本文原寫於2009年4月20日。文中提到的問題，到現在除了像是Big 5碼問題稍有改善之外，其他好像還是沒什麼改變，所以內容應該還是有點用的。
在與一些廠商或客戶合作來往的過程中，往往可以從一些小地方看出這家公司在資訊科技方面的專業度。這在英文中有個說法叫做「technological savviness/technology savvy」，但中文裡頭好像還沒有類似的詞兒，所以就暫時稱它做「科技專業度」吧。
其實說「專業度」也不是很正確，因為有時候即使是「專業科技公司」，也會有這類的狀況。
而且說實在話，有時候即使是科技不專業，公司也還是可以賺大錢，跟經營是否成功並沒有絕對的關係；有時候則只是承辦人員本身的習慣，跟公司也不見得有關係就是。然而，這些小地方的改變，有時候可以改善公司的形象（尤其是面對科技專業度較高的客戶、或是合作對象時）、有時候可以提昇工作和溝通的效率、有時候則可以省下日後更新或修正的費用。
對於擁有無限頻寬和大量空間的企業來說，也許這是枝微末節的小事；但我個人看過的案例是，有原本在網路界形象不錯的公司，因為企業本身、或是委託的公關公司在這方面做得不好（尤其是透過文字做危機處理的時候），因而被外界批評這家公司的科技專業度原來不過爾爾、公關公司後來也被撤換。
實際上來說，如同前面提過的，這和公司的專業有時候是兩回事。會寫軟體、架網站的程式設計師，不一定懂這些有點跨進出版領域的細節；但負責企業門面的行銷人員、或是公關公司，如果不懂這些就比較說不過去了。
舉個例子吧：大多數廠商喜歡用Microsoft Word格式傳遞文件檔案，已經是難以改變的事實；許多有識之士鼓吹使用其他替代格式，但在「免費版Word」已經如此普及，而且替代格式可能需要額外轉換（例如PDF檔）、或是無法保持希望的版面格式（例如純文字檔）的狀況下，這一點可能不太容易。
所以，就讓我們暫時還是假設大家用Word吧。
1. 字型問題
然而要使用Word、或是任何能設定文字樣式的軟體，必須知道一件事：你有的字型，別人不一定有；不同的字型可能有不同的預設字間距、行距、寬度等等，顯示出來的版面不一定相同。我用「華康少女體」做的文件，設定好漂漂亮亮的版面，到了別人的電腦上可能是一團混亂。
解決方案：盡量使用已知大多數電腦上應該都有的字型，例如新細明體（雖然我不喜歡這個字型）、Ariel、Times Roman等等；或是不要做非必要的字型變化和版面編排。
2. 貼圖問題
另外一個常見的問題，則是貼圖。我曾經收過很多新聞稿之類的Word文件，檔案大小從1MB到10MB以上不等，但裡面只有一頁文字，檔案如此之大的原因往往只是角落上小小的公司標誌。
在網路傳遞文件中附圖，一直是令很多非資訊專業人士頭痛的問題。只要經過處理，將螢幕上看不到的圖形細節資料去除（也就是所謂的「optimization」處理），往往可以將一個10MB的公司標誌檔案縮小到10K，而且即使列印出來也差不了多少。
然而大多數一般人不知道可以這樣做、也不知道怎麼做，所以只能大量發送內容其實只有幾百個字的10MB新聞稿，浪費自己的、也浪費別人的頻寬和儲存空間。
解決方案：盡量不要在文字稿件中貼圖；如果一定要貼公司標誌之類的圖片，先處理過（或找人幫忙處理）之後再貼進去。當然，如果是需要印刷的排版檔案是另一回事，但通常不會用Word檔直接去印刷、負責排版的美術編輯應該也會處理好圖片。
如果是要透過網路傳送印刷品質的大圖檔給媒體，可以先在e-mail或文件附檔中放經過處理的較小檔案，供媒體編輯參考選用，同時另外提供大圖的伺服器下載連結。例如Apple網站上的「媒體專用產品資訊」專區，就是值得推薦的做法。
3. 網址問題
某些比較有上述概念的公司，會提供FTP或HTTP連結，讓媒體下載行銷相關檔案、或是讓合作夥伴下載工作檔案；但提供檔案的人員常常會忽略一個細節，就是網址的格式。
網址格式的常見問題有兩個：
- 分不清楚對內和對外的位址：常收檔案連結的人，可能會收到像是「Z:\…\My Documents\abc.jpg」這樣令人啼笑皆非的連結，而非像是「http://.../abc.jpg」的正規網址。這個位址是連自家公司伺服器用的，外面的人不太可能用它抓得到檔案；幸好這類問題最近已經比較少見了。
解決方案：瞭解兩者之間的差異、多留心。
- 不遵守Unix或網路命名規則的習慣：最常見的狀況類似這樣「http://xxx.com/我的檔案/客戶專案/產品圖片.jpg」、或是將檔案命名為「my pic.jpg」之類中間夾著空白符號的名稱。在路徑或檔名之中使用空白、或是非英文語言的符號，也許一時之間不會出狀況（尤其在公司內部），但如果放在網路上，因為作業系統差異的關係，就有可能會導致問題。
解決方案：瞭解各個系統之間的限制和命名差異；簡單的方式就是都用英文、盡量遵守Unix系統的命名規則，例如避免在檔名中使用空白符號。
4. UTF-8與Big 5
近年來，新製作的各國語言網頁幾乎都已經統一採用UTF-8（Unicode，也叫萬國碼）編碼方式，而捨棄了傳承已久、但問題多多的Big 5碼；但有些企業的網站也許因為整個系統使用已久、或是其他不明原因，至今即使是新製網頁，還是使用Big 5碼。
用Big 5碼目前大多數時候也不會有太大問題，但在某些狀況下可能導致整個網頁、或是e-mail內容變成亂碼，必須從用戶端手動指定為Big-5編碼，才能看到正確內容；另外也可能產生某些字（例如「堃」、「喆」之類的常見例子）無法顯示的問題，。
我自己看到這個狀況時，第一個反應就是「這家公司還活在舊時代」，在技術專業度方面自然不會給予太高的評價；而如果這家剛好又是自稱高科技、數位化的公司，就難免會有點名實不符之嫌了。
除了上面提到這幾點之外，還有一些比較不常見的狀況，但基本上只要多留意這些，應該就不至於出太明顯的差錯，除非是像「公佈欄尺寸的email」這類意外……。
註：所謂「公佈欄尺寸的email」，是發信者因為在信中塞了太大的圖檔、或是HTML排版技術不佳，導致信件內容遠超過視窗、甚至螢幕的尺寸，必須不斷捲動才看得到內容。
如同前面提過的，盡量不用Word或特定文書軟體才能開啟的格式、盡量減少不必要的特效和版面設計，如果可能的話多用純文字、RTF、或是PDF之類的標準共通格式更好。但如果非用Word的話，就還是麻煩行銷人員、以及廣告公關公司多留意一下前面提過的這些小地方吧。
還有幾點是跟技術面關係比較小、但跟文字編輯習慣關係比較大的「專業度」注意事項，請參閱續篇〈文件的「編輯專業度」〉。
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