編輯的4個「科技專業度」問題
閱讀時間約 7 分鐘
本文原寫於2009年4月20日。文中提到的問題，到現在除了像是Big 5碼問題稍有改善之外，其他好像還是沒什麼改變，所以內容應該還是有點用的。
📷
在與一些廠商或客戶合作來往的過程中，往往可以從一些小地方看出這家公司在資訊科技方面的專業度。這在英文中有個說法叫做「technological savviness/technology savvy」，但中文裡頭好像還沒有類似的詞兒，所以就暫時稱它做「科技專業度」吧。
其實說「專業度」也不是很正確，因為有時候即使是「專業科技公司」，也會有這類的狀況。
而且說實在話，有時候即使是科技不專業，公司也還是可以賺大錢，跟經營是否成功並沒有絕對的關係；有時候則只是承辦人員本身的習慣，跟公司也不見得有關係就是。
然而，這些小地方的改變，有時候可以改善公司的形象（尤其是面對科技專業度較高的客戶、或是合作對象時）、有時候可以提昇工作和溝通的效率、有時候則可以省下日後更新或修正的費用。
對於擁有無限頻寬和大量空間的企業來說，也許這是枝微末節的小事；但我個人看過的案例是，有原本在網路界形象不錯的公司，因為企業本身、或是委託的公關公司在這方面做得不好（尤其是透過文字做危機處理的時候），因而被外界批評這家公司的科技專業度原來不過爾爾、公關公司後來也被撤換。
實際上來說，如同前面提過的，這和公司的專業有時候是兩回事。會寫軟體、架網站的程式設計師，不一定懂這些有點跨進出版領域的細節；但負責企業門面的行銷人員、或是公關公司，如果不懂這些就比較說不過去了。
舉個例子吧：大多數廠商喜歡用Microsoft Word格式傳遞文件檔案，已經是難以改變的事實；許多有識之士鼓吹使用其他替代格式，但在「免費版Word」已經如此普及，而且替代格式可能需要額外轉換（例如PDF檔）、或是無法保持希望的版面格式（例如純文字檔）的狀況下，這一點可能不太容易。
所以，就讓我們暫時還是假設大家用Word吧。
1. 字型問題
然而要使用Word、或是任何能設定文字樣式的軟體，必須知道一件事：你有的字型，別人不一定有；不同的字型可能有不同的預設字間距、行距、寬度等等，顯示出來的版面不一定相同。我用「華康少女體」做的文件，設定好漂漂亮亮的版面，到了別人的電腦上可能是一團混亂。
解決方案：盡量使用已知大多數電腦上應該都有的字型，例如新細明體（雖然我不喜歡這個字型）、Ariel、Times Roman等等；或是不要做非必要的字型變化和版面編排。
2. 貼圖問題
另外一個常見的問題，則是貼圖。我曾經收過很多新聞稿之類的Word文件，檔案大小從1MB到10MB以上不等，但裡面只有一頁文字，檔案如此之大的原因往往只是角落上小小的公司標誌。
在網路傳遞文件中附圖，一直是令很多非資訊專業人士頭痛的問題。只要經過處理，將螢幕上看不到的圖形細節資料去除（也就是所謂的「optimization」處理），往往可以將一個10MB的公司標誌檔案縮小到10K，而且即使列印出來也差不了多少。
然而大多數一般人不知道可以這樣做、也不知道怎麼做，所以只能大量發送內容其實只有幾百個字的10MB新聞稿，浪費自己的、也浪費別人的頻寬和儲存空間。
解決方案：盡量不要在文字稿件中貼圖；如果一定要貼公司標誌之類的圖片，先處理過（或找人幫忙處理）之後再貼進去。當然，如果是需要印刷的排版檔案是另一回事，但通常不會用Word檔直接去印刷、負責排版的美術編輯應該也會處理好圖片。
如果是要透過網路傳送印刷品質的大圖檔給媒體，可以先在e-mail或文件附檔中放經過處理的較小檔案，供媒體編輯參考選用，同時另外提供大圖的伺服器下載連結。例如Apple網站上的「媒體專用產品資訊」專區，就是值得推薦的做法。
3. 網址問題
某些比較有上述概念的公司，會提供FTP或HTTP連結，讓媒體下載行銷相關檔案、或是讓合作夥伴下載工作檔案；但提供檔案的人員常常會忽略一個細節，就是網址的格式。
網址格式的常見問題有兩個：
- 分不清楚對內和對外的位址：常收檔案連結的人，可能會收到像是「Z:\…\My Documents\abc.jpg」這樣令人啼笑皆非的連結，而非像是「http://.../abc.jpg」的正規網址。這個位址是連自家公司伺服器用的，外面的人不太可能用它抓得到檔案；幸好這類問題最近已經比較少見了。
解決方案：瞭解兩者之間的差異、多留心。
- 不遵守Unix或網路命名規則的習慣：最常見的狀況類似這樣「http://xxx.com/我的檔案/客戶專案/產品圖片.jpg」、或是將檔案命名為「my pic.jpg」之類中間夾著空白符號的名稱。在路徑或檔名之中使用空白、或是非英文語言的符號，也許一時之間不會出狀況（尤其在公司內部），但如果放在網路上，因為作業系統差異的關係，就有可能會導致問題。
解決方案：瞭解各個系統之間的限制和命名差異；簡單的方式就是都用英文、盡量遵守Unix系統的命名規則，例如避免在檔名中使用空白符號。
4. UTF-8與Big 5
