編輯的4個「科技專業度」問題

閱讀時間約 7 分鐘

本文原寫於2009年4月20日。文中提到的問題,到現在除了像是Big 5碼問題稍有改善之外,其他好像還是沒什麼改變,所以內容應該還是有點用的。

📷
在與一些廠商或客戶合作來往的過程中,往往可以從一些小地方看出這家公司在資訊科技方面的專業度。這在英文中有個說法叫做「technological savviness/technology savvy」,但中文裡頭好像還沒有類似的詞兒,所以就暫時稱它做「科技專業度」吧。
其實說「專業度」也不是很正確,因為有時候即使是「專業科技公司」,也會有這類的狀況。
而且說實在話,有時候即使是科技不專業,公司也還是可以賺大錢,跟經營是否成功並沒有絕對的關係;有時候則只是承辦人員本身的習慣,跟公司也不見得有關係就是。
然而,這些小地方的改變,有時候可以改善公司的形象(尤其是面對科技專業度較高的客戶、或是合作對象時)、有時候可以提昇工作和溝通的效率、有時候則可以省下日後更新或修正的費用。
對於擁有無限頻寬和大量空間的企業來說,也許這是枝微末節的小事;但我個人看過的案例是,有原本在網路界形象不錯的公司,因為企業本身、或是委託的公關公司在這方面做得不好(尤其是透過文字做危機處理的時候),因而被外界批評這家公司的科技專業度原來不過爾爾、公關公司後來也被撤換。
實際上來說,如同前面提過的,這和公司的專業有時候是兩回事。會寫軟體、架網站的程式設計師,不一定懂這些有點跨進出版領域的細節;但負責企業門面的行銷人員、或是公關公司,如果不懂這些就比較說不過去了。
舉個例子吧:大多數廠商喜歡用Microsoft Word格式傳遞文件檔案,已經是難以改變的事實;許多有識之士鼓吹使用其他替代格式,但在「免費版Word」已經如此普及,而且替代格式可能需要額外轉換(例如PDF檔)、或是無法保持希望的版面格式(例如純文字檔)的狀況下,這一點可能不太容易。
所以,就讓我們暫時還是假設大家用Word吧。

1. 字型問題

然而要使用Word、或是任何能設定文字樣式的軟體,必須知道一件事:你有的字型,別人不一定有;不同的字型可能有不同的預設字間距、行距、寬度等等,顯示出來的版面不一定相同。我用「華康少女體」做的文件,設定好漂漂亮亮的版面,到了別人的電腦上可能是一團混亂。
解決方案:盡量使用已知大多數電腦上應該都有的字型,例如新細明體(雖然我不喜歡這個字型)、Ariel、Times Roman等等;或是不要做非必要的字型變化和版面編排。

2. 貼圖問題

另外一個常見的問題,則是貼圖。我曾經收過很多新聞稿之類的Word文件,檔案大小從1MB到10MB以上不等,但裡面只有一頁文字,檔案如此之大的原因往往只是角落上小小的公司標誌。
在網路傳遞文件中附圖,一直是令很多非資訊專業人士頭痛的問題。只要經過處理,將螢幕上看不到的圖形細節資料去除(也就是所謂的「optimization」處理),往往可以將一個10MB的公司標誌檔案縮小到10K,而且即使列印出來也差不了多少。
然而大多數一般人不知道可以這樣做、也不知道怎麼做,所以只能大量發送內容其實只有幾百個字的10MB新聞稿,浪費自己的、也浪費別人的頻寬和儲存空間。
解決方案:盡量不要在文字稿件中貼圖;如果一定要貼公司標誌之類的圖片,先處理過(或找人幫忙處理)之後再貼進去。當然,如果是需要印刷的排版檔案是另一回事,但通常不會用Word檔直接去印刷、負責排版的美術編輯應該也會處理好圖片。
如果是要透過網路傳送印刷品質的大圖檔給媒體,可以先在e-mail或文件附檔中放經過處理的較小檔案,供媒體編輯參考選用,同時另外提供大圖的伺服器下載連結。例如Apple網站上的「媒體專用產品資訊」專區,就是值得推薦的做法。

3. 網址問題

某些比較有上述概念的公司,會提供FTP或HTTP連結,讓媒體下載行銷相關檔案、或是讓合作夥伴下載工作檔案;但提供檔案的人員常常會忽略一個細節,就是網址的格式。
網址格式的常見問題有兩個:
  • 分不清楚對內和對外的位址:常收檔案連結的人,可能會收到像是「Z:\…\My Documents\abc.jpg」這樣令人啼笑皆非的連結,而非像是「http://.../abc.jpg」的正規網址。這個位址是連自家公司伺服器用的,外面的人不太可能用它抓得到檔案;幸好這類問題最近已經比較少見了。
解決方案:瞭解兩者之間的差異、多留心。
  • 不遵守Unix或網路命名規則的習慣:最常見的狀況類似這樣「http://xxx.com/我的檔案/客戶專案/產品圖片.jpg」、或是將檔案命名為「my pic.jpg」之類中間夾著空白符號的名稱。在路徑或檔名之中使用空白、或是非英文語言的符號,也許一時之間不會出狀況(尤其在公司內部),但如果放在網路上,因為作業系統差異的關係,就有可能會導致問題。
解決方案:瞭解各個系統之間的限制和命名差異;簡單的方式就是都用英文、盡量遵守Unix系統的命名規則,例如避免在檔名中使用空白符號。

