大問題。但若早已事先約定時間，卻因為個人疏失，沒有準備好網路順暢且收音乾淨的環境，這就難辭其咎了。

在此我列舉幾個環境準備不足的情境：打電話時，與會者正在收訊難以確保品質的環境中，或是正在位移（如高鐵、鐵路、計程車、走路等），導致背景音過大，收音模糊，或甚至根本連不上線。這樣的對話還沒開始，印象分數先減一半。如果與會者是因為臨時事務而必須在這樣的環境下通話，比較適宜的方式，也是事先傳訊息通知可能的狀況，直接改期。而如果環境稍微允許，也可以先進行短時間對話，做完自我介紹之後，以文字條列接下來想要詢問的問題，並重約下一次深入對談的時間。

每個加入 Coffee Chat 的人都是特別撥出時間以及投注力氣的。尊重彼此的感受以及對話的舒適度，準備好環境絕對是首要任務。

人類仰賴非語言溝通，開鏡頭是後疫情時代的禮儀

如果通訊者選擇用視訊軟體通訊（而非電話），我會建議提出邀約的那一方主動把畫面打開。

我在台灣時我也不想開畫面，覺得不自在。但我在歐洲以及北美洲四年，中間再卡個 COVID 全年封城，也養成了主動開視訊的習慣。這個行為一方面是見面三分情。對比於全黑畫面，初次認識看著彼此的臉說話，全神專注，禮貌之餘更能建立信任感。

另外一方面則是人類溝通的科學事實：人類若要能夠有效溝通，語言與文字內容的效益只佔了 40% （或甚至以下），剩下的全都仰賴非語言溝通，如肢體、聲調等更加本能性的互動。視訊已經是面對面溝通的閹割版，成效已經不彰；若再扣除掉畫面，Coffee Chat 雙方都極度容易分心。

當那個開啟視訊的主動者，藉由畫面表達善意與誠意。我的經驗是通常一人主動開了畫面，禮尚往來，另外一方也會開。既然如此，不如更自主的當推動改變的那個人。

每場 Networking 都有主題，你得在議程中得到答案

約人聊天可以有很多主題，舉凡特定產業或是公司的職場文化、內部動態、個人工作的專業或是團隊經驗、招募重點，或甚至可以變成更細緻的子題，下放到履歷撰寫方式、模擬面試測試、簽證問題，諸如等等。這些都是在提出邀約時必須要事先清楚定義的。畢竟沒想清楚主軸，就會導致詢問非常廣泛而無意義。

舉個例子而言，「我想知道你找工作的經驗」就是一個無效問題。

找什麼工作？這是在說找英國工作？找法國工作？找台灣工作？找第一份工作？找第二份工作？找科技業工作？找金融業工作？想要找轉行的工作？身為學生找工作？身為已在工作的專業人士找工作？找實習？找正職？找個人接案？找工作的哪一個階段？

我可以繼續往下無限開展，而每一個問題都會導引我給出不同的回答。而如果當 Coffee Chat 變成這種泛泛之談，也等於你錯失了一個得到隱藏資訊機會。

這是一個互動關係，任何問題請解釋脈絡

這是上述提及的「問題主軸」之下，更進階的溝通技巧。在真正開始閒聊以前，雙方最好花一到兩分鐘自我介紹，建立基本認識。而任何問題背後也最好有兩到三句的背景補充。這在顧問業的語言裡是 Executive summary，在科技業的語言叫做 TL;DR，我過去曾經寫過另外一篇文章深入梳理溝通技巧，以下先提供一個簡單的脈絡結構，來協助每個 Coffee Chat 的與會者可以在語速極快的對話中提醒自己：What / Why So / So What。

舉例而言：「我的主要問題是 A（What）。問這個問題是因為我現在有背景脈絡 B（Why So），而我想要理解曾有類似經驗的你，有什麼建議？（So What）」。當詢問者沒有提供任何脈絡跟背景時，會拿到的建議通常都會廣泛到難以落地。畢竟，唯有當脈絡被提及，才能針對個人環境上的特殊資訊作出回應。

對話以前，請先看看對方的公開經歷

這件事很基本，因為收到訊息那方多數會假定，是因為自己經歷上有某個特別讓人想知道的隱藏資訊，所以才在茫茫人海中被找上。

舉例而言，我的履歷很清楚。我的二十歲職涯初期，是自台大財務金融系與外國文學畢業後，即在台灣外商銀行服務。而其中一個是台灣花旗知名的儲備銀行輪調計畫（Management Associate），直到我出國攻讀學位為止。

這個資訊變相反應，我的職涯前期裡有足夠多的師長、同儕、業師、同事跟親身經驗，讓我可以對台灣金融系統求職市場概況提出不少見解跟內部資訊。在這樣的背景之下，除非來信人有非常罕見的經歷，不然不應，也不必，跟我解釋金融系統裡，諸如商業銀行、投資銀行、證券、會計事務所等第一年新人工作的內容。跟人約 Coffee Chat 的目的是突破「資訊不對稱」的牆壁得到公開場合上聽不到的隱藏訊息，若花費力氣討論含金量不夠的資訊，非常可惜。

同時，跟業界人士來往也要注意對業界人士經驗上的尊重。當業界人士提供特定產業或是公司的全局基礎時，就算與你認知有所歧異，讓人舒適而不感到冒犯的專業問法，是更加用「我聽聞如今市場上有一些不同意見，身為業界一份子，你對這些說詞有什麼看法？」

每個人的經歷都獨一無二，用合宜的方式藉由量級訓練異中求同，這才是最有效逼近現況與事實的做法。

尊重彼此時間，長話短說

在國際場域上的 Coffee Chat，一場談話的安全長度大概是 30 分鐘，時間差不多了，邀約者就要主動出聲提醒，確保對方有沒有接下來的其他行程。正因為時間非常短，談話前最好要有預期如何分配各個問題，確保有效使用這些時間。

談話中如果發現可以開展的題目，對方也有意願繼續提供資訊，也可以詢問是否要針對這個題目延長會議，或是進行下一次的邀約。其實若上述的細節操作得宜，相談愉快，許多 Coffee Chat 的對象都挺願意提供更多資訊，持續聯繫。我與不同類型的來往者交流時，若理解到邀約者對於會議的用心，自願延長會議所在多有。樂意給予幫助的人比想像中還要多。

以上，我條列出這麼多提醒，也僅只是形式上可改善的部分。雖然看起來基本，但要行雲流水的將每一步完整做到，也不是想像中簡單的事。這些原則雖不見得適用於每個人，也主要基於我在兩個產業、四個國家、多個國際大型公司以及國際校友網絡的經驗。當掌握骨幹之後，Coffee Chat 有很多彈性，偶爾犯了基本錯誤也不是大問題，自己認知到錯誤，修改就好，大家通常也不會這麼介意。但如果瑕疵太明顯，錯誤太低級，這就難辭其咎了。

想與貴人相遇，建立有效 Network，並在職場上好好長大嗎？這一次，來試著用上述這些職場素養技巧來約約 Coffee Chat 吧？

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商業知識應用的範圍極廣，文化價值交換也是其中之一。然而市面上較少針對廣義文化企業的系統性地整理，也較少評論者以管理角度提出讓這些企業能夠有機發展、自給自足的思考方針。我將自己定錨為人文與商業相輔的實踐家，希望藉由所學提出應用策略框架，使更多亞洲文化商業體能用嶄新的角度，帶來下一波的文藝復興。

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