近年來，新製作的各國語言網頁幾乎都已經統一採用UTF-8（Unicode，也叫萬國碼）編碼方式，而捨棄了傳承已久、但問題多多的Big 5碼；但有些企業的網站也許因為整個系統使用已久、或是其他不明原因，至今即使是新製網頁，還是使用Big 5碼。
用Big 5碼目前大多數時候也不會有太大問題，但在某些狀況下可能導致整個網頁、或是e-mail內容變成亂碼，必須從用戶端手動指定為Big-5編碼，才能看到正確內容；另外也可能產生某些字（例如「堃」、「喆」之類的常見例子）無法顯示的問題，。
我自己看到這個狀況時，第一個反應就是「這家公司還活在舊時代」，在技術專業度方面自然不會給予太高的評價；而如果這家剛好又是自稱高科技、數位化的公司，就難免會有點名實不符之嫌了。
除了上面提到這幾點之外，還有一些比較不常見的狀況，但基本上只要多留意這些，應該就不至於出太明顯的差錯，除非是像「公佈欄尺寸的email」這類意外……。
註：所謂「公佈欄尺寸的email」，是發信者因為在信中塞了太大的圖檔、或是HTML排版技術不佳，導致信件內容遠超過視窗、甚至螢幕的尺寸，必須不斷捲動才看得到內容。
如同前面提過的，盡量不用Word或特定文書軟體才能開啟的格式、盡量減少不必要的特效和版面設計，如果可能的話多用純文字、RTF、或是PDF之類的標準共通格式更好。但如果非用Word的話，就還是麻煩行銷人員、以及廣告公關公司多留意一下前面提過的這些小地方吧。
還有幾點是跟技術面關係比較小、但跟文字編輯習慣關係比較大的「專業度」注意事項，請參閱續篇〈文件的「編輯專業度」〉。
您有任何關於寫作、編輯、翻譯的問題想要討論嗎？歡迎在文章後面、或是到Facebook社團「F叔叔的寫作教室」留言！
即將進入廣告，捲動後可繼續閱讀
為什麼會看到廣告
784會員
258內容數
生涯橫跨科技、出版、行銷顧問業；曾創立過多家數位媒體，並擔任雜誌總編輯與社長。專注商管、網路、科技、語言、軍事等領域；曾任教大學中文系，並擔任電動車系統公司行銷長。目前為企業與新創公司媒體策略、產品行銷、語言應用顧問，提供品牌再造與中英文文案教學等服務。
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
新一代電動車廠的本質都是「科技公司」，而不是「汽車公司」。無論從工程、商業、或是企業文化的角度看，它們跟傳統車廠的經營模式都沒有太大關係，而這也將會是帶來破壞性創新的關鍵；不過，這些公司也可能將科技業行之有年的「負面」手法帶進汽車產業。
去年各家企業，以及美國政府多次關注的個人隱私安全問題，在今年的CES2020主題論壇，看到了蘋果的蹤影，與會者包含了Google、Facebook等大企業，他們的出席，將帶給世界在2020年新的改變嗎？
【成功不是終點，失敗不是末日，重要的是堅持不懈的勇氣】今年在工作忙碌之餘，開始經營〈閱讀前哨站〉分享自己對閱讀的心得和評論，過程中不乏自我懷疑與遭遇瓶頸。偶爾會被朋友問到：「什麼原因讓你堅持下去？」、「怎麼突然有這份熱情？」這篇文章我將藉由《恆毅力》所學回答外界與自我內心的3個問題。
二十多歲剛開始進入職場的階段，對大部分的人來說，比較像在探索自我，探索自己內心真正想做什麼，探索自己適合做什麼，探索自己的能力可以到達哪裡，同時也在熟悉這個社會，了解職場領域的運作模式，學習人際關係的應對進退，這些都是為了讓我們開始思考人生下一階段的道路。
這些聲音四處出没，與音樂旋律或環境聲響交融難分，使《銀翼殺手》的世界，包括城巿、街道、建築、居所，乃至於其間的角色，都被悄悄染上一層科技色彩，彷彿從環境到人物，都是一部部精微運作的機器。
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
新一代電動車廠的本質都是「科技公司」，而不是「汽車公司」。無論從工程、商業、或是企業文化的角度看，它們跟傳統車廠的經營模式都沒有太大關係，而這也將會是帶來破壞性創新的關鍵；不過，這些公司也可能將科技業行之有年的「負面」手法帶進汽車產業。
去年各家企業，以及美國政府多次關注的個人隱私安全問題，在今年的CES2020主題論壇，看到了蘋果的蹤影，與會者包含了Google、Facebook等大企業，他們的出席，將帶給世界在2020年新的改變嗎？
【成功不是終點，失敗不是末日，重要的是堅持不懈的勇氣】今年在工作忙碌之餘，開始經營〈閱讀前哨站〉分享自己對閱讀的心得和評論，過程中不乏自我懷疑與遭遇瓶頸。偶爾會被朋友問到：「什麼原因讓你堅持下去？」、「怎麼突然有這份熱情？」這篇文章我將藉由《恆毅力》所學回答外界與自我內心的3個問題。
二十多歲剛開始進入職場的階段，對大部分的人來說，比較像在探索自我，探索自己內心真正想做什麼，探索自己適合做什麼，探索自己的能力可以到達哪裡，同時也在熟悉這個社會，了解職場領域的運作模式，學習人際關係的應對進退，這些都是為了讓我們開始思考人生下一階段的道路。
這些聲音四處出没，與音樂旋律或環境聲響交融難分，使《銀翼殺手》的世界，包括城巿、街道、建築、居所，乃至於其間的角色，都被悄悄染上一層科技色彩，彷彿從環境到人物，都是一部部精微運作的機器。