4. UTF-8與Big 5

近年來,新製作的各國語言網頁幾乎都已經統一採用UTF-8(Unicode,也叫萬國碼)編碼方式,而捨棄了傳承已久、但問題多多的Big 5碼;但有些企業的網站也許因為整個系統使用已久、或是其他不明原因,至今即使是新製網頁,還是使用Big 5碼。
用Big 5碼目前大多數時候也不會有太大問題,但在某些狀況下可能導致整個網頁、或是e-mail內容變成亂碼,必須從用戶端手動指定為Big-5編碼,才能看到正確內容;另外也可能產生某些字(例如「堃」、「喆」之類的常見例子)無法顯示的問題,。
我自己看到這個狀況時,第一個反應就是「這家公司還活在舊時代」,在技術專業度方面自然不會給予太高的評價;而如果這家剛好又是自稱高科技、數位化的公司,就難免會有點名實不符之嫌了。
除了上面提到這幾點之外,還有一些比較不常見的狀況,但基本上只要多留意這些,應該就不至於出太明顯的差錯,除非是像「公佈欄尺寸的email」這類意外……。
註:所謂「公佈欄尺寸的email」,是發信者因為在信中塞了太大的圖檔、或是HTML排版技術不佳,導致信件內容遠超過視窗、甚至螢幕的尺寸,必須不斷捲動才看得到內容。
如同前面提過的,盡量不用Word或特定文書軟體才能開啟的格式、盡量減少不必要的特效和版面設計,如果可能的話多用純文字、RTF、或是PDF之類的標準共通格式更好。但如果非用Word的話,就還是麻煩行銷人員、以及廣告公關公司多留意一下前面提過的這些小地方吧。
還有幾點是跟技術面關係比較小、但跟文字編輯習慣關係比較大的「專業度」注意事項,請參閱續篇〈文件的「編輯專業度」〉。


您有任何關於寫作、編輯、翻譯的問題想要討論嗎?歡迎在文章後面、或是到Facebook社團「F叔叔的寫作教室」留言!
為什麼會看到廣告
782會員
258內容數
生涯橫跨科技、出版、行銷顧問業;曾創立過多家數位媒體,並擔任雜誌總編輯與社長。專注商管、網路、科技、語言、軍事等領域;曾任教大學中文系,並擔任電動車系統公司行銷長。目前為企業與新創公司媒體策略、產品行銷、語言應用顧問,提供品牌再造與中英文文案教學等服務。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
傅瑞德的沙龍 的其他內容
評論文章的寫法和基本架構
閱讀時間約 3 分鐘
簡報文字的基本原則
閱讀時間約 1 分鐘
技術譯者的基本功
閱讀時間約 5 分鐘
你可能也想看
🔏來自科技業的車廠,將如何「破壞」汽車業?/Frederic Filloux新一代電動車廠的本質都是「科技公司」,而不是「汽車公司」。無論從工程、商業、或是企業文化的角度看,它們跟傳統車廠的經營模式都沒有太大關係,而這也將會是帶來破壞性創新的關鍵;不過,這些公司也可能將科技業行之有年的「負面」手法帶進汽車產業。
Thumbnail
avatar
吐納商業評論
2021-07-13
蘋果等大企業參加主題論壇談自家隱私政策,這件事告訴我們未來的科技趨勢走向【CES2020】去年各家企業,以及美國政府多次關注的個人隱私安全問題,在今年的CES2020主題論壇,看到了蘋果的蹤影,與會者包含了Google、Facebook等大企業,他們的出席,將帶給世界在2020年新的改變嗎?
Thumbnail
avatar
ZIEN Yan “豆仔”
2020-01-15
《恆毅力》科技業上班族經營書評部落格的3個自我提問【成功不是終點,失敗不是末日,重要的是堅持不懈的勇氣】今年在工作忙碌之餘,開始經營〈閱讀前哨站〉分享自己對閱讀的心得和評論,過程中不乏自我懷疑與遭遇瓶頸。偶爾會被朋友問到:「什麼原因讓你堅持下去?」、「怎麼突然有這份熱情?」這篇文章我將藉由《恆毅力》所學回答外界與自我內心的3個問題。 
Thumbnail
avatar
Waki 瓦基
2019-11-30
過了30歲,更該懂得照顧自己的4個態度二十多歲剛開始進入職場的階段,對大部分的人來說,比較像在探索自我,探索自己內心真正想做什麼,探索自己適合做什麼,探索自己的能力可以到達哪裡,同時也在熟悉這個社會,了解職場領域的運作模式,學習人際關係的應對進退,這些都是為了讓我們開始思考人生下一階段的道路。
Thumbnail
avatar
阿飛
2019-11-05
<p>釀專題│范吉利斯的科技造樂,與《銀翼殺手》的仿生迷航</p>這些聲音四處出没,與音樂旋律或環境聲響交融難分,使《銀翼殺手》的世界,包括城巿、街道、建築、居所,乃至於其間的角色,都被悄悄染上一層科技色彩,彷彿從環境到人物,都是一部部精微運作的機器。
Thumbnail
avatar
洛伊爾懷斯
2017-09